Оформление командировочных расходов

С. В. Галкин

С 2015 г. командировочные расходы работников оформляются по новым правилам, что обусловлено отменой командировочного удостоверения и некоторых других первичных учетных документов.

Соответствующие решения приняты и оформлены следующими нормативными актами:
1) в отношении федеральных государственных служащих – Указом Президента Российской Федерации от 12 декабря 2014 г. № 765 «О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813»;
2) в отношении иных сотрудников организаций – постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Указанным постановлением внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту – Положение о направлении в командировки), которое ранее утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749.

Согласно п. 26 указанного Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

При оплате командировочных расходов с использованием платежной карты необходимо, чтобы к авансовому отчету были приложены слипы, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции. Это следует из п. 3.1 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Не каждая поездка является командировкой
Согласно ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В любом случае не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такое правило закреплено в ст. 166 ТК РФ, а также в п. 3 Положения о командировках.

Таким образом, если трудовыми функциями работника предусматривается необходимость выполнения своих обязанностей в пути или в постоянных разъездах, это не может считаться служебной командировкой и соответственно оформлять командировочное удостоверение и издавать приказ о командировке нет необходимости.

Например, работа проводником пассажирского поезда предусматривает постоянные разъезды. Однако это неразрывно связано с исполняемыми трудовыми обязанностями, в связи с чем каждая поездка в качестве проводника вагона не может считаться служебной командировкой. Наряду с этим, проводнику может быть поручено разовое служебное поручение (повышение квалификации и т. п.).

Выполнение обязанности проводника при этом не предусматривается, а потому поездка в другой населенный пункт будет считаться служебной командировкой.

Водитель автомобиля может выполнять трудовые обязанности, осуществляя постоянные поездки в близлежащие населенные пункты и местности. Это также не может считаться служебными командировками. Однако если каждый день он возвращается к месту работы (в гараж), а однажды будет направлен в поездку в удаленный населенный пункт (поездка займет свыше суток), то это уже можно рассматривать как служебную командировку.

Если в обязанности работника входит осуществление постоянных междугородных и международных поездок (водитель автобуса, водитель грузового автомобиля и т. п.), то такие поездки не могут считаться служебными командировками. Но если направить это лицо, например, для получения нового транспортного средства, этот случай можно считать как командировку, так как выполнение именно таких обязанностей вряд ли предусматривается должностной инструкцией работника.

Из изложенного можно сделать вывод, что в каждом случае необходимо исходить из должностных (служебных, функциональных) обязанностей работника, оговоренных в заключенном с ним трудовом договоре, должностной инструкции, служебном регламенте или в другом документе.

Еще один пример. Сопровождающий грузы экспедитор также выполняет свои обязанности в пути, в связи с чем поездки, связанные с выполнением именно обязанностей экспедитора, не могут рассматриваться в качестве служебных командировок. Однако если экспедитора направить для заключения контракта, это будет выполнением отдельного служебного поручения работодателя, а не выполнением обязанностей по должности, а потому это – служебная командировка.

Заметим, что порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, определен ст. 168.1 ТК РФ. При этом данный порядок отличается от принятого при возмещении командировочных расходов.

Для того, чтобы поездка была признана командировкой, необходимо, чтобы служебное поручение работодателя выполнялось вне места постоянной работы командированного сотрудника. Для этих целей под местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в котором обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения о командировках).

Как следствие, если работник проживает вне места расположения своей организации и (или) обособленного структурного подразделения организации, в котором он занят, и направлен в населенный пункт, в котором прописан (зарегистрирован), это считается служебной командировкой. И соответственно, необходимо оформлять командировочное удостоверение и (или) приказ о направлении в командировку.

Словосочетание «вне места» означает другой населенный пункт согласно принятому в Российской Федерации административно-территориальному делению.

Место назначения, согласно которому и должен устанавливаться факт выполнения поручения вне места нахождения организации, указывается в соответствующих реквизитах командировочного удостоверения и (или) приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Место командировки может оговариваться как населенный пункт (местность), а может и как другая организация и (или) ее обособленное структурное подразделение. Соответственно, и в указанных выше документах могут указываться не населенные пункты, а юридические лица, в которые командируется работник.

Во втором случае в скобках рекомендуется указывать населенный пункт, в котором находится другая организация (ее обособленное структурное подразделение). Это позволит снять определенные вопросы относительно того, считается ли поездка командировкой.

Тот факт, что работник проживает в том месте, в которое он командируется, значения не имеет. Данное обстоятельство учитывается только при решении вопроса о выплате суточных. Согласно п. 11 Положения о командировках суточные не должны выплачиваться при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Согласно Положению о командировках командировкой однозначно считается также поездка работника по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение (представительство, филиал) этой же (командирующей) организации, находящееся вне места постоянной работы. На это отдельно указано в п. 3 Положения о командировках.

Кто может быть направлен в командировку
Как следует из п. 2 Положения о командировках, в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Не могут быть направлены в командировку лица, с которыми организация заключила договоры гражданско-правового характера. Если данным лицам необходимо в рамках реализации заключенных организацией договоров выполнить отдельные работы не по месту нахождения заказчика, соответствующие расходы они должны произвести из собственных средств. Организация-заказчик со своей стороны вправе предусмотреть компенсацию таких расходов, но не как возмещение командировочных расходов.

Исходя из положений ст. 11 ТК РФ не могут быть направлены в командировку также члены совета директоров (наблюдательного совета) организации, не состоящие в штате организации.

Не считается трудовым также ученический договор, заключенный работодателем с лицом, ищущим работу (так называемый ученический договор на профессиональное обучение). Соответственно, не могут быть направлены в командировку и лица, с которыми заключен данный вид договора.

Из правила, оговоренного в п. 2 Положения о командировках, имеются редкие исключения. Отдельные категории работников также не могут быть направлены в командировку исходя из необходимости предоставления им дополнительных социальных гарантий, а отдельные лица могут быть командированы только с их согласия.

Не могут быть направлены в командировку:
– беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
– работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников соответствующих учреждений и спортсменов) (ст. 268 и 348.8 ТК РФ).

В следующих случаях соответствующие категории могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия:
– женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (ст. 259 ТК РФ);
– матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет (ст. 259 ТК РФ);
– работники, имеющие детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
– работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Лица, с которыми заключен на условиях дополнительного к трудовому (часть вторая ст. 198 ТК РФ) ученический договор, могут быть в период ученичества направлены только в те командировки, которые связаны с ученичеством. На это указано в ст. 203 ТК РФ.

Работники из числа совместителей направляются в командировку на общих основаниях. Они вправе отказаться от командировки только в вышеприведенных случаях. Во всех остальных случаях работник сам должен решить вопрос с работодателем по второму месту работы относительно выполнения на период командировки своих трудовых обязанностей. Как возможный вариант, по другому месту работы совместитель может оформить отпуск (основной оплачиваемый, дополнительный оплачиваемый, без сохранения заработной платы и т. п.). Тот факт, что работник имеет заключенный еще по одному месту трудовой договор, не может являться основанием для отказа от направления в командировку по данному месту работы.

Внутреннему совместителю все преду смотренные гарантии (в частности, сохранение среднего заработка) предоставляются как по основной должности, так и по совместительству. При этом сам работодатель должен взвесить, следует ли направлять в командировку сотрудника, которому придется средний заработок выплачивать по двум должностям. Как вариант, по одной из занимаемых должностей работник может оформить на время командировки отпуск без сохранения
заработной платы.

Внешнему совместителю средний заработок сохраняется только у того работодателя, который направил его в командировку (п. 9 Положения о командировках).

Опять же присутствовать на рабочем месте у другого работодателя или нет, работник должен решить сам, если только в этом не будет заинтересован и сам работодатель, направивший это лицо в командировку.

Допускается случай, когда оба работодателя оговорят направление одного и того же лица в командировку. В этом случае средний заработок за работником сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке могут быть распределены командирующими работодателями по соглашению между собой (в том числе в любой пропорции). В рассматриваемой ситуации командировочное удостоверение, приказ о направлении в командировку, а также служебное задание придется оформлять по обоим местам работы.

Срок командировки
Согласно п. 4 Положения о командировках срок командировки определяется работодателем. При этом каких-либо ограничений продолжительности командировки указанный документ не определяет.

При определении срока нахождения в командировке работодатель вправе исходить из объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Установленный в каждом конкретном случае срок командировки закрепляется в командировочном удостоверении и приказе о направлении в командировку.

При этом в командировочном удостоверении продолжительность командировки указывается не считая времени нахождения в пути, а в приказе (распоряжении) о направлении в командировку – с учетом дней нахождения в пути.

В любом случае работодатель или уполномоченное им лицо вправе продлить первоначально определенный срок выполнения служебного поручения. При этом продление рекомендуется оформлять отдельным письменным приказом с указанием соответствующих причин для этого. Также после прибытия работника из командировки на командировочном удостоверении (как правило, на свободном месте в верхней части лицевой стороны) рекомендуется оформить запись о продлении со ссылкой на изданный приказ. Запись при этом может иметь следующий примерный вид:

 «Срок служебной командировки продлен на «___» календарных дней, с «__» _____ 20___ г. по «___» ______ 20___ г. включительно. Основание: приказ руководителя организации № ___ от «__» _____ 20__ г. ».

Наряду с изложенным, отдельными нормативными правовыми актами может предусматриваться ограничение продолжительности служебной командировки.

В таких случаях организация должна учитывать установленные ограничения.

В частности, срок служебной командировки при направлении гражданского служащего в вышестоящие в порядке подчиненности государственные органы не может превышать 5 дней не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях, но не более чем на 5 дней.

Соответствующие нормы содержатся в п. 5 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813.

Налоги в случае отсутствия документов, обосновывающих произведенные подотчетным лицом расходы
Для подтверждения произведенных за счет подотчетных сумм расходов работники организации должны представить в бухгалтерию организации в качестве приложений к авансовому отчету документы, подтверждающие произведенные расходы.

В случае отсутствия указанных документов, полученные под отчет суммы могут рассматриваться проверяющими в качестве дохода подотчетных лиц с включением их в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и (или) страховым взносам.

Вместе с тем такие требования проверяющих не всегда представляются обоснованными. Прежде всего речь о каких-либо доходах не идет в случае подтверждения произведенных расходов другим способом. Например, при наличии приобретенных материальных ценностей, командировочного удостоверения плюс сведений контрагентов о пребывании работника в командировке и ее практических результатов.

Как, например, указано в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 11 апреля 2006 г. № А55-13472/2005-30, факт непредставления первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, не свидетельствует о получении дохода в виде указанных средств физическим лицом и не изменяет основания выдачи денежных средств физическому лицу.

Таким образом, о налогообложении не подтвержденных документально расходов подотчетного лица можно говорить только в том случае, если они не могут быть подтверждены иным образом, а соответствующие суммы отнесены (списаны) за счет средств организации (то есть задолженности подотчетного лица не имеется).

Налоги и взносы с не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм
Зачастую налоговые органы интерпретируют не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы как заемные средства, с которых в установленном гл. 23 НК РФ порядке организации обязаны исчислять материальную выгоду и налог на доходы с физических лиц.

Как правило, требования об исчислении налога предъявляются налоговыми органами в случае выявления длительного нахождения средств организации у подотчетных лиц без принятия администрацией каких-либо мер к их возврату и (или) возмещению. Такие ситуации могут иметь место, в частности, при выдаче подотчетных сумм без указания сроков, в течение которых работник должен отчитаться об их использовании и (или) возвратить остаток неиспользованных сумм.

Если при выдаче подотчетных сумм и (или) в приказе по организации соответствующие сроки определены, то при их нарушении администрация должна принять меры к истребованию средств от подотчетных лиц. В месячный срок администрация вправе на основании ст. 137 ТК РФ издать письменный приказ (распоряжение) о возврате неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса.

В любом случае отнесение невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм к заемным средствам, по мнению автора, не обоснованно. Объяснить это сотрудникам налоговых органов можно следующим образом. Во-первых, характер заемных средств определяется положениями гражданского законодательства, а именно наличием между сторонами договора займа. Во-вторых, право организации выдавать наличные денежные средства под отчет закреплено действующим законодательством, и они никоим образом не ограничены исходя из предположений о возможности того, что подотчетные суммы могут не возвращаться в течение определенного периода времени или могут быть не возвращены вовсе. В-третьих, организация вправе самостоятельно решать вопрос о принятии мер к возмещению невозвращенных подотчетных сумм – оформлять приказ об удержании сумм из заработной платы или нет, подавать иск в суд или нет. В итоге речь о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм может идти только в том случае, если они списываются за счет средств организации и соответственно представляют собой ни что иное, как доход сотрудника. До этого соответствующие суммы – дебиторская задолженность организации.

Например, как указано в постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 8 января 2004 г. № А54-2875/03-С21, полученные под отчет на хозяйственные расходы и производственные нужды денежные средства не могут являться доходом соответствующего лица до тех пор, пока существует возможность обратного получения денежных средств организацией.

Если организация согласится с требованиями налоговых органов об исчислении с невозвращенных с подотчетных сумм налога на доходы физических лиц, расчеты необходимо осуществлять по повышенной ставке 35%. При этом материальная выгода будет исчисляться за все время нахождения денежных средств у физического лица, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

В последние годы уполномоченные органы власти указывают на необходимость обложения невозвращенных подотчетных сумм НДФЛ и страховыми взносами.

В частности, как отмечено в письме Минфина России от 1 февраля 2018 г. № 03-0406/5808, в случае непредоставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется по правилам п. 26 Положения о командировках, невозвращенные суммы подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Как представляется, такая трактовка не верна на основании того, что суммы невозвращенной задолженности до сих пор не отнесены к объекту обложения обязательными налогами и взносами. Только по факту прощения (списания) невозвращенной задолженности можно вести речь о доходах соответствующего лица.

Удержание денежных средств по распоряжению руководителя при условии, что сам работник с этим согласен
В соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или в других случаях, по распоряжению администрации возможны при соблюдении следующих условий:
1) не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, издан письменный приказ (распоряжение) о производстве удержаний;
2) работник согласен с изданным приказом и не оспаривает основания и размеры удержания;
3) удержания производятся в размере не более 20% начисленной суммы заработной платы за вычетом налога на доходы физических лиц.

Как следует из письма Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0, администрации организации следует получить письменное согласие работника на удержание невозвращенных подотчетных сумм из его заработной платы. Можно предположить, что для этого достаточно подписи сотрудника под доведенным до его сведения приказом руководства.

Унифицированной формы приказа на удержание сумм из заработной платы не утверждено. Для этого используется стандартная форма приказа (распоряжения), оформленного в соответствии с нормами кадрового делопроизводства и соответствующими стандартами.

Если работник не согласен с приказом об удержании подотчетных сумм и (или) отказывается от оформления письменного согласия на производство удержания (в том числе от подписи под приказом), удержание производить не рекомендуется.

Придется обращаться в суд и оформлять необходимые исполнительные документы.

Удержания рассчитываются от начисленной работнику заработной платы, но за вычетом исчисленных к удержанию сумм налога на доходы физических лиц.

На это указано в п. 1 ст. 99 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

Пример 1
Предположим, что работник организации 12 мая 2018 г. не возвратил в установленный срок выданные под отчет на оплату расходов по служебной командировке наличные денежные средства в размере 14 000 руб.

7 июня 2018 г. администрацией организации издан приказ об удержании невозвращенных подотчетных сумм в размере 14 000 руб. из заработной платы работника.

Приказ доведен работнику под расписку. С приказом работник согласен, на что указывает его личная подпись под словами «С основанием и размером удержания согласен».

За июнь работнику начислено заработной платы в размере 18 700 руб., с которых налог на доходы физических лиц составил 2431 руб.

Сумма удержания в погашение невозвращенных подотчетных сумм с заработной платы за июнь составит 3253 руб. 80 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 20%).

Всего к выплате на руки за июнь работнику причитается сумма, равная 13 015 руб. 20 коп. (18 700 руб. – 2431 руб. – 3253 руб. 80 коп.).

К удержанию в последующих месяцах подлежат невозвращенные подотчетные суммы в размере 10 746 руб. 20 коп. (14 000 руб. – 3253 руб. 80 коп.).

Если удержания невозвращенных подотчетных сумм сопряжены с прочими удержаниями, законодательно установленные ограничения применяются с учетом всех удержаний. В частности, при производстве двух удержаний по инициативе администрации (счетная ошибка + невозвращенные подотчетные суммы), суммарный размер удержания не может превысить 20% заработной платы за минусом налога на доходы. Решать, какое удержание произвести в первую очередь, – администрация вправе сама.

В случае когда удержания по распоряжению администрации производятся одновременно с удержаниями по исполнительным документам, за работником должно быть сохранено 50% заработной платы за минусом налога. Данная норма закреплена в ст. 138 ТК РФ и п. 2 ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ. В первую очередь в пределах до 50% заработка производятся удержания по исполнительным документам до исполнения в полном объеме содержащихся в них требований.

Только при том условии, что указанные 50% еще не удержаны, можно произвести удержания по инициативе администрации, соблюдя при этом и вышерассмотренные ограничения в 20%.

Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что работник уплачивает также алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка в размере 1/4 своих доходов.

Удержания за июнь составят:
– алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка – 4067 руб. 25 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 1/4);
– удержания невозвращенных подотчетных сумм – 3253 руб. 80 коп. ((18 700 руб. –2431 руб.) × 20%).

Всего с заработной платы за июнь должно быть удержано 7321 руб. 05 коп., что не превышает 50% заработной платы ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 50% = 8134 руб.50 коп.).

Пример 3
Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что в июне в организацию поступил исполнительный лист об удержании из заработной платы работника за ущерб, причиненный имуществу третьего лица. Удержания должны составить5200 руб.

Удержания за июнь составят:
– удержания по исполнительному документу – 5200 руб. (в пределах до 50% заработной платы, то есть в пределах до 8134 руб. 50 коп.);
– удержания невозвращенных подотчетных сумм – 2934 руб. 50 коп. (до 20% заработной платы, то есть до 3253 руб. 80 коп., но вместе с удержаниями по исполнительному документу в пределах до 50% заработной платы, то есть до 2934 руб. 50 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 50% – 5200 руб.).

Всего с заработной платы за июнь должно быть удержано 8134 руб. 50 коп., что составляет 50% заработной платы работника.

В следующих случаях общий размер удержаний из заработной платы может составить до 70% заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ, п. 2 ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ):
– при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;
– при возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица;
– при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца;
– при возмещении ущерба, причиненного преступлением.

В таких случаях удержания по инициативе администрации могут производиться до 20% заработной платы, но только в пределах общего уровня удержаний 70%.

Пример 4
Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник уплачивает алименты на содержание двоих несовершеннолетних детей в размере 1/3 дохода.

Удержания за июнь составят:
– алименты на содержание несовершеннолетних детей – 5423 руб. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 1/3);
– удержания невозвращенных подотчетных сумм – 3253 руб. 80 коп. (в пределах до 20% заработной платы, то есть до 3253 руб. 80 коп., а вместе с удержаниями алиментов – до 70% заработной платы, то есть до 5965 руб. 30 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 70% – 5423 руб.)

Всего с заработной платы за июнь должно быть удержано 8676 руб. 80 коп. (5423 руб. + 3253 руб. 80 коп.), что не превышает 70% заработной платы, составляющих 11 388 руб. 30 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 70%).

Для возмещения денежных средств обращаемся в суд
В случае когда удержания по оформленному приказу не могут быть произведены (истек месячный срок для оформления, работник не согласен с основанием или размером удержаний и т. п.), а работник отказывается возместить невозвращенные средства, остается одна возможность – идти в суд и оформлять исполнительный документ. После получения такого документа удержания из заработной платы могут производиться до 50% заработной платы работника, но вместе с удержаниями по прочим исполнительным документам.

Пример 5
Предположим, что в феврале 2018 г. работник организации не возвратил полученные под отчет наличные денежные средства в размере 14 000 руб. С удержаниями из заработной платы работник не согласился, в связи с чем администрации пришлось обращаться в суд.

В июне 2018 г. организация получила исполнительный лист на удержание с работника невозвращенных подотчетных сумм и расходов по иску, всего на сумму 15 600 руб.

За июнь работнику начислено заработной платы в размере 18 700 руб., с которых удержан налог на доходы в размере 2431 руб.

Сумма удержания в погашение невозвращенных подотчетных сумм с заработной платы за июнь 2014 г. составит 8134 руб. 50 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 50%).

Остаток для удержаний в последующие месяцы – 5865 руб. 50 коп. (14 000 руб. –8134 руб. 50 коп.).

Пример 6
Воспользуемся условиями примера 5 и предположим, что организация в мае 2018 г. получила исполнительный лист на удержания сумм в пользу сторонней организации за ущерб, причиненный его имуществу. Сумма удержания по данному документу составляет 5700 руб. По данному документу удержания не производились.

Очередность удержаний по имеющимся исполнительным документам организация должна определять, отдавая приоритет удержаниям алиментов. В связи с этим сначала из заработной платы работника должны быть погашены суммы его задолженности перед сторонним лицом, и только после этого – задолженность по невозвращенным подотчетным суммам.

Удержания за июнь составят:
– удержания по исполнительному документу в пользу стороннего лица за причиненный вред имуществу – 5700 руб. (в размере суммы удержания по исполнительному документу (5700 руб.), но не свыше 50% заработной платы, что составит 8134 руб. 50 коп. (18 700 руб. – 2431 руб.) × 50%);
– удержания по исполнительному документу для возмещения невозвращенных подотчетных сумм – 2434 руб. 50 коп. (в пределах до 50% заработной платы (8134 руб. 50 коп.), но вместе с удержаниями по первому исполнительному листу не более чем 50% заработной платы, что составит 2434 руб. 50 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 50% – 5700 руб.)).

Всего удержания за месяц составят 8134 руб. 50 коп. (5700 руб. + 2434 руб. 50 коп.), что не превышает 50% заработной платы. Остаток для удержаний в возмещение невозвращенных подотчетных сумм в последующие месяцы – 11 565 руб. 50 коп. (14 000 руб. – 2434 руб. 50 коп.).

По вышерассмотренным четырем основаниям общий размер удержаний по всем исполнительным документам может составить до 70% заработной платы.

Пример 7
Воспользуемся условиями примера 5 и предположим, что с заработной платы работника удерживаются алименты на содержание троих несовершеннолетних детей в размере 1/2 дохода.

Удержания за июнь составят:
– алименты – 8134 руб. 50 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 1/2);
– удержания по исполнительному документу для возмещения невозвращенных подотчетных сумм – 3253 руб. 80 коп. (в пределах до 50% заработной платы (8134 руб. 50 коп.), но вместе с удержаниями алиментов не более чем 70% заработной платы, что составит 3253 руб. 80 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 70% – 8134 руб. 50 коп.)).

Всего удержания за месяц составят 11 388 руб. 30 коп. (8134 руб. 50 коп. + 3253 руб. 80 коп.), что не превышает 70% заработной платы. Остаток для удержаний в возмещение невозвращенных подотчетных сумм в последующие месяцы – 10 746 руб. 20 коп. (14 000 руб. – 3253 руб. 80 коп.).

Удержание денежных средств по соглашению между работником и администрацией
Об удержании невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы можно договориться с самим работником. Тем более, что именно он виновен в том, что полученные под отчет наличные денежные средства не были возвращены.

Договориться можно как об издании приказа о производстве удержаний, так и посредством оформления письменного согласия работника на производство удержаний по соглашению между ним и администрацией. В последнем случае удержания могут производиться и без соблюдения ограничения в 20% заработной платы, потому что данное удержание производится не по инициативе администрации организации, а по соглашению между работником и администрацией.

Впрочем, работник может возместить необходимую сумму и добровольно, внеся необходимые денежные средства в кассу организации. Однако в месячный срок по истечении даты, установленной для возврата подотчетных сумм, работодателю необходимо либо издать приказ о производстве удержаний, либо получить письменное согласие работника на удержания, либо подготовить документы для обращения в суд.