Осуществление расчетов с работниками при увольнении (Часть 1)




Е. П. Никодимова


В соответствии с требованиями Трудового законодательства расчеты с увольняемыми работниками должны быть осуществлены по всем причитающимся им суммам заработной платы, включая денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, пособия по социальному страхованию и другие выплаты, не позднее дня увольнения, под которым понимается последний день работы увольняемого сотрудника. Таковы требования ст. 140 ТК РФ.


В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный срок выплатить не оспариваемую им сумму.


Для обеспечения своевременности выплаты заработной платы, предусмотренной действующим законодательством, в организации должны быть подготовлены и оформлены соответствующие первичные учетные документы.


В день увольнения работнику также должна быть выдана трудовая книжка, а при наличии его письменного заявления – и копии документов, связанных с работой (приказ об увольнении, справки о заработной плате, о периоде работы и т. п.), на что указано в ст. 84.1 ТК РФ.


Начиная с 2020 г., отказавшимся от трудовой книжки сотрудникам при увольнении с работы необходимо выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Форма сведений утверждена приказом Минтруда России от 20 января 2020 г. № 23н.


Если в день увольнения выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.


Четкое и своевременное выполнение таких требований освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если такие действия окажутся запоздалыми, то за время задержки работодатель может быть привлечен в соответствии со ст. 234 ТК РФ к выплате среднего заработка в пользу работника за все время задержки выдачи трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности).


Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по причине прогула (подп. «а» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ) или в связи с применением к работнику наказания, исключающего продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда (п. 4 части первой ст. 83 ТК РФ), а также при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй ст. 261 ТК РФ.


По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее 3 рабочих дней со дня обращения работника.


Оформление документов при увольнении работника
При получении бухгалтерией организации приказа о расторжении заключенного с сотрудником трудового договора, во избежание возможных негативных последствий, необходимо, прежде всего, уточнить правомерность увольнения работника, а также правильность оформленного приказа (распоряжения).


Увольнение работника рекомендуется оформлять на бланке «Приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» по форме № Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».


Если в один день увольняется несколько работников, может оформляться «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (ф. № Т-8а).


Обе формы оформляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. На поступивших в бухгалтерию формах должны содержаться росписи увольняемых лиц об ознакомлении с приказом. В случае отсутствия таких росписей, необходимо уведомить работников кадровых служб об этом. Если сам работник отказался от росписи, работникам кадрового подразделения можно посоветовать оформить комиссионный акт, подтверждающий тот факт, что работник отказался от подписи. Для легитимности такого рода документа он должен быть удостоверен свидетельскими подписями тех лиц, в присутствии которых увольняемый работник отказался от подписи на бланке приказа (распоряжения).


Указанные формы документов на сегодняшний день не являются обязательными для применения. В каждом отдельном случае организации самостоятельно определяют формы используемых первичных учетных и иных документов, закрепляя принятые решения в своей учетной политике и (или) в других своих локальных документах.


В тексте поступившего в бухгалтерию приказа в обязательном порядке должны содержаться сведения об увольняемом работнике (его фамилия, имя и отчество, должность, профессия согласно штатному расписанию), реквизиты расторгаемого трудового договора (номер и дата), дата увольнения, основание для прекращения трудового договора (со ссылкой на соответствующий пункт и статью Трудового кодекса Российской Федерации или федеральный закон).


В строке (графе) «Основание (документ, номер, дата» должна содержаться ссылка на документ, на основании которого оформляется приказ и прекращается действие трудового договора – ими могут быть заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и др.


Если при проверке текста приказа выяснится, что увольняется материально ответственное лицо, к приказу должен быть приложен документ об отсутствии материальных претензий к работнику. На это обращено внимание в тексте указаний о порядке оформления приказов по форме № Т-8, Т-8а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Об отсутствии такого рода документа оперативно должен быть поставлен в известность ответственный работник кадрового органа или администрации организации.


Вместе с тем необходимо учитывать, что отказ увольняемого работника или иные его действия, свидетельствующие об отказе от сдачи находящихся в его ведении материальных и иных ценностей, в соответствии с действующим законодательством не являются основанием для затягивания процедуры его увольнения.


В любом случае трудовой договор должен быть расторгнут с ним в установленные сроки без учета того обстоятельства, имеются ли за ним непогашенные недостачи, отказался ли он от проверки числящихся за ним ценностей, оформлен ли в установленном порядке акт приема-передачи находящихся на ответственном хранении ценностей и др.


Если материально ответственное лицо отказывается от сдачи числящихся за ним ценностей, администрация организации обязана самостоятельно организовать и провести инвентаризацию числящегося за ним имущества. При этом следует учитывать, что проведение инвентаризации при смене материально ответственных лиц является обязательным в силу положений п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.


При выявлении недостач материальных ценностей, числящихся за материально ответственным работником, администрация вправе издать в оперативном порядке, а именно до даты увольнения работника, письменный приказ (распоряжение) об удержании соответствующей суммы недостачи с причитающейся увольняемому работнику суммы заработной платы. Однако следует учитывать, что в силу положений ст. 248 ТК РФ такого рода приказ может быть издан при условии, что сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, а сам приказ (распоряжение) оформлен не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.


Если сумма выявленной недостачи или иного ущерба, причиненного работником, превышает его средний месячный заработок, а сам он возместить его отказывается, взыскание соответствующих сумм должно осуществляться посредством подачи иска от имени администрации в судебные органы.


В таком же порядке (то есть через подачу иска в судебный орган) должно осуществляться взыскание суммы недостачи или иного ущерба, выявленных при увольнении сотрудника, отказавшегося от сдачи своей должности, подписания акта приема-передачи, а также в иных подобных случаях. В данных случаях особое внимание должно быть уделено правильности оформления данных проведенной инвентаризации, а также того обстоятельства, что увольняемый работник самоустранился или отказался от участия в проводимой инвентаризации. Ведь именно данные документы будут положены в основу оформляемого иска.


Если администрация организации прибегнет к проведению инвентаризации только после увольнения работника, это может оказать негативное влияние на судебные перспективы рассмотрения спора.


Как вывод из приведенного выше, при поступлении в бухгалтерию приказа (распоряжения) об увольнении материально ответственного лица работник бухгалтерии в первую очередь должен потребовать от администрации наличия в составе представленных документов справки об отсутствии претензий к данному сотруднику, а в случае затягивания процедуры увольнения против установленных сроков, – принять все меры к своевременному осуществлению расчетов с данным лицом, а также предупредить о невозможности просрочки сроков выдачи трудовой книжки, а также иных предусмотренных законодательством документов.


Во всех случаях просрочки данных действий на работодателя может быть возложена материальная ответственность, предусмотренная ст. 234, 236 и 237 ТК РФ. Заключается такая ответственность в оплате за все время просрочки среднего заработка работника, уплате процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей ставки рефинансирования Центробанка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, а также в возмещении суммы морального вреда. Как правило, данные суммы предъявляются к оплате организации на основании принятого решения судебного органа, в который уволенный работник обращается за защитой своих прав.


При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о расторжении трудового договора должно быть приложено мотивированное мнение выборного профсоюзного органа организации.


Наличие такого заключения в письменной форме обязательно при увольнении работников, являющихся членами профсоюза, по п. 2 части первой ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников организации), п. 3 части первой ст. 81 ТК РФ (в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации) и п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ (в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание).


Порядок учета работодателем мотивированного мнения выборного профсоюзного органа определяется положениями ст. 373 ТК РФ.


На основании поступившего в бухгалтерию письменного приказа (распоряжения) о расторжении заключенного с работником трудового договора оформляются соответствующие записи в лицевом счете увольняемого сотрудника (ф. № Т-54 или Т-54а), а также оформляется бланк документа по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденной тем же постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.


Именно в данной форме осуществляется расчет всех причитающихся к получению увольняемым лицом сумм заработной платы, включая суммы основной заработной платы за месяц, в котором расторгается трудовой договор, компенсации за неиспользованный отпуск.


На основании оформленной по типовой форме № Т-61 записки-расчета причитающиеся к выплате на руки суммы переносятся в «Платежную ведомость», оформляемую по форме № Т-53, или в «Расходный кассовый ордер» (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»).


Опять же, на сегодняшний день все указанные формы первичной учетной документации обязательными к применению не являются.


Кроме того, государственные и муниципальные учреждения, а также органы власти применяют формы первичных учетных документов, которые утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». В частности, оформлению подлежат формы «Записки-расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях» (ф. 0504425), «Расчетно-платежная ведомость» (ф. 0504401) и «Платежная ведомость» (ф. 0504403).


Окончательный расчет сумм заработной платы при увольнении
Расчет сумм заработной платы при увольнении работника производится исходя из правил и систем оплаты труда, принятых в организации и закрепленных в трудовом договоре с работником, коллективном договоре с трудовым коллективом, отдельных положениях об оплате труда и иных локальных актах, принятых на уровне организации.


При этом в расчет в обязательном порядке принимается последний день работы работника. С учетом того, что в этот день с работником должны быть произведены окончательные расчеты, администрация организации обязана заблаговременно определить причитающиеся работнику суммы премии за текущий месяц, вознаграждений по итогам работы за год, за выслугу лет и иных сумм заработной платы.


Расчет причитающихся увольняемому работнику выплат производится в специальном разделе «Записки-расчета при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (ф. № Т-61).


Пример 1
Предположим, что работник организации увольняется с 22 августа по собственному желанию.


Согласно условиям оплаты труда, принятым в организации, оклад работника составляет 6000 руб. в месяц. Кроме того, работнику установлена выплата надбавки за стаж работы в организации в размере 15% оклада, надбавки за работу в особых условиях в размере 40% оклада, а также премия в размере 50% суммы начисленной за месяц заработной платы.


Согласно отдельному положению об оплате труда работникам организации установлена выплата вознаграждения по итогам работы за год в размере четырех окладов из расчета за полностью отработанный год. В случае увольнения работника до окончания текущего года вознаграждение выплачивается пропорционально отработанному рабочему времени, если только по решению работодателя он не лишен данной выплаты.


При увольнении работника не позднее 22-го числа должны быть выплачены следующие суммы заработной платы:
1) оклад – 4173 руб. 91 коп. (6000 руб./23 дня × 16 дней, где 23 дня – количество рабочих дней по графику работы в месяце; 16 дней – количество фактически отработанных рабочих дней в период с 1-го по 22-е число месяца включительно);
2) надбавка за стаж работы – 626 руб. 09 коп. (4173 руб. 91 коп. × 15%);
3) надбавка за работу в особых условиях – 1669 руб. 56 коп. (4173 руб. 91 коп. × 40%);
4) премия – 3234 руб. 78 коп. ((4173 руб. 91 коп. + 626 руб. 09 коп. + 1669 руб.56 коп.) × 50%);
5) вознаграждение по итогам работы в текущем году – 15 391 руб. 30 коп. ((4 × 6000 руб.)/12 мес. × 7 мес.) + (4 × 6000 руб./12 мес./23 дня × 16 дней), где первое слагаемое – это сумма вознаграждения за отработанные в текущем году месяцы с января по июль включительно, а второе слагаемое – сумма вознаграждения за не полностью отработанный август текущего года).


Всего сумма заработной платы при увольнении работника – 25 095 руб. 64 коп.


С начисленных в пользу увольняемого работника сумм должны быть произведены предусмотренные действующим законодательством удержания (налог на доходы физических лиц, алименты, удержания по исполнительным документам и др.), включая удержания, производимые по инициативе работодателя в соответствии со ст. 137 ТК РФ (невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм, для возврата излишне выплаченных в связи со счетной ошибкой сумм заработной платы, за неотработанные до окончания текущего года дни предоставленного авансом отпуска и др.), а также удержания в возмещение причиненного работодателя ущерба, производимые в соответствии со ст. 248 ТК РФ.


При этом общий размер всех удержаний по инициативе работодателя в соответствии со ст. 138 ТК РФ не должен превышать 20% причитающейся к выплате работнику заработной платы за минусом налога на доходы физических лиц.


Если из заработной платы производятся удержания на основании исполнительных документов, общий размер удержаний (включая удержания по инициативе работодателя) не может превышать 50%.


Если по исполнительным документам взыскиваются алименты на несовершеннолетних детей, в возмещение вреда, причиненного работодателем здоровью работника, в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением, то общий размер удержаний не может превышать 70%.


При расчете удержаний налога на доходы физических лиц стандартные налоговые вычеты на самого работника и его несовершеннолетних детей могут предоставляться и за текущий месяц, то есть за месяц, в котором увольняется работник (в том числе в случае, если он отработан не полностью).


В установленном порядке суммы начисленных в пользу увольняемого работника доходов и удержанных суммах налога подтверждаются «Справкой о доходах физического лица……» по форме № 2-НДФЛ. Это еще один из документов, который должен быть выдан по требованию работника при его увольнении.


Если какие-либо удержания при увольнении работника произведены не будут, для взыскания остатка удержаний в пользу работодателя организации необходимо будет оформлять исполнительные документы (в части удержаний, производимых по инициативе работодателя), а также определять место будущей работы для направления имеющихся исполнительных документов, по которым должны производиться удержания в пользу соответствующих взыскателей (исполнительные листы или нотариально удостоверенные соглашения на уплату алиментов, исполнительные листы на взыскание сумм штрафов, сумм в пользу взыскателей и др.).


В случае необходимости, исполнительные документы могут быть направлены судебному исполнителю по месту жительства должника.


Удержания за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом
В силу ст. 137 ТК РФ с выплачиваемой в пользу увольняемого работника суммы заработной платы могут производиться удержания за неотработанные дни оплачиваемого отпуска, предоставленного авансом. Например, если работнику до конца соответствующего рабочего года был предоставлен оплачиваемый ежегодный отпуск, а он, отгуляв его, уволился, не отработав до конца текущего рабочего года, с него должна быть удержана сумма среднего заработка за те дни отпуска, которые приходятся на период с даты его увольнения до конца рабочего года, за который был предоставлен отпуск.


Удержание не производится, если увольнение осуществляется по следующим основаниям:
– п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ – в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы;
– п. 1 части первой ст. 81 ТК РФ – в связи с ликвидацией организации;
– п. 2 части первой ст. 81 ТК РФ – в связи с сокращением численности или штата работников организации;
– п. 4 части первой ст. 81 ТК РФ – в связи со сменой собственника имущества организации (по указанному основанию могут быть уволены руководитель организации, его заместители, главный бухгалтер);
– п. 1 ст. 83 ТК РФ – в связи с призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
– п. 2 ст. 83 ТК РФ – в связи с восстановлением на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
– п. 5 ст. 83 ТК РФ – в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
– п. 6 ст. 83 ТК РФ – в связи со смертью работника, а также признанием его судом умершим или безвестно отсутствующим;
– п. 7 ст. 83 ТК РФ – в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии и др.), если данные обстоятельства признаны решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.


По сложившейся практике число не отработанных до конца года дней отпуска, предоставленного авансом, указывается в подготовленном кадровыми органами приказе (распоряжении) об увольнении работника.


Для расчета суммы удержания бухгалтеру организации необходимо:
1) подсчитать количество полных месяцев, отработанных работником в том рабочем году, в счет которого ему авансом предоставлен оплачиваемый отпуск.


При этом остатки дней сверх полных месяцев округляются до полных месяцев по правилам округления: остаток в 14 календарных дней включительно отбрасывается, а остаток от 15 календарных дней и более округляется до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, действующих и в настоящее время);
2) определить вычитанием количества отработанных месяцев из 12 месяцев количество неотработанных месяцев до конца рабочего года, за который работнику предоставлен авансом оплачиваемый отпуск;
3) вычислить размер удержания умножением среднедневного заработка на количество неотработанных дней отпуска (данная величина определяется исходя из предусмотренной действующим законодательством продолжительности отпуска, 12 месяцев в календарном году и количества неотработанных полных месяцев).


При расчете суммы рассматриваемого удержания должен быть принят среднедневной заработок, по которому ранее производился расчет отпуска, предоставленного работнику авансом. Новый расчет среднедневного заработка исходя из расчетного периода, предшествующего дню увольнения, производиться не должен, так как может возникнуть ситуация, когда с работника будут удержаны суммы, превышающие полученные им при оплате предоставленного отпуска.


Пример 2
Предположим, что работнику организации ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней предоставляется за рабочий год с 15 сентября 2019 г. по 14 сентября 2020 г.


В текущем рабочем году отпуск работнику был предоставлен с 13 февраля по 13 марта 2020 г.


Расчет среднего заработка за отпуск производился в следующем порядке:
1) расчетный период – с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г.;
2) учитываемые при расчете среднего заработка выплаты без учета среднего заработка за отпуск, командировки и т. п. – 278 500 руб.;
3) количество календарных дней за расчетный период, учитываемых при расчете среднего заработка – 282,4 календарного дня;
4) величина среднего дневного заработка – 986 руб. 19 коп. (278 500 руб./282,4 календарного дня);
5) сумма среднего заработка за отпуск – 27 613 руб. 32 коп. (986 руб. 19 коп. × 28 календарных дней отпуска).


Пример 3
Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник организации увольняется с 22 апреля 2020 г. по собственному желанию.


В данном случае сотрудник увольняется до конца рабочего года, в счет которого уже использовал ежегодный оплачиваемый отпуск. Организация вправе произвести удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска.


На дату увольнения (22 апреля 2020 г.) работник в текущем рабочем году (с 15 сентября 2019 г.) отработал 7 месяцев 8 дней. По правилам округления работник отработал 7 месяцев. Следовательно, удержания должны быть произведены за 5 неотработанных месяцев.


Исходя из продолжительности отпуска в 28 календарных дней удержанию подлежат суммы среднего заработка за 11,67 календарного дня отпуска (28/12 × 5).


Величина удержания составит 11 508 руб. 84 коп. (986 руб. 19 коп. × 11,67 календарного дня отпуска), где 986 руб. 19 коп. – величина среднего дневного заработка, рассчитанного при предоставлении работнику отпуска.


Если при увольнении работника ему не причитаются к начислению суммы, которые достаточны для покрытия суммы рассматриваемого удержания, и (или) он отказывается от самостоятельного возмещения данных удержаний, в бухгалтерском учете должны быть отражены суммы дебиторской задолженности с принятием дальнейших мер по ее взысканию в судебном порядке.


Однако работодатель вправе принять решение и не производить рассматриваемое удержание через судебные органы при отсутствии такой возможности на день увольнения сотрудника.


До 2005 г. в Правилах об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169) содержалась норма о том, что «если наниматель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете), то дальнейшее взыскание (через суд) не производится».


Однако в настоящее время данная норма не применяется в связи с изданием приказов Минздравсоцразвития России от 3 марта 2005 г. № 190 и от 20 апреля 2010 г. № 253.


Из буквального прочтения ст. 137 ТК РФ следует, что рассматриваемое удержание работодателем может и не производиться. Именно на это указывает норма части 2 указанной статьи ТК РФ – «удержания… могут производиться».


Кроме того, часть 4 ст. 137 ТК РФ допускает производить удержания излишне выплаченной заработной платы только в случае счетной ошибки, признания вины работника в невыполнении норм труда или простое, а также по причине неправомерных действий работника, установленных судом. Статья 1109 ГК РФ указывает на то, что не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и иные денежные суммы, предоставленные физическому лицу в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны или счетной ошибки.


Как отметил Верховный Суд Российской Федерации в Определении от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6, действующее законодательство не содержит оснований взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете.


Таким образом, если при увольнении с работника не смогли удержать его задолженность по «отпускным», такого рода удержания уже производиться не должны.


Отраженные же в бухгалтерском учете суммы дебиторской задолженности в данном случае подлежат списанию как безнадежные долги по итогам проведенной инвентаризации.


23.10.2024

Также по этой теме: