Опубликовано в журнале "Управленческий учет" №10 год - 2011
Дедкова Е.Г.,
к. э. н., доцент кафедры
«Бухгалтерский учет и налогообложение»,
ФГОУ ВПО «Госуниверситет – УНПК»
Эффективная деятельность каждого хозяйствующего субъекта связана с принятием и исполнением оптимальных управленческих решений. Основанием для этого является соответствующая по качеству информация. Сбор, обработка и предоставление ее в нужном виде для принятия управленческих решений требует разработки модели информационно-аналитического обеспечения организации информационной учетно-налоговой системы предприятия. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности предприятий является основой процессов подготовки и принятия управленческих решений.
Хозяйственная деятельность предприятия сопровождается непрерывным обменом информацией между предприятием и внешней средой. Однако этот процесс эффективен только в том случае, если управленческие решения основаны на своевременной, достаточной и достоверной информации. Результативность анализа хозяйственной деятельности во многом определяется надлежащим информационным обеспечением и продуманной организацией аналитической работы.
Деятельность предприятий основана на единой системе учета, анализа, достоверных источниках информации. Анализ является необходимым элементом информационной учетно-налоговой системы.
(1) Статья подготовлена в рамках выполнения государственного контракта № 16.740.11.0098 от 2 сентября 2010 г. по проблеме «Гармонизация международных и отечественных информационных потоков учетноналоговых систем».
Выводы по результатам анализа должны обеспечивать разработку мер, направленных на повышение эффективности системы, которые должны быть конкретными и приемлемыми для использования [1].
Роль учета заключается в обеспечении информации для управления о фактических значениях показателей использования и состояния ресурсов, протекании процессов, использовании капитала. Анализ создает специфический аспект видения событий хозяйственной деятельности, что побуждает руководство к делегированию власти структурным подразделениям предприятия по использованию ресурсов и формированию затрат и доходов.
Функции управленческого анализа поддерживаются посредством непрерывного обмена информацией с внешней средой, системой управления предприятием, внешними пользователями информации.
Контроль предусматривает получение информации об отклонении фактических значений параметров объектов анализа от запланированных, характеризующих различные стороны деятельности предприятия. Поскольку анализ служит средством для получения информации о явлениях, процессах и событиях, происходящих в финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта, а информация предназначена для руководства, система управления определяет цели и задачи для анализа.
Место анализа в процессе управления можно характеризовать в соответствии с задачами, которые он определяет: повышение научно-экономической обоснованности планов и нормативов в процессе их разработки; объективное и всестороннее исследование выполнения планов и соблюдения нормативов по данным учета и отчетности; определение экономической эффективности использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов отдельно и в совокупности; контроль за осуществлением хозяйственной деятельности предприятия; проявление и измерение внутренних резервов на всех стадиях производственного процесса; исследования оптимальности управленческих решений.
Таким образом, анализ выступает как связующее звено между информационным обеспечением и этапом принятия управленческих решений, тем самым определяя качество учетно-налоговой системы предприятия.
Для улучшения информационно-аналитического обеспечения необходимо, чтобы в управлении предприятием анализ выполнял следующие функции:
– выявление причин связи между событиями (полученными конечными результатами, состоянием параметров хозяйственных процессов) и условиями, которые привели к данным событиям или которые могут возникнуть в будущем;
– обеспечение оценки событий и установки условий, при которых эти события произошли, то есть подготовка необходимой информации для принятия управленческих решений. Анализ должен проводиться не только с целью констатации фактов и оценки достигнутых результатов, но и для выявления недостатков, ошибок и оперативного воздействия на процесс производства.
Для обеспечения функционирования учетно-налоговой системы необходима разнообразная информация, в том числе предоставляемая анализом.
Усиление связей анализа на различных этапах управления позволяет более обоснованно разрабатывать пути его совершенствования на этапах принятия решений.
Создание общего отдела сбора и обработки учетно-налоговой информации направлено на эффективную организацию документооборота на отдельно взятом предприятии.
Документооборот является важным звеном в организации учетно-налоговой системы предприятия, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и оперативность движения документов. В рамках учетно-налоговой системы документооборот возможно рассматривать как аналитическое обеспечение деятельности аппарата управления.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Построение приема документов по распределенной схеме возможно лишь для повышения скорости обработки документов [2].
Обработка документов в рамках учетно-налоговой системы представляет собой процесс получения и преобразования информации, содержащейся в документах (рис. 1).
Рассмотрим основные виды документов, используемых в работе предприятия.
Входящий документ – документ, поступивший в организацию. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие документы в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.
Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы предприятия.
Документы каждого из этих видов могут быть достаточно разнообразны. Однако можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях.
Основными атрибутами канцелярского документа являются регистрационный номер; источник документа; ответственный исполнитель документа; код документа по номенклатуре дел предприятия.
Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.
Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов контрольный срок исполнения и контролирующее лицо.
Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут обладать следующими сведениями:
– список подразделений предприятия для ознакомления;
– контрольный срок ознакомления или исполнения;
– список исполнителей документа.
Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:
– документ-основание, так как исходящий документ всегда составляется на основе или входящего, или внутреннего документа;
– список рассылки;
– контрольный срок ответа.
Все документы взаимосвязаны. Причем входящие документы могут иметь связи как с исходящими, которые вызывают их появление, так и с другими входящими документами (рис. 2).
Основным результатом качественного документооборота являются отчеты о потоке документов на предприятии, которые ответственные лица представляют руководству предприятия. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:
– оперативные, которые выводятся или ежедневно, или еженедельно.
Основное их назначение – получить объективную картину информации для оперативного управления;
– аналитические, которые служат для анализа общей картины документооборота на предприятии.
Типичные периоды вывода отчетов данной группы – месяц, квартал, полугодие, год [2].
Назначение оперативных отчетов – получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся за различные периоды – от одного дня до недели. Основное их содержание – список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов – ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет – это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период. Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства.
Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.
При рассмотрении отчетов не производится их группировка. У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени, в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться:
– завершающиеся работы по исполнителям;
– сводный отчет по подразделениям организации;
– сводный отчет по контрагентам и т. д.
Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Существуют достаточно стандартные формы отчетов, однако каждая организация может иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов. Аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период. Следовательно, в фильтр отчета нужно ввести параметр – время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени, или фиксированный и понятный интервал времени:
– за месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий);
– за квартал (по умолчанию текущий квартал);
– за год (по умолчанию текущий год).
Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляются достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примерами таких отчетов могут служить:
– исполненные документы по исполнителям;
– исполненные документы по контрагентам;
– исполненные документы по номенклатуре.
Документооборот на предприятии не заканчивается только специализированным отделом, основная часть документооборота проходит через подразделения организации.
На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в специализированный отдел и, возможно, в другие подразделения предприятия.
Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию. Такие специализированные системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами, например бухгалтерия, торговые или банковские системы, в которых документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются следующими параметрами:
1) они связаны с основной производственной деятельностью организации;
2) на них существуют жесткие маршруты прохождения документов;
3) они работают с структурированными документами;
4) документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать (контракт – счет – накладная).
После обработки документы поступают в общую систему делопроизводства, например для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или подразделений предприятия.
Эффективность информационной учетно-налоговой системы во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям управления производством, а также от технических возможностей оборудования.
Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.
Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков.
Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.
Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более плотно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства. В-третьих, повышается оперативность и качество анализа, его общий уровень и действительность [1].
Автоматизация аналитических расчетов приводит к тому, что анализ хозяйственной деятельности поднимается на более высокий уровень, для которого характерны высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы.
Современное функциональное программное обеспечение создает реальные условия для углубления экономических исследований, позволяет шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основе принимать оптимальные управленческие решения.
Литература
1. Малкина Е.Л. Аналитическая составляющая учетно-налоговой системы макроуровня // Управленческий учет. – 2011. – № 6.
2. Варакса Н.Г. Аналитические процедуры при взаимодействии информационных потоков и элементов учетно-налоговой системы // Управленческий учет. – 2011. – № 3.
