Главбух уходит в отпуск

Главбух уходит в отпуск

Кузнецова В. А.,
аудитор

И вот, наконец, долгожданное лето. Все бухгалтеры мечтают о своем законном отпуске. Как безболезненно уйти в отпуск, как правильно передать дела, какие рекомендации дать остающимся в офисе сотрудникам? Обо всем этом мы поговорим в данной статье.

Работа бухгалтерии не терпит перерывов, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» прямо указано, что бухгалтерский учет носит непрерывный характер. При этом главный бухгалтер организует работу бухгалтерии не только по ведению учета, но и представлению отчетности, причем при составлении отчетности, по сложившемуся стереотипу, без главбуха просто не обойтись. Кто сформирует отчеты, проверит и подпишет их в период отсутствия главбуха?

В коммерческих фирмах зачастую недопонимают, что без полноценного отдыха главный бухгалтер неизбежно будет работать на износ, и риск допустить ошибку многократно увеличится. К тому же нельзя игнорировать нормы трудового законодательства, по которому отпуск у главного бухгалтера не может составлять менее 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). При этом разделение отпуска тоже подчинено правилам и допускается только по соглашению между работником и работодателем, и хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 дней.

Отправляясь в отпуск, главный бухгалтер должен передать свои полномочия. Если в штате компании есть заместитель главного бухгалтера, то он замещает главного бухгалтера во время отпуска, командировки, болезни и т. п. На всех документах, которые будет подписывать заместитель, должны стоять должность «заместитель руководителя (главного бухгалтера)», его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись. В этом случае доплата не полагается, поскольку замещение главного бухгалтера входит в обязанности заместителя.

На время нахождения главного бухгалтера в отпуске исполняющим обязанности можно назначить и другого работника. Если сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную работу, то данную передачу должностных обязанностей и полномочий следует оформить как совмещение профессий с получением доплаты, которая зависит от объема работы. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом (см. образец на с. 153). В приказе о совмещении должностей должно быть указано:

• содержание и объем дополнительной работы;
• срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
• конкретный размер доплаты;
• передается ли работнику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера.

Работник и компания имеют право досрочно отказаться от договоренности по временному замещению отсутствующего сотрудника. Для этого нужно предупредить другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Стоит отметить, что передаются не только права главного бухгалтера, но соответствующая ответственность. За ошибки в учете, совершенные во время нахождения главного бухгалтера в отпуске, несет ответственность работник, на которого были временно возложены функции главного бухгалтера, а при отсутствии такого работника – руководитель (п. 1 ст. 6, ст. 18 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если главный бухгалтер планирует отсутствовать долго, то на должность главного бухгалтера можно временно перевести другого работника. В этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только работу главного бухгалтера, с соответствующей доплатой (до уровня главбуха). В этом случае руководитель также составляет дополнительное соглашение к трудовому договору и издает приказ. Целесообразно уведомить ИФНС письмом в произвольной форме о временной смене главного бухгалтера, с приложением копии приказа и копии паспорта нового главного бухгалтера (см. образец на с. 154).

В бухгалтерском учете начисление доплаты за временное замещение отражается так:

Дебет счета 20 (26, 44…) Кредит счета 70 – начислена доплата за временное замещение отсутствующего работника. Доплата за временное замещение отсутствующего работника является частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). Значит, она облагается НДФЛ и страховыми взносами (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Кроме того, доплата включается в состав расходов по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ).

А теперь рассмотрим рабочие моменты, возникающие в период отпуска главного бухгалтера. Основной существенный вопрос – это подписание банковских документов. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» расчетные документы без подписи главного бухгалтера сотрудники банка не примут к исполнению. В соответствии с пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» право первой подписи на банковских документах (платежных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй – главному бухгалтеру организации. Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации. Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц. Только в этом случае они смогут подписывать платежные поручения и чеки.

Помимо этого, право подписи замещающим лицам можно предоставить временно, тогда к имеющейся карточке необходимо оформить в банке временные карточки с образцами подписей (п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И).

Если у организации стоит система «Банк-клиент» или система для электронной сдачи отчетности в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет, то оформлять банковские карточки для оформления платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Этот момент целесообразно отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска.

Если главный бухгалтер является материально ответственным лицом, то перед уходом в отпуск необходимо провести передачу материальных ценностей. С замещающим сотрудником следует заключить договор о материальной ответственности (ст. 241–243 ТК РФ, постановление Минтруда РФ № 85).

Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет. Дата начала проверки определяется решением руководителя инспекции.

А вот если организацию просят представить документы или информацию, то вы можете ходатайствовать о продлении срока их представления (п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 4 приказа ФНС РФ от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@).

Если вы оспариваете решение инспекции о привлечении к ответственности за несвоевременное представление документов, то у вас будут смягчающие обстоятельства, как то: отсутствие (увольнение, отпуск, командировка) главного бухгалтера и т. п. О том, что срок подачи документов был продлен, местная инспекция сообщает в течение трех дней в проверяющую инспекцию (п. 5 приказа ФНС РФ от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@).

Еще злободневен один вопрос: имеет ли право главный бухгалтер, находясь в отпуске, периодически выходить на работу, не оформляя этого документально?

В настоящее время не существует нормативного правового акта, который регулирует передачу дел от главного бухгалтера другому лицу в случае ухода в отпуск, поэтому данный вопрос необходимо решать с учетом внутренних документов организации, которые не должны противоречить действующему законодательству и не должны ухудшать его положение по сравнению с установленным законом. Следовательно, уходить и выходить из отпуска главный бухгалтер имеет право и без оформления передачи полномочий другим лицам.

Что касается выхода главного бухгалтера на работу во время отпуска без оформления документов, то это является нарушением трудового законодательства. Время отдыха (отпуск) – время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса РФ). Отпуск предназначен для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и психические силы, израсходованные в течение года.

Однако ст. 125 ТК РФ предусмотрено, что при согласии работника существует возможность отзыва его из отпуска. Неиспользованная в этом случае часть отпуска должна быть предоставлена в другое удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Дни выхода на работу в число дней отпуска не засчитываются и должны быть оплачены в соответствии с окладом работника.

Сейчас существуют надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства, и нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи, чтобы не дать недобросовестным работникам возможности этим воспользоваться.

Еще одна рекомендация: набросайте памятку временно исполняющему обязанности работнику с важными сроками (например, уплаты налогов, платежей по договорам), запишите контакты партнеров, с которыми придется общаться.

В заключение хочется подчеркнуть, что хороший руководитель бухгалтерской службы – это не тот, кто способен все взвалить на свои плечи, а тот, кто, имея высокую квалификацию, способен рационально распределить нагрузку среди подчиненных. В этом случае работа бухгалтерии будет более стабильной в период летних отпусков.