Автоматическая система управления финансами



Опубликовано в журнале "Финансовый менеджмент" №4 год - 2013


Путилов Б.Н.,
предприниматель

Аннотация
Автоматическая система управления финансами (АСУФ) – это программа автоматического учета финансов с расчетным модулем финансового учета Автопилот и управления финансами с помощью приложений – набора опций того же расчетного модуля.


Назначение автоматической системы управления финансами
Автоматическая система управления финансами (АСУФ) – это программа автоматического учета финансов с расчетным модулем финансового учета Автопилот и управления финансами с помощью приложений – набора опций того же расчетного модуля.


В АСУФ нет счетов и нет проводок. АСУФ – автомат учета. На входе учетного автомата – данные выручки, расхода оборотных средств и накладных расходов по итогам рабочего дня. На выходе – сводный аналитический отчет о движении оборотных средств и накладных расходов, о  начислении заработной платы и дивидендов, с бухгалтерской и налоговой отчетностью.


Назначение АСУФ – автоматический учет движения средств внутри предприятия и формирование отчетности, предоставление пользователю ежедневных отчетов с финансовой аналитикой о движении средств и приложений для автоматического или ручного оперативного управления финансами, обеспечение ввода учетных данных и чтение отчетов профессионально неподготовленным пользователем, повышение производительности труда за счет сокращения операторов учетного процесса


Учетный процесс в АСУФ
Как работает АСУФ? Расчетный модуль АСУФ распределяет выручку на оперативные средства предприятия и средства субъектов предприятия (доход персонала и учредителей) в соответствии с плановыми значениями выручки, рентабельности и накладных расходов – паспортными данными предприятия, его финансовым планом.


В регистрах учета расчетный модуль сопоставляет плановые паспортные данные с аналогичными данными по итогам дня и в совокупности с их интегральными значениями формирует сводный аналитический финансовый отчет.


Этот сводный отчет по запросу пользователя форматируется приложениями, которые включаются в регистрах учета. В настоящее время это происходит в ручном режиме, поэтому автоматизация этого процесса в зависимости от учетных задач и финансовой ситуации с помощью командного приложения (главбуха) – приоритетная задача построения АСУФ с финансовым интеллектом.


Определения, необходимые для описания АСУФ
Расчетный модуль АСУФ – финансовый учет Автопилот – программа распределения выручки на потребные для простого воспроизводства оперативные средства и доход субъектов предприятия в соответствии с паспортом предприятия.


Выручка предприятия – средства от его основной деятельности.


Потребные оперативные средства – средства предприятия – расчетная часть выручки, направляемая на формирование потребных оборотных средств и потребных средств для накладных расходов.


Потребные оборотные средства – средства предприятия – расчетная часть выручки, направляемая на создание запасов и получение услуг для основной деятельности предприятия.


Потребные накладные расходы – средства предприятия – расчетная часть выручки, направляемая на содержание производственно-хозяйственного комплекса предприятия, социальные нужды персонала и фискальные затраты.


Заработная плата персонала – средства персонала – часть дохода, рассчитанная от запланированного фонда заработной платы в зависимости от выручки и оклада и выданная персоналу.


Дивиденды учредителей – средства учредителей – часть дохода, начисленная на обыкновенные и привилегированные вклады и выданная учредителям.


Торговая надбавка – планируемый коэффициент удорожания потребных оборотных средств для ценообразования продукции, значение паспорта предприятия.


Рентабельность предприятия – отношение выручки к сумме расхода оборотных средств, накладных расходов и заработной платы персонала.


Паспорт предприятия – перечень наименования и регистрационного номера предприятия, названия основной деятельности, адресных, налоговых, статистических, банковских реквизитов, значений основных и оборотных средств, плановых значений выручки, рентабельности, месячных накладных расходов, фонда заработной платы и годовых дивидендов на привилегированные вклады.


Расчетный модуль АСУФ
В соответствии с принципом распределения выручки С на потребные оперативные средства A и доход D по итогам рабочего дня составляем уравнение


C = A + D = O + N + Z + U,


где О – потребные оборотные средства;
N – потребные накладные расходы;
Z – заработная плата персонала;
U – дивиденды учредителей.


Решением уравнения является искомая любого учета – доход по итогам рабочего дня:



где n – скидка на реализацию в процентах;
Cn – выручка, полученная с n-й скидкой;
k – плановая (паспортная) торговая надбавка;
Np – плановое (паспортное) значение потребных накладных расходов;
Сp – плановое (паспортное) значение выручки.


Доход предприятия Di с расширенным воспроизводством за счет средств капитализации, направляемых расчетным модулем в регистр оборотных средств, можно представить в виде



где i – ставка (процент) капитализации дивидендов по обыкновенным вкладам.


Остаток оперативных средств в кассе В по итогам рабочего дня определится как сумма:


B = M + V = O G + N L,


где M – остаток от потребных оборотных средств;
V – остаток средств от потребных накладных расходов;
G – расход оборотных средств для пополнения запасов;
L – накладные расходы.


Такое движение оборотных средств возвращает их в капитал предприятия W:


W = T + P P1 + O,


где T – паспортное значение основных средств;
P – паспортное значение оборотных средств;
P1 – расход оборотных средств для производства реализованной по итогам дня продукции.


Рентабельность предприятия S может быть найдена как



Инвестору важен срок F, за который окупятся и принесут доход его инвестиции:


F = (W / U) × K,


где K – количество дней за отчетный период.


Движение средств в учете с таким расчетным модулем представляется в виде схемы (рис. 1).



Представление АСУФ в электронном виде
Формирование учета начинается с составления паспорта предприятия в регистре паспортизации, который в простейшем виде представлен в виде отчета (табл. 1).



Расчетный модуль АСУФ запускается после ввода данных выручки, расхода оборотных средств и накладных расходов по итогам дня. Отчет о введенных данных по итогам рабочего дня в соответствующие регистры учета может быть представлен таблицей (здесь выключены регистры внереализационных доходов и расходов от неосновной деятельности) (табл. 2).




После ввода учетных данных сводный аналитический финансовый отчет сформируется автоматически (табл. 3).



В этом отчете начало учета 3 января 2013 г., последняя учетная дата – 25 января 2013 г. Значения выручки ниже плановой автоматически выделяются красным жирным шрифтом. План по выручке – 109%, рентабельность – 1,19 вместо плановой 1,2 из-за перерасхода оборотных средств, который допущен в связи с трендом роста выручки.


По той же причине тренда роста выручки с целью расширенного воспроизводства на предприятии включено приложение капитализации средств учредителей в регистре дивидендов по обыкновенным вкладам. Ставка капитализации – 5% от дивидендов на обыкновенные вклады, капитализация включена на период с 3 по 31 марта 2013 г. на условиях беспроцентного займа, средства капитализации будут возращены учредителям при стабилизации продаж.


Приложения – расчетные ведомости по заработной плате, дивидендам, балансы по основной и упрощенной системам налогообложения, отчеты о финансовых результатах, расчет налогов, взносов, налоговой нагрузки – также формируются автоматически. За любой отчетный период можно сформировать промежуточный баланс, указав дату отчета. Для краткости представлено приложение с отчетностью по упрощенной системе налогообложения за отчетный период (табл. 4).




Для восприятия состояния финансов с беглого взгляда служат диаграммы и отчеты, в которых акцентируемые отчетные данные выделяются визуальными репризами.


Диаграммы автоматически могут быть построены для любого регистра и за любой отчетный период, в том числе ежедневный.


Диаграмма ежедневной выручки с трендом роста выручки за рассматриваемый отчетный период имеет вид (рис. 2):



Для предприятия, проработавшего год в плановом режиме, диаграмма предстанет в виде рис. 3.



Особенности и ограничения АСУФ
Расчетный модуль АСУФ применим строго для предприятий с основным видом деятельности. Неосновную деятельность, непрофильные активы желательно выносить, передавать в управление в дочерние предприятия, ИП, частным лицам. Между тем в версии АСУФ-2013 регистры внереализационных доходов и расходов работают.


Заработная плата персонала и дивиденды учредителей не являются средствами предприятия и в конце отчетного периода (в идеале – по итогам рабочего дня) выдаются, в будущем автоматически перечисляются на электронные карточки их получателям.


Для расширенного воспроизводства на предприятии используется приложение капитализации дивидендов, которое включается и выключается в регистре капитализации, подчиненном регистру дивидендов, введением ставки капитализации и даты исполнения. При стабилизации рынка средства капитализации возвращаются учредителям. Возможно включение функции конъюнктуры рынка, аргументами которой служат значения тренда регистра выручки, для управления приложением капитализации дивидендов в автоматическом режиме.


Потребные месячные накладные расходы планируются в соответствии с Налоговым кодексом для четырех зависимых регистров – производственного, хозяйственного, социального и налогового, при этом назначение используемых регистров можно менять. При нехватке или избытке средств для накладных расходов учредители после анализа таких расходов своим распоряжением меняют плановое значение месячных потребных средств для накладных расходов в регистре паспорта предприятия.


В регистр накладных расходов на производственные нужды заносятся затраты на аренду земли, основных средств, на реализацию, хранение, транспортировку продукции, в том числе сторонними организациями, на закуп производственного расходного инструмента, инвентаря, оргтехники, программ, лицензий.


Сюда же относим затраты на амортизацию основных средств, фонд гарантийного обслуживания продукции, ее сертификацию, недостачи, брак, безнадежную дебиторскую задолженность. Затраты на исследования, изобретения, рационализацию, обучение кадров, на рекламу, выставки, приемы, презентации, командировочные тоже следует отнести к накладным расходам на производственные нужды.


В регистр накладных расходов на хозяйственные нужды заносятся затраты на хозяйственно-бытовые цели, электро-водотеплоснабжение, водоотведение, связь, пожарную, сторожевую охрану, ремонт, модернизацию, страхование основных и оборотных средств, собственные страховые фонды, а также аудиторские, юридические, консультационные услуги.


В регистре накладных расходов на социальные нужды суммируются отпускные, больничные, оплата полисов страхования здоровья и жизни персонала, затраты на охрану труда, персональные пенсии, курортно-санаторное лечение, благотворительность, премии, стипендии, кредиты персоналу, санитарную гигиену, благоустройство.


В регистр накладных расходов на фискальные нужды заносятся налоги, акцизы, взносы в социальные и пенсионные фонды.


В составе накладных расходов плановые значения налогов, взносов, акцизов рассчитываются от соответствующей налоговой базы, причем в состав расходов для исчисления налога на прибыль не включается НДС и сам налог на прибыль, но включается доход персонала.


Остатки оборотных средств и средств для накладных расходов по итогам дня в регистре кассы оперативных средств используются совместно в пределах их расчетной суммы, при этом раздельные значения этих средств всегда известны в регистрах остатков оборотных средств и накладных расходов.


Если при составлении паспорта вновь создаваемого предприятия требуется строгий анализ производственного цикла для расчета плановых значений выручки, рентабельности, накладных расходов, фонда заработной платы либо использование базы данных отраслевых паспортов предприятий, то для действующего предприятия за плановые показатели принимаются средние значения этих показателей по году.


Унифицированный ответственный подход формирования отчетных документов в АСУФ заключается в едином стиле формирования, графического представления и контроля.


Дополнительная электронная подпись АСУФ под сформированным для просмотра и печати отчетным документом свидетельствует о том, что документ прошел финансовый контроль и не нарушил баланс предприятия при формировании.


За сотни лет бухгалтерский учет стал наукой, и каждый отдельный учет – штучный продукт и творческий процесс. Этот творческий процесс стал узким местом для миллионов его потребителей. Автомат учета АСУФ, как ширпотреб, доступен и удобен, и как обычный автомат штампует нужные отчеты. Нетрудно предсказать ему сложную судьбу в среде учетного сообщества. Но в сфере интересов предпринимателей, инвесторов, владельцев предприятий, свободных от учетных стереотипов, АСУФ принимается охотно. Небольшой опыт внедрения АСУФ уже имеется. Хотя известно, что комфортно жить тогда, когда есть выбор между творчеством и штампом.


История и перспективы развития АСУФ
Расчетный модуль АСУФ – финансовый учет Автопилот – придуман в 1997 г. и велся с помощью калькулятора на бумажном носителе на четырех оптово-розничных предприятиях простого товарищества в Красноярске. Со временем уже электронная версия финансового учета Автопилот в формате Exсel обдумывалась и обкатывалась на этих предприятиях и естественно трансформировалась в АСУФ.


Сегодня АСУФ – алгоритм паспортизации предприятия, автоматизации его учета, отчетности и полноты информации для оперативного управления финансами, а ее Excel-версия – основа для перевода расчетного модуля и приложений с языка Excel на язык php. В настоящее время на сайте buhuchet-autopilot.ru предпринимается попытка построения сводного аналитического финансового отчета на языке php.


Развивается АСУФ за счет приложений в качестве опций к расчетному модулю. Сегодня в разработке такие приложения, как платежная система в регистрах дохода для выплаты заработной платы и дивидендов по итогам дня, автоматизация оптимальных запасов в регистре оборотных средств, автоматическое погашение кредитов и проведение обязательных платежей, отраслевые наборы плановых значений паспортов предприятий, сценарий автоматического учета в бюджетных организациях.


В перспективе – разработка командного приложения с правами главбуха для управления экономическими прогнозами, дифференциация АСУФ для подразделений и интегрирование объектов дифференциации в единый учет, автоматическое погашение кредитов и проведение обязательных платежей, обеспечение соответствия международным стандартам финансовой отчетности, применение АСУФ в корпорациях и банках, разработка деловых игр и тренажеров по управлению финансами.


Сегодня разработаны и задействованы далеко не все опции АСУФ, и автор приглашает к участию на паритетных началах заинтересованных лиц, которых не пугает объем предстоящей работы построения операционной АСУФ для предприятий любой формы собственности, вида деятельности, отчетности, налогообложения и, может быть, для сопровождения бюджета.


Преимущества пользования АСУФ
Существующие учетные системы требуют от руководителя предприятия организации учетной политики, контрольного сопровождения учета (за счет «двойной руки», ревизий, аудита), затрат на помещения для персонала и сам учетный персонал.


Удобная, проверенная годами 1С бухгалтерия автоматизирует рабочее место бухгалтера, но не является автоматическим учетом, не исключает специалиста из учетного процесса, не снимает проблемы, сопровождающие ручной учет. Автоматизированные системы управления финансами по содержанию и назначению автоматическими также не являются и автоматизируют отдельные прикладные задачи учета.


Существующая учетная система является неоперативной, так как итоги в учетных регистрах подводятся по окончанию месяца, она страдает от бухгалтерских ошибок. Элементарные ошибки в учете сопровождают учетную систему, как тень, за счет человеческого фактора. Расхожий анекдот: если баланс не сходится – одна ошибка, если сошелся – две. Нахождение ошибок в балансе – авральная работа бухгалтерии. Найденные ошибки исправляются в учетных регистрах под утро не совсем красивым корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».


Для обеспечения работоспособности трудоемкой, технологически и организационно сложной учетной системы требуется армия профессионально подготовленных работников учета, контроль работы которой тоже требует специалистов. Работоспособность учетной системы в России, по оценкам, обеспечивается 5 миллионами бухгалтеров (eduel.ru/press/32/). Герман Греф считает ненормальной ситуацию, когда количество бухгалтеров превышает численность милиции и армии (klerk.ru/buh/news/62849/).


Автоматическим учетом является АСУФ, которая позволяет заменить профессионала в учетном процессе профессионально неподготовленным пользователем и поручить ведение учета в необременительную нагрузку любому менеджеру. В АСУФ оператором учета является ее расчетный модуль, автоматически распределяющий средства предприятия на оперативные средства воспроизводства и доход, изымаемый из оборота.


Роль субъекта учета – менеджера учета – сводится к вводу в учетный автомат первичных документов по выручке, расходу оборотных средств и накладных расходов и не требует специальных знаний. При желании любой предприниматель или инвестор, используя АСУФ, сможет вести учет собственного дела и самостоятельно сдавать отчетность в фискальные органы.


АСУФ избавляет своего пользователя от всех проблем существующей учетной системы, ежедневно формирует ему сводный аналитический отчет и отчетность о движении средств для оперативного управления предприятием, предоставляет удобный интерфейс, обеспечивает необходимое и достаточное планирование на предприятии, повышает производительность учетного труда, вселяет уверенность в учетный процесс за счет ежедневной сходимости баланса.


Расчетный модуль АСУФ устанавливает в регистрах учета строгую функциональность, которая страхует предприятие от несостоятельности, создания скрытых запасов, заниженных доходов, завышенных расходов, бухгалтерской ошибки и злоупотреблений. Даже в случае, если выручка поступает серым налом и скрывается от учредителя, ее скрытое значение  за отчетный период известно по формуле



АСУФ не только инструмент учета и оперативного управления финансами, но и инструмент контроля постатейного учета. В организациях на основной системе налогообложения с обязательным применением в учете плана счетов АСУФ обеспечит инвестора личным и независимым контролем такого учета.


А субъекты на упрощенной системе налогообложения, которые с 2013 г. могут вести учет без бухгалтера и применения плана счетов, используя АСУФ, получают информативный учет с бухгалтерской отчетностью в качестве удобной альтернативы постатейному учету.


В своем указе «О долгосрочной государственной экономической политике» (rg.ru/2012/05/09/gospolitika-dok.html) президент потребовал «реализовать до 1 ноября 2012 г. мероприятия по упрощению бухгалтерской (финансовой) отчетности» и «обеспечить упрощение налогового учета и возможность использования документов бухгалтерского учета при подготовке и представлении налоговой отчетности». АСУФ фактически является продуктом реализованных указаний президента по упрощению бухгалтерской отчетности и инструментом для подготовки налоговой отчетности.


АСУФ расширяет возможности и качество нормативного регулирования учета за счет программного применения норм и правил для единообразного и сопоставимого ведения учета пользователями, а также для стандартизации учета.


Непрерывная, с нарастающим итогом аналитическая отчетность АСУФ адаптивна Международным стандартам финансовой отчетности и понятна зарубежным инвесторам и деловым кругам.


Литература
1. Стоянова Е.С. Финансовый менеджмент: теория и практика. – М. : Перспектива, 2003.
2. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Финансы предприятий. – М. : ИНФРА-М, 1998.
3. Ковалёв В.В. Финансовый анализ: управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. – М. : Финансы и статистика, 2000.


29.08.2019

Также по этой теме:


Ранее просмотренные страницы

Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста