Опубликовано в журнале "«Заработная плата. Расчеты, учет, налоги» с вкладкой «Документы и комментарии»" №6 год - 2015
А. В. Бахарев
В целом ряде случаев из средств организации оплачиваются стоимость мобильного телефона и услуг мобильной связи того или иного сотрудника. При списании указанных расходов и отражении их в бухгалтерском и налоговом учете необходимо, во-первых, учитывать положения действующего законодательства, и, во-вторых, необходимость пользования телефоном именно в целях производственной или хозяйственной деятельности.
Возможны также варианты, когда телефонный аппарат приобретается в собственность организации, а пользуется им то или иное должностное лицо организации, или же для нужд организации используется принадлежащий работнику телефон.
Телефонный аппарат приобретается в собственность организации
При приобретении мобильного телефона в собственность организации он должен быть в установленном порядке оприходован по учету.
Поскольку срок полезного использования приобретаемого аппарата составляет свыше 12 месяцев, при его приобретении он отражается в составе объектов основных средств организации, что определено в п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н (в редакции изменений и дополнений).
При приобретении телефона оплачивается его стоимость и стоимость подключения (приобретение SIM-карты). При этом на основании положений п. 8 ПБУ 6/01 стоимость подключения должна быть отнесена на увеличение стоимости приобретаемого телефонного аппарата.
На основании документов, подтверждающих произведенные расходы (счет, накладная и т. п.), и технических документов организации рекомендуется оформлять «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (ф. № ОС-1), форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». В настоящее время форма указанного документа не является обязательной для применения, однако рекомендуется для закрепления локальными документами организации.
Кроме указанных документов, при приобретении телефонного аппарата организация или ее уполномоченное лицо должны потребовать счет-фактуру, в котором были бы выделены суммы НДС со стоимости приобретенного имущества, а также услуг по подключению аппарата.
Если стоимость приобретенного телефона (вместе с платежами за подключение) составляет не более 40 000 руб. включительно, на основании п. 5 ПБУ 6/01 он может учитываться и в составе материально-производственных запасов организации. Для этого учетной политикой организации должна быть закреплена сама возможность учитывать такие активы в составе материальных запасов, и, кроме того, должен быть определен конкретный лимит (до 40 000 руб.).
При отражении телефонного аппарата в составе объектов основных средств по нему в установленном учетной политикой организации порядке ежемесячно должна начисляться амортизация до полного погашения стоимости телефонного аппарата. Нормы амортизационных отчислений могут быть определены исходя из принятого организацией срока полезного использования телефона, положений постановления Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (в редакции изменений и дополнений) или иных положений нормативных правовых актов, определяющих порядок начисления амортизации по объектам основных средств.
Например, в соответствии с вышеуказанным постановлением Правительства РФ телефонные аппараты отнесены к третьей амортизационной группе, т. е. срок полезного использования данного имущества составляет от 3 до 5 лет включительно.
Именно в течение указанного срока (а конкретный срок в пределах указанного периода определяет организация самостоятельно) и должно производиться начисление амортизационных отчислений.
Если, например, стоимость телефонного аппарата с его подключением к оператору связи составила 37 560 руб., а срок полезного использования имущества организация определила в четыре года, то величина ежемесячных амортизационных отчислений составит 782 руб. 50 коп. (37 560 руб./4 года/12 месяцев).
С учетом изложенных положений в бухгалтерском учете расходы организации на приобретение мобильного телефона должны быть оформлены следующими записями по счетам бухгалтерского учета:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
Кредит счета 50 «Касса» – сумма денежных средств, выданных под отчет уполномоченному должностному лицу организации для приобретения телефонного аппарата;
Дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
Кредит счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» – оплата стоимости приобретаемого телефонного аппарата безналичным порядком;
Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет «Приобретение объектов основных средств»;
Кредит счетов 71, 60, 76 – стоимость приобретенного телефонного аппарата мобильной связи, подлежащего отражению в составе объектов основных средств, включающая в себя расходы на подключение к оператору мобильной связи (без НДС);
Дебет счета 10 «Материалы»;
Кредит счетов 71, 60, 76 – стоимость приобретенного телефонного аппарата мобильной связи, подлежащего отражению в соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 в составе материально-производственных запасов (без НДС);
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;
Кредит счетов 71, 60, 76 – НДС со стоимости приобретенного имущества;
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»;
Кредит счета 19 – приняты к зачету суммы НДС со стоимости приобретенного телефонного аппарата;
Дебет счета 01 «Основные средства»;
Кредит счета 08, субсчет «Приобретение объектов основных средств» – введен в эксплуатацию приобретенный телефонный аппарат, подлежащий учету в составе объектов основных средств;
Дебет счетов 01, 10 (по субсчетам соответствующих должностных лиц, которым переданы в пользование телефонные аппараты);
Кредит счетов 01, 10 (по субсчетам материально ответственных лиц, за которыми аппараты закреплены при их приобретении, – склад и т. п.) – передача в пользование телефонных аппаратов соответствующим должностным лицам организации;
Дебет счетов 20, 26, 44 и др.;
Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – на затраты производства (расходы на продажу) отнесены ежемесячные амортизационные отчисления со стоимости телефонного аппарата, подлежащего отражению в составе объектов основных средств.
Для целей налогового учета в соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ имущество со стоимостью до 40 000 руб. включительно не относится к амортизируемому имуществу, а потому стоимость телефонного аппарата до указанной суммы принимается для целей налогообложения в составе материальных расходов организации при его передаче в эксплуатацию.
Если же стоимость приобретенного аппарата мобильной связи составляет более 40 000 руб., по нему для целей налогообложения должна ежемесячно (начиная с месяца, следующего за месяцем принятия объекта на учет) начисляться амортизация. При этом для целей налогообложения амортизация должна начисляться исходя из норм, определяемых в соответствии с постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (в редакции изменений и дополнений). Как отмечалось выше, согласно данному нормативному акту телефонные аппараты включены в третью амортизационную группу со сроком полезного использования имущества от 3 до 5 лет включительно.
Для целей налогообложения амортизация начисляется одним из следующих способов – линейным или нелинейным.
При всем этом следует учитывать, что стоимость приобретенного телефонного аппарата может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль при условии соблюдения положений ст. 252 НК РФ, т. е. указанные расходы должны быть обоснованными и документально подтверждены. В противном случае произведенные организацией расходы должны быть осуществлены за счет собственных средств организации, оставшихся в ее распоряжении после уплаты установленных налогов и сборов.
Поскольку телефонные аппараты принадлежат организации на праве собственности, то расходы по оплате услуг мобильной связи принимаются в целях налогообложения по налогу на прибыль в установленном порядке на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Однако при списании указанных расходов организация обязана подтвердить обоснованность расходов.
Под обоснованными расходами согласно ст. 252 НК РФ понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
В свою очередь, под экономически оправданными расходами для целей налогообложения необходимо понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.
Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения прибыли будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.
Относимые на затраты расходы по оплате услуг мобильной связи должны быть также документально подтверждены.
В бухгалтерском учете оплачиваемые из средств организации услуги мобильной связи (абонементная плата, переговоры) оформляются следующими записями по счетам учета:
Дебет счета 71;
Кредит счета 50 – уполномоченному лицу организации (включая самих работников, которым выданы в пользование телефонные аппараты) выданы наличные денежные средства для внесения на лицевые счета пользователей услуг мобильной связи;
Дебет счета 60, субсчет «Расчеты по выданным авансам», счета 76, субсчет «Расчеты по выданным авансам»;
Кредит счетов 51, 52, 71 – платежи за пользование услуг мобильной связи осуществлены в безналичном порядке;
Дебет счета 50, субсчет «Денежные документы»;
Кредит счетов 71, 60, 76 – от подотчетных лиц или операторов связи (их представителей) получены телефонные карты, используемые для оплаты услуг мобильной связи;
Дебет счета 60, субсчет «Расчеты по выданным авансам», счета 76, субсчет «Расчеты по выданным авансам»;
Кредит счета 50, субсчет «Денежные документы» – запись, производимая при активации телефонной карты (выдаче телефонной карты работнику организации);
Дебет счетов 20, 26, 44 и др.;
Кредит счетов 60, 76 – на основании актов и иных первичных документов, подтверждающих стоимость потребленных услуг мобильной связи, произведены записи по учету соответствующих расходов (без НДС);
Дебет счета 19;
Кредит счетов 60, 76 – НДС со стоимости услуг мобильной связи (на основании счетов-фактур операторов сотовой связи);
Дебет счетов 60, 76;
Кредит счета 60, субсчет «Расчеты по выданным авансам», счета 76, субсчет «Расчеты по выданным авансам» – зачтены суммы учтенных авансов.
Приобретаемые у операторов связи или у уполномоченных ими лиц пластиковые карточки (как sim-карты, так и карточки экспресс-оплаты) являются средствами оплаты услуг телефонной связи и средствами доступа к телефонной сети. Соответственно, расходы на их приобретение должны отражаться в составе расходов организации (дебет счетов 20, 26, 44 и др. кредит счетов 60, 76, 71 и др.).
Для целей как бухгалтерского, так и налогового учета производимые расходы по оплате услуг мобильной связи принимаются на основании соответствующих первичных оправдательных документов, оформленных с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции изменений и дополнений).
Для того, чтобы избежать возможных вопросов со стороны налоговых органов, для списания расходов организация должна располагать договором с оператором сотовой связи, счетом указанного оператора на оплату услуг мобильной связи, распечаткой переговоров с соответствующего телефонного номера, а также актом (докладной запиской), в котором раскрывались бы перечни абонентов, с которыми осуществлялись переговоры, их необходимость (цели) и взаимосвязь переговоров с решением тех или иных служебных (производственных, хозяйственных) задач.
Необходимость ведения работником переговоров с использованием аппаратов мобильной связи организации должна быть закреплена в его должностной инструкции. В ряде организаций приказом руководителя формируется перечень категорий должностных лиц, в трудовые обязанности которых включено осуществление служебных переговоров с использованием аппаратов мобильной сотовой связи, а также условия принятия расходов по оплате указанных переговоров за счет средств работодателя (перечни контрагентов, направления деятельности и т. п.).
Например, в письме Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2 отмечено, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; детализированные счета оператора связи.
Форма счета может содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком (в данном случае – организации) абонентскому номеру.
Для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.
Личные переговоры работника с аппарата мобильной связи должны быть отнесены за счет работника – пользователя телефонного аппарата:
Дебет счета 73;
Кредит счетов 60, 76, 19 – стоимость личных переговоров работника (с НДС);
Дебет счета 50;
Кредит счета 73 – внесение работником наличных денежных средств для оплаты личных переговоров;
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
Кредит счета 73 – производство удержаний с начисленной в пользу работника заработной платы в оплату стоимости личных переговоров.
Если по решению организации стоимость личных переговоров работников будет отнесена за счет собственных средств организации (дебет счета 91 «Прочие расходы» кредит счетов 60, 76, 19), но в этом случае без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.
В рамках данной тематики представляют интерес разъяснения, данные Минфином России в письме от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. В случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе (в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска) затраты на оплату услуг сотовой связи могут также признаваться расходами для целей налогообложения прибыли. При этом такие расходы должны подтверждаться в общеустановленном порядке, а критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.
Организация использует телефонные аппараты сотрудников
Если выполнение трудовых обязанностей определенных категорий сотрудников сопряжено с необходимостью постоянного использования мобильного телефона, работодатель вправе предложить указанным работникам использовать для производственных и хозяйственных нужд собственные телефонные аппараты, оплачивая расходы мобильной связи (разговоры, абонементную плату и др. услуги), а также возмещая стоимость самого телефонного аппарата.
В таких случаях отношения сторон могут регулироваться положениями заключаемого договора аренды, или же работнику может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях.
Договор аренды должен быть составлен с соблюдением положений гл. 34 ГК РФ.
По указанному договору арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (работодателю) имущество за плату во временное владение или во временное пользование.
Срок указанного договора определяется сторонами и отражается в договоре. Если срок аренды в договоре не определен, он считается заключенным на неопределенный срок. Однако в таком случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за 1 месяц.
Передача телефона в аренду работодателю означает тот факт, что имущество предоставляется в пользование вместе со всеми принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т. п.), если только иное не предусмотрено договором.
Арендованное имущество отражается в бухгалтерском учете организации на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.
В оформляемом сторонами договоре аренды должны найти отражение также условия об арендной плате, условия пользования имуществом, а также ответственность сторон за недостатки сданного (полученного) в аренду имущества и за невыполнение условий договора.
Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. Если какие-либо указания об этом в договоре содержаться не будут, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.
В соответствии с п. 2 ст. 614 ГК РФ арендная плата может устанавливаться за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:
– определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;
– установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;
– предоставления арендатором определенных услуг;
– передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;
– возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.
Стороны могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды.
Применительно к телефонному аппарату арендная плата, как правило, устанавливается в виде ежемесячных платежей в пользу работника.
Исходя из положений ст. 616 ГК РФ за счет средств работодателя-арендатора должны оплачиваться расходы по поддержанию телефонного аппарата в исправном состоянии, осуществлению текущего ремонта и расходов по содержанию имущества. За счет работника должен осуществляться капитальный ремонт арендованного имущества.
Если по договору аренды будет использоваться приобретаемый работником телефонный аппарат, рекомендуется в договоре закрепить условия об оплате за счет средств работодателя-арендатора расходов по подключению аппарата к оператору мобильной связи.
В бухгалтерском учете организации расходы по оплате арендной платы, а также расходы по содержанию и текущему ремонту арендованного телефонного аппарата оформляются следующими записями по счетам учета:
Дебет счетов 20, 26, 44 и др.;
Кредит счета 76 – суммы арендной платы в пользу физического лица – арендодателя;
Дебет счетов 20, 23 «Вспомогательные производства», счетов 26, 44 и др.;
Кредит счетов 60, 76 – расходы по оплате текущего ремонта арендованного имущества (без НДС);
Дебет счета 19;
Кредит счетов 60, 76 – НДС с услуг по текущему ремонту арендованного имущества;
Дебет счета 10 «Материалы»;
Кредит счетов 60, 76 и др. – стоимость приобретаемых запасных частей и сменных деталей – батарея, зарядное устройство и др. (без НДС);
Дебет счетов 20, 26, 44 и др.;
Кредит счета 10 – стоимость запасных частей и сменных деталей, использованных в арендованнои имуществе.
Для целей налогообложения по налогу на прибыль расходы организаций по арендной плате принимаются на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на ремонт арендованного имущества – в размере фактических затрат на основании п. 2 ст. 260 НК РФ.
С сумм выплачиваемых в пользу работника арендных платежей организация обязана в соответствии с положениями гл. 23 НК РФ удержать при выплате налог на доходы физических лиц в размере 13%.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование с сумм начисленной арендной платы не исчисляются, т. к. платежи по указанному договору гражданско-правового характера в объект налогообложения (учитываемую базу) в соответствии с действующим законодательством не включаются.
Поскольку телефонные аппараты по договору аренды используются именно работодателем, то расходы по оплате услуг мобильной связи принимаются в целях налогообложения в общеустановленном порядке на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Выплата компенсации за использование работником своего личного имущества в служебных или производственных целях предусмотрена ст. 188 ТК РФ. Размер компенсации определяется по соглашению сторон, в основном исходя из износа (амортизации) имущества и расходов, связанных с его использованием.
Суммы указанной компенсации отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат и расходов на продажу (дебет счетов 20, 26, 44) и кредиту балансового счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Для целей налогообложения суммы начисленной компенсации принимаются в составе расходов на оплату труда.
Компенсация может быть установлена в размере фактически произведенных работником расходов по оплате услуг мобильной связи для служебных целей.
При этом указанная компенсация на основании п. 3 ст. 217 НК РФ может быть освобождена от обложения налогом на доходы физических лиц, но при условии, что будет подтвержден производственный характер разговоров. К документам, подтверждающим производственный характер, могут быть отнесены: договоры об оказании услуг связи, детализированные счета телефонных станций с предоставлением оператором сотовой связи всех номеров абонентов, перечня стран (с кодом города), дат, конкретных телефонов, наименований фирм, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.
В противном случае переговоры, проведенные работником организации с мобильного телефона, будут рассматриваться как частные звонки, не связанные с делами фирмы, которые не подпадают под действие п. 3 ст. 217 НК РФ. Суммы оплаты таких переговоров подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке.
Оплата организацией стоимости телефонного аппарата и услуг мобильной связи за работника
Если из средств организации оплачивается телефонный аппарат и (или) услуги мобильной связи за работника, то указанные расходы не могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
В бухгалтерском же учете соответствующие расходы отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счетов учета денежных средств (кредит счета 51) или расчетов (кредит счетов 71, 73).
С произведенных работодателем в пользу работника расходов организация должна исчислить в установленном порядке суммы налога на доходы физических лиц, а также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.
Вместе с этим, за счет средств работодателя могут, например, приобретаться sim-карты, которые устанавливаются на мобильные телефоны работников и используются ими в служебных целях. В таких случаях исходя из письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350 произведенные расходы могут признаваться в целях налогообложения прибыли при соблюдении общих условий. В частности, в организации должен быть издан перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью, должен быть заключен договор с оператором на оказание услуг связи, и организация должна располагать детализированными счетами оператора связи по указанным картам.
Соответственно, телефонные переговоры работников с указанных sim-карт должны быть сопряжены с производственной и иной уставной деятельностью организации.
Особенности осуществления расходов на мобильную связь бюджетниками
Государственные и муниципальные учреждения расходы на приобретение аппаратов мобильной связи, а также на оплату переговоров и иных сопутствующих затрат производят при условии наличия у них на то соответствующих лимитов. Применительно к казенным учреждениям и органам власти в данном случае речь идет о бюджетных средствах, а в отношении бюджетных и автономных учреждений – средствах, предусмотренных планом финансово-хозяйственной деятельности.
Стоимость приобретаемого аппарата должны быть предусмотрена по подст. 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ, а оплата сотовой связи – по подст. 221 «Услуги связи» КОСГУ.
Отнесение телефонных аппаратов сотовой связи к объектам основных средств обусловлено положениями Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н. При этом в отличие от коммерческой сферы, в бюджетном учете «мобильники» могут быть отражены исключительно в составе объектов основных средств. Другое дело, что если их стоимость составляет до 3000 руб. за единицу, то они единовременно при вводе в эксплуатацию списываются с учета, а если стоимость составляет от 3000 руб. до 40 000 руб. за единицу включительно, по ним амортизация должна начисляться единовременно (в размере 100% балансовой стоимости) при выдаче в эксплуатацию.
Согласно сложившейся в бюджетной сфере практике приобретение аппаратов сотовой связи должно быть обоснованно. В качестве обоснований могут приниматься решения вышестоящих распорядителей (главных распорядителей); включение данного имущества в табели к штатам (документы, предусматривающие, каким имуществом должно быть обеспечено учреждение); положения нормативных актов о необходимости обеспечения соответствующих должностных лиц аппаратами сотовой связи и др.
Как при приобретении аппарата (аппаратов) сотовой связи, так и при заключении договора услуги связи, участники бюджетного процесса должны учитывать положения Федеральных законов от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
В свою очередь, при оплате услуг связи за наличный расчет необходимо учитывать установленный ЦБ РФ (см. указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У) предельный размер расчетов наличными деньгами. В настоящее время данный лимит составляет 100 000 руб.
При осуществлении расходов на оплату услуг мобильной связи учреждения должны учитывать вышерассмотренные положения, касающиеся подтверждения экономической целесообразности производимых затрат. В частности, руководителем должен быть издан приказ, определяющий перечень должностей сотрудников, имеющих право использовать мобильную связь в рамках своих обязанностей. Для подтверждения «производственного» или «служебного» характера расходов необходимость использования сотового телефона в служебных целях должна быть закреплена в должностной инструкции работника. Дополнительно приказом может быть определен лимит расходов, в пределах которого сотрудники вправе осуществлять переговоры за счет средств учреждения. Плюс к этому учреждение должно располагать детализированными счетами операторов услуг связи.
В случае приобретения учреждением карт экспресс-оплаты услуг сотовой связи, в бюджетном учете должны оформляться следующие записи в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету:
Дебет счета Х20621ХХХ «Расчеты по авансам на услуги связи»;
Кредит счетов 130405221 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи», Х20111ХХХ «Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства», Х20121ХХХ «Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации» – предварительная оплата карт экспресс-оплаты услуг связи;
Дебет счета Х20821ХХХ «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
Кредит счета Х20134ХХХ «Денежные средства в кассе учреждения» – выдача подотчетному лицу наличных денежных средств для приобретения карт экспресс-оплаты услуг связи;
Дебет счета Х20135ХХХ «Денежные документы в кассе учреждения»;
Кредит счетов Х302 21ХХХ «Расчеты по услугам связи», Х20821ХХХ «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи» – принятие к учету карт экспресс-оплаты;
Дебет счета Х302 21ХХХ «Расчеты по услугам связи»;
Кредит счета Х20621ХХХ «Расчеты по авансам на услуги связи» – списание на расчеты с поставщиком предварительной оплаты карт экспресс-оплаты связи;
Дебет счета Х208 21ХХХ «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
Кредит счета Х20135ХХХ «Денежные документы в кассе учреждения» – выдача карт экспресс-оплаты услуг сотовой связи подотчетным лицам (работникам) по фактической стоимости;
Дебет счета Х40121221 «Расходы на услуги связи», Х109ХХ221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»;
Кредит счета Х208 21ХХХ «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи» – признание расходов по оплате услуг сотовой связи на основании авансового отчета подотчетных лиц и (или) счета за услуги связи.
В случае когда услуги связи используются одновременно в основной и приносящей доход деятельности учреждения, необходимо организовать раздельный учет потребляемых услуг в разрезе каждого из указанных видов деятельности.
Порядок возмещения расходов на услуги связи работником бюджетного учреждения и отражения этих операций в бухгалтерском учете разъяснен в письме Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354.
Возмещение работником расходов учреждения по услугам связи является собственным доходом учреждения и подлежит отражению по дебету счета 220531560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг» и кредиту счета 240110130 «Доходы от оказания платных услуг».
Удержания из начисленной суммы оплаты труда работника, причинившего ущерб имуществу бюджетного учреждения, суммы в погашение задолженности по возмещению ущерба на основании заявления работника, иного документа, предусмотренного договором (в соответствии с нормами трудового законодательства), согласно расчетной ведомости (ф. 0301010), расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), справке (ф. 0504833) подлежат отражению следующими бухгалтерскими записями:
Дебет счета 030211830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»;
Кредит счета 030403730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Дебет счета 230403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Кредит счета 220531660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг».
В случае удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете следует отразить бухгалтерские записи:
Дебет счета 430406830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»;
Кредит счета 430406730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»;
Дебет счета 220531660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»;
Кредит счета 230406730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами».
Полученные (причитающиеся к получению) от работника суммы казенные учреждения относят на восстановление кассовых расходов, понесенных в текущем году, или же отражают их как доходы бюджета (в том числе через администрирование доходов).