Оформление ежегодных оплачиваемых отпусков и «отпускных»




М. А. Мосейчук


Для того чтобы оформить расчеты с работниками по предоставлению и оплате отпусков по правилам действующего законодательства, необходимо:
1) заблаговременно уведомить (предупредить) работника о начале отпуска;
2) оформить и довести под расписку работника приказ о предоставлении отпуска;
3) рассчитать сумму среднего заработка за отпуск.


В соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ администрация организации должна уведомить каждого работника о начале предусмотренного графиком отпуском его отпуска (части отпуска) под расписку не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.


Такие уведомление может быть оформлено как в виде отдельного документа (извещения, уведомления и т. п.), подписных (ознакомительных) листов, так и на бланке типовой формы приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.


Извещение-уведомление о времени начала отпуска может иметь следующий вид:



Такого рода извещение необходимо оформлять в двух экземплярах, один из которых остается у работника.


Как вариант, для ознакомления сотрудников со временем начала отпуска в организации может быть доработана форма № Т-7 «График отпусков», утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Для указанных целей достаточно предусмотреть дополнительную графу 11 под примерным наименованием «Предупреждение о начале отпуска».


В настоящее время утвержденные Госкомстатом России формы документов не являются обязательными для применения, а потому подобную форму документа необходимо утвердить учетной политикой организации. За основу можно принять форму № Т-7 и доработать ее с учетом потребностей отдельно взятого хозяйствующего субъекта.


На практике сотрудники, недовольные установленным графиком отпусков периодом отпуска, избегают предупреждения о его начале под расписку. В таких случаях необходимо оформить «комиссионный» акт, в котором отразить тот факт, что работнику в присутствии соответствующих лиц было предложено подписаться под уведомлением, от чего тот отказался. Данные обстоятельства подтверждаются подписями лиц, присутствующих при таком предупреждении.


Избегают письменного предупреждения под расписку сотрудники в надежде на то, что если они не будут надлежащим образом уведомлены о начале отпуска, то вправе рассчитывать на перенос отпуска на другой период. Предполагается, что более выгодный для самого работника. Таковы положения трудового законодательства.


Однако если работодатель исполнил все требования действующего законодательства о заблаговременном предупреждении работника, правильном оформлении принятых решений и своевременных расчетах по оплате «отпускных», то администрация вправе требовать от работника ухода в отпуск. Если же он является на рабочее место в период предоставленного ему в соответствии с графиком отпусков отпуска, работодатель вправе отстранить сотрудника от работы в порядке положений ст. 76 ТК РФ. Также по решению руководителя такой работник может быть привлечен к предусмотренной законодательством дисциплинарной ответственности.


Возникает вопрос, а должен ли сам работник писать на имя работодателя письменное заявление с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и (или) его отдельной части в соответствующие сроки. Ответ на него зависит от того, какой порядок принят в каждой организации, а также как период отпусков устанавливается в утвержденном графике отпусков.


В любом случае требовать от работника заявление администрация не вправе, т. к. это не предусмотрено действующим законодательством. Другое дело, что сам работник зачастую не может определиться, как и когда просить отпуск.


Если в утвержденном в установленном порядке графике отпусков указана конкретная дата (день) начала отпуска, то по большому счету заявление и не требуется.


Однако зачастую в графике проставляется не дата, а календарный месяц, в котором работнику планируется предоставить отдых. В таком случае оформление работником письменного заявления с просьбой предоставить отпуск в соответствующий период представляется необходимым. Однако и администрация организации должна понимать, что в таком случае нарушаются правила оформления унифицированных документов. В форме № Т-7 следует указывать конкретную дату (а не месяц) начала отпуска.


Заявление работника может быть оформлено по следующему примерному образцу:



Заявление может быть оформлено с использованием печатающих устройств, но подписывается лично работником. От руки должна быть указана дата оформления заявления. Законодательство не устанавливает форму подачи заявления, которое администрация должна потребовать также заблаговременно, а именно не позднее чем за 2 недели до предполагаемого работником начала данного события. Если в графике отпусков оговаривается только месяц предоставления отпуска, то требовать заявление следует до 15-го числа месяца, предшествующего тому, который указан в форме № Т-7.


При значительном количестве работников направление индивидуальных извещений требует значительных трудозатрат. В таких случаях наиболее целесообразным является уведомление работников о начале отпуска под расписку в специальной ведомости или специальном журнале.


Ведомость может формироваться ежемесячно (как вариант, 2 раза в месяц) на предстоящий период. В ней важно отразить дату начала отпуска согласно утвержденному графику отпусков, а также подпись работника и ее дату. Рассматриваемая ведомость может иметь следующий вид:


 

Как отмечалось выше, предупредить работника о начале отпуска можно заблаговременно, оформив письменный приказ о предоставлении отпуска. Тем самым фактически решается две проблемы – и работник уведомляется, и решение об отпуске оформляется надлежащим образом.


Приказ может быть оформлен на бланке формы № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».


Если в один из дней очередной отпуск (или его часть) предоставляется группе работников, может оформляться единая форма № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», утвержденная тем же постановлением Госкомстата России.


Приведенные формы составляются работниками кадровой службы или иными уполномоченными лицами организации, подписываются руководителем организации (или уполномоченным им лицом), и в обязательном порядке объявляются под расписку работнику. Именно расписка работника и рассматривается как его уведомление о времени начала отпуска.


Образец оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 приведен ниже.



Указанные формы не являются обязательными для применения. Организации вправе своими локальными нормативными актами определять иные формы приказов о предоставлении отпуска.


Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный графиком документооборота организации, и на его основании бухгалтером производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск. Во внебюджетных организациях такой расчет может оформляться на бланке формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Данная форма утверждена тем же постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.


Поскольку средний заработок за отпуск выплачивается не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), то приказы о предоставлении отпусков должны оформляться и предоставляться в бухгалтерию организации заблаговременно до указанной даты, т. е. за 4–5 дней до начала отпуска. Записка-расчет по форме № Т-60 должна быть оформлена не позднее дня выплаты среднего заработка.


В письме от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1 Роструд указал на то, что исходя из системного толкования норм ТК РФ следует, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях.


В связи с этим, например, если отпуск начинается в понедельник, то выплата «отпускных» должна быть произведена как минимум в пятницу или еще ранее.


Следует учитывать, что форма № Т-60 предназначена не только для расчета сумм среднего заработка за отпуск, но также для расчета сумм заработной платы за отработанные дни в месяце ухода в отпуск, материальной помощи при уходе в отпуск, а также других выплат в пользу работника. При этом действующее законодательство не содержит требования о выплате одновременно с «отпускными» заработка за отработанные в текущем месяце дни. Указанные суммы могут быть выплачены работнику в оговоренные локальными документами или трудовыми договорами сроки.


Образец оформления записки-расчета (ф. № Т-60) приведен ниже.



При расчете среднего заработка в графе 3 «Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка» указывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период и учитываемых при расчете среднего заработка в соответствии с положениями ст. 139 ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».


Наряду с этим, расчет «отпускных» необходимо осуществлять по источникам финансирования соответствующих выплат. Это предусмотрено графами 8 и 9.


В условиях действующих правил исчисления среднего заработка за отпуск графа 5 «Часов расчетного периода» не заполняется совсем. Отпускные для работников с суммированным учетом рабочего времени с начала 2008 г. рассчитываются в общеустановленном порядке исходя из величины среднедневного (а не среднечасового) заработка.


В государственных (муниципальных) учреждениях расчет среднего заработка за период предоставленного отпуска оформляется специальной формой «Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях» (форма по ОКУД 0504425). Данная форма утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, Государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению».


Рабочие поля записки-расчета предусматривают исчисление среднего заработка по расчетному периоду в 12 месяцев. Данные заполняются на основании карточки-справки (ф.0504417) с учетом положений, установленных законодательством о труде. Номер и дата записки-расчета должны соответствовать номеру и дате приказа о предстоящем отпуске.


В заголовочной части записки-расчета заполняются все необходимые реквизиты. Далее указывается, за какой период предоставляется отпуск и в каком периоде времени он будет предоставлен.


В таблице «Количество расчетных дней» следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.


Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется на основании карточки-справки. Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы «Всего за год» переносится на страницу 2, код строки 04 «Итого за расчетные месяцы» в соответствующие графы.


Показатель «Средний заработок месячный» по строке 05 определяется путем деления суммы по строке 04 «Итого за расчетные месяцы» на 12 месяцев.


Показатель «Средний дневной заработок» по строке 06 определяется путем деления суммы по строке 04 на количество дней по строке 04 соответствующих граф. В свою очередь, сумма за отпуск за текущий месяц по строке 07 и за будущий месяц по строке 08 определяется путем умножения среднего дневного заработка, указанного в строке 06 графы 12 на количество дней отпуска, приходящихся соответственно на текущий и будущий месяцы. При этом сумма по строке 09 «Итого за отпуск» должна быть равна сумме строк 07 и 08.


По строке 10 «Заработная плата за текущий месяц» отражается заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска. Данные приводятся на основании карточки-справки (ф. 0504417). При этом показатели по графе 12 «Всего» определяются путем суммирования граф 4, 7, 10 по каждой строке (01–11).


В таблице для расчета «Удержано из заработной платы» сумма налога на доходы (графы 3–5) определяется путем умножения суммы со страницы 2 по строке 11 «Всего начислено» за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника.


Показатели разделов «Другие удержания» и «Выплаченная заработная плата» (графы 6–10) заполняются на основании карточки-справки. Сумма по графе 11 «Всего» должна быть равна сумме граф 3–10.


Сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и кредиту соответствующих счетов.


Образец формирования записки-расчета приведен ниже.




На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудники кадрового подразделения отражают соответствующие сведения в форме № Т-2 «Личная карточка», а сотрудники бухгалтерии – в форме № Т-54 «Лицевой счет» (в государственных и муниципальных учреждениях – в карточке-справке).


Выплата сумм среднего заработка и иных сумм в пользу уходящего в отпуск работника может осуществляться по «Платежной ведомости» (ф. № Т-53) или по «Расходному кассовому ордеру» (ф. № КО-2), утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»). В государственных и муниципальных учреждениях выплата производится по платежной ведомости (ф. 0504403) или по расходному кассовому ордеру.


14.01.2020

Также по этой теме:


Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста