Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №9 год - 2013
Подписчик «КП»
А. Ильина,
г. Петрозаводск
Иванова вышла замуж в 1975 году. В трудовой книжке девичья фамилия была зачеркнута, а сверху написана новая — Петрова. Но запись, на основании чего изменена фамилия, подпись работника кадровой службы и печать предприятия, на котором Петрова работала в тот период, на форзаце трудовой книжки отсутствуют.
На протяжении последующей почти 40-летней трудовой деятельности ни сама Петрова, ни работники кадровых служб не обращали на это внимание.
Предприятие, на котором была допущена ошибка при заполнении трудовой книжки, ликвидировано, преемников нет, архив не сохранился, то есть нет никакой возможности восстановить записи с их помощью.
Кто в этом случае и на основании каких нормативных Актов или документов должен внести запись в трудовую книжку, подтверждающую замену фамилии Ивановой на Петрову, и заверить ее (учитывая, что прошло 38 лет)?
Консультант «КП»
Д.Ф. Рысина
Согласно пункту 26 Правил ведения трудовых книжек изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы. Формулировка указанного пункта подразумевает, что изменения в статусе работника должны фиксироваться в той организации, в которой на момент изменений работал работник. Однако же без такого уточнения пункт 26 Правил может быть применен организацией как «работодателем по последнему месту работы».
Основанием для изменения записи о фамилии является свидетельство о браке. Именно его реквизиты должны в соответствии с пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек должны указываться на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяться подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Прежде чем исправлять промахи, допущенные 38 лет назад, кадровой службе по последнему месту работы необходимо удостовериться, что иного объяснения отсутствию на внутренней стороне обложки соответствующих данных кроме забывчивости и халатности сотрудников кадровой службы нет. Для этого следует еще раз проанализировать сведения, содержащиеся в паспорте работницы (имя, отчество, дату рождения, факт заключения брака — дату заключения, фамилию супруга, орган регистрации согласно штампу).
Чтобы уменьшить возможную негативную реакцию сотрудников пенсионных органов на столь позднее устранение недостатков, работнице можно выдать соответствующую справку, в которой будет поясняться, что ссылка на свидетельство о браке была сделана в трудовой книжке по последнему месту работы на основании заявления работницы (желательно, чтобы работница в своем заявлении объяснила причину обращения к последнему работодателю с указанной просьбой со ссылкой на факт ликвидации организации, допустившей ошибку в оформлении) и в соответствии с пунктом 26 Правил ведения трудовых книжек после проверки действительности
факта изменения фамилии работницы в связи со вступлением в брак.
