Учетные аспекты расчетов с подотчетными лицами (Часть 2-я)




В. Е. Герасимов


В соответствии с п. 6.3 Указаний Банка России № 3210-У выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения конкретным подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.


Выдача наличных денежных средств под отчет – только при отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам


Для соблюдения указанного правила оформляемые на выдачу подотчетных сумм документы (заявление на выдачу аванса, расходный кассовый ордер и др.) должны пройти проверку на предмет того, числится ли за данным подотчетным лицом задолженность по предыдущим подотчетным суммам.


Приведенное правило должно быть закреплено в принятом организацией графике  документооборота. В случае необходимости проверку соответствующих документов должен провести сотрудник бухгалтерии, ответственный за «расчетное» направление.


Несмотря на то что ограничения на выдачу денежных средств под отчет должникам определены законодательно, какая-либо ответственность за ее нарушение не предусмотрена. Нормы ст. 15.1 КоАП РФ, устанавливающие ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в данном случае не применимы.


Ответственность согласно указанной ст. КоАП РФ наступает только в случае осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров,  неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а также при накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.


В несколько ином порядке рассматриваемые положения применяются в организациях  государственного сектора, что следует из п. 214 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н.


В органах власти и государственных (муниципальных) учреждениях увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым уже наступил срок представления авансового отчета. Таким образом, если, например, работник прибыл из командировки и на следующий день убывает в очередную командировку, допускается выдача новых сумм для оплаты предстоящих командировочных расходов, если даже работником не представлен отчет об использовании ранее полученных сумм.


Можно ли передавать подотчетные суммы другому лицу?
До 2012 г. ограничения на передачу подотчетных сумм от одного работника к другому были закреплены в п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Данное правило касалось как инициативы в передаче наличных денег от одного работника другому, так и указаний администрации о передаче денежных средств другому сотруднику.


Таким образом, для того чтобы переданные одному подотчетному лицу денежные средства отразить в подотчете за другим сотрудником, необходимо было, чтобы первый из них сдал наличность в кассу (на счет), а второй получил денежные средства под отчет.


В новых документах такие ограничения не содержатся.


Впрочем, такие положения представляются излишними. В любом случае именно получивший под отчет суммы денежных средств сотрудник должен отчитаться об их использовании. В связи с этим передача подотчетных сумм другому лицу не допускается и в настоящее время. Формальное же оформление подотчетных сумм за другим лицом без получения отчета от их получателя и закрепления за новым лицом повлечет за собой фиктивность операции со всеми вытекающими последствиями.


Использовать личные сбережения для оплаты расходов следует осторожно
Если работник получил наличные денежные средства под отчет, но их недостаточно и ему приходится осуществлять какие-либо расходы за счет своих сбережений, он вправе рассчитывать на их возмещение работодателем. Конечно же, при условии, что их целесообразность нельзя оспорить и документы оформлены надлежащим образом.


В таких случаях следует представить отчет с перерасходом, который организация возместит.  Однако работник должен быть уверен в том, что рассматриваемые дополнительные расходы он производит с ведома работодателя. В противном случае возмещения перерасхода можно не добиться.


Бывают случаи, когда работники до получения подотчетных сумм или в связи с отсутствием у организации временно свободных наличных денежных средств производят расходы из своих сбережений, намереваясь получить их от работодателя позднее.


Если речь идет о командировочных расходах, то каких-либо вопросов при этом не возникает. На основании представленных документов работодатель обязан оплатить обоснованные расходы работника. Если же работником приобретаются материальные ценности, и при этом документы оформляются на самого работника, то в последующем возмещение работодателем соответствующих сумм может трактоваться как приобретение ценностей по договору купли-продажи.


Следовательно, таких случаев рекомендуется избегать.


Сроки представления отчета
Согласно п. 6.3 Указаний Банка России № 3210-У получившие наличные деньги под отчет сотрудники обязаны в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с подтверждающими документами.


По сложившейся практике об использовании сумм, полученных для оплаты командировочных расходов, подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки.


Новеллой с 2012 г. является возможность отчитаться в течение 3 дней со дня выхода на работу, пришедшегося после даты истечения срока, на который были выданы подотчетные суммы. То есть в случае болезни сотрудника, направления в очередную командировку, ухода в отпуск и т. д. отчет можно представить после того, когда он выйдет на работу по окончании соответствующих событий. И соответственно такая задержка в представлении отчета будет считаться обоснованной. В частности, налоговые органы не вправе рассматривать указанные суммы как заемные.


Форма авансового отчета
С 2013 г. унифицированные формы первичной учетной документации отменены.


Они не предусмотрены Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». По этой причине организации вправе самостоятельно определять форму авансового отчета, используемую для оформления отчета подотчетного лица.


Исключение составляют государственные и муниципальные учреждения, а также органы государственной и местной власти и иные участники бюджетного процесса. В силу положений приказа Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления  государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» указанные организации и органы власти должны применять авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505).


Коммерческие и иные организации вправе применять форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.


Необходимо учитывать, что официальное предназначение данной формы — учет денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Хотя в части командировочных расходов форма № АО-1 также может использоваться.


Отчет оформляется в одном экземпляре. Начинает оформлять документ подотчетное лицо, а завершает — работник бухгалтерии. Работник оформляет оборотную сторону формы, записывая перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы понесенных по ним расходов. На лицевой стороне работник может привести сведения о себе — структурное подразделение, фамилия и инициалы, профессия (должность), а также проставить назначение аванса.


Приложения к авансовому отчету
Для подтверждения произведенных за счет подотчетных сумм расходов работники организации должны представить в бухгалтерию организации и приложить к авансовому отчету надлежаще оформленные документы. Имеются в виду документы, оформленные по форме и в порядке, предусмотренном действующим законодательством.


Прилагаемые к авансовому отчету документы должны быть поименованы подотчетным лицом в отчете, после чего они нумеруются работником в порядке, указанном в авансовом отчете.


Исходя из постановления Госкомстата России № 1, к авансовому отчету в подтверждение произведенных расходов могут быть приложены, в частности, командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых аппаратов, товарные чеки и другие оправдательные документы.


Принимать к расчету товарный чек без наличия чека ККМ не рекомендуется.


В данном случае затруднительно будет подтвердить даже факт осуществления закупок. Впрочем, и чек ККМ без подробной расшифровки в нем приобретенных ценностей без товарного чека также принимать к зачету не следует.


Обязательность оформления товарного чека в розничной торговле предусмотрена, в частности, постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 г. № 55. Данным документом утверждены Правила продажи отдельных видов товаров.

Представляемые подотчетными лицами товарные чеки, счета, накладные и другие оправдательные документы должны содержать подробную расшифровку всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и общей суммы. Не следует допускать (о чем должны быть предупреждены подотчетные лица) общих записей типа «канцелярские принадлежности на (сумма) руб.».


Закупки у предприятий-изготовителей, в организациях оптовой торговли, как правило, осуществляются на основании заключенных договоров купли-продажи.



* Продолжение, начало читайте в БГ № 15–16, 2016.



Отпуск продукции осуществляется в большинстве своем на основании выписываемой накладной. На внесенные покупателями наличные денежные средства также должен быть выдан чек контрольно-кассового аппарата. Таковы требования Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». В отдельных разрешенных случаях вместо чека ККМ покупателю может быть выдана квитанция по разрешенной форме.


В крайних случаях, когда невозможно получить от покупателя чек ККМ или квитанцию по установленной форме, подотчетное лицо должно истребовать квитанцию к приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1), которая в обязательном порядке должна содержать сведения о наименовании организации, выписавшей квитанцию; номере и дате приходного кассового ордера; основании выписки (договор и т. п.); сумме (цифрами и прописью); дате выписки документа; подписи главного бухгалтера и кассира, их расшифровки. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации-продавца.


При приобретении продукции у частных лиц (сельхозпродукция и др.), не являющихся индивидуальными предпринимателями, оформлению подлежит закупочный акт. В частности, предприятия общественного питания применяют форму № ОП-5 «Закупочный акт», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».


При оплате служебных командировок к авансовому отчету работником должны быть приложены проездные документы, а также документы, подтверждающие расходы на проживание. В том случае, если коллективным договором организации или действующими в организации локальными нормативными актами предусмотрено возмещение работнику с разрешения работодателя дополнительных расходов, к авансовому отчету могут быть приложены и иные документы (на оплату телефонных переговоров и др.). Таковы требования п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. № 749.


Командировочное удостоверение и служебное задание на командировку могут оформляться по типовым формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. С 2015 г. оформление указанных документов не является обязательным. Организации и учреждения вправе самостоятельно оговаривать оформление данных первичных документов в своей учетной политике.


В силу требований п. 6.3 Указаний Банка России № 3210-У проверка авансового отчета  осуществляется главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем организации. Утверждение авансового отчета и окончательный расчет по отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Такой срок, в частности, может определять принятый в организации график документооборота.


Налог на доходы физических лиц с не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм
Зачастую налоговые органы интерпретируют не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы как заемные средства, с которых в установленном гл. 23 НК РФ порядке организации обязаны исчислять материальную выгоду и налог на доходы физических лиц. Особенно это актуально в настоящее время, когда предоставляющие «льготные» заемные средства организации являются налоговыми агентами по суммам материальной выгоды, определяемой в целях налогообложения по налогу на доходы физических лиц.


Как правило, требования об исчислении налога предъявляются налоговыми органами в случае выявления длительного нахождения средств организации у подотчетных лиц без принятия администрацией каких-либо мер к их возврату и (или) возмещению. Такие ситуации могут иметь место, в частности, при выдаче подотчетных сумм без указания сроков, в течение которых работник должен отчитаться об их использовании и (или) возвратить остаток неиспользованных сумм.


Если при выдаче подотчетных сумм и (или) в приказе по организации соответствующие сроки определены, то при их нарушении администрация должна принять меры к истребованию средств от подотчетных лиц. В месячный срок администрация вправе на основании ст. 137 ТК РФ издать письменный приказ (распоряжение) о возврате неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса.


В любом случае отнесение не возвращенных в установленный срок подотчетным сумм к заемным средствам, по мнению автора, необоснованно. Объяснить это сотрудникам налоговых органов можно следующим образом.


Во-первых, характер заемных средств определяется положениями гражданского законодательства, а именно наличием между сторонами договора займа.


Во-вторых, право организации выдавать наличные денежные средства под отчет закреплено действующим законодательством, и оно никоим образом не ограничено, исходя из предположений о возможности того, что подотчетные суммы могут не возвращаться в течение определенного периода времени или могут быть не возвращены вовсе. В-третьих, организация вправе самостоятельно решать вопрос о возмещении невозвращенных подотчетных сумм — оформлять приказ об удержании сумм из заработной платы, подавать иск в суд и т. д. В итоге речь о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм можно вести только в том случае, если они списываются за счет средств организации и, соответственно, представляют собой доход  сотрудника. До этого соответствующие суммы являлись дебиторской задолженностью  организации.


Например, как было указано в постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 08.01.2004 г. № А54-2875/03-С21, полученные под отчет на хозяйственные расходы и производственные нужды денежные средства не могут являться доходом соответствующего лица до тех пор, пока существует возможность получения денежных средств организацией.


Если организация согласится с требованиями налоговых органов об исчислении с невозвращенных подотчетных сумм налога на доходы физических лиц, расчеты осуществляют по «повышенной» ставке 35%. При этом материальная выгода будет исчисляться за все время нахождения денежных средств у физического лица, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

10.01.2018

Также по этой теме:


Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста