Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях



Опубликовано в журнале "Финансовый менеджмент" №4 год - 2010


Савосина А.С.,
Бухгалтер


КТО ТАКИЕ ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА?
Для начала уясним, кто такие подотчетные лица? Это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами.


Сотрудники организации, которые получили подотчетные суммы (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы, должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.


КАКОВ ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕНЕГ В ПОДОТЧЕТ?
Начнем с того, что при формировании учетной политики учреждения по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета нужно осуществлять выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством Российской Федерации и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из положений по бухгалтерскому учету. Для чего это нужно, мы рассмотрим на примере. В бюджетных учреждениях из-за несвоевременного финансирования или в силу других причин подотчетные лица приобретают для учреждения ценности, а также оплачивают командировки за счет собственных средств.


Получается, что нет основания для составления авансового отчета, так как авансовый отчет является документом первичного учета, подтверждающим расходование выданных авансом подотчетных сумм. Возникает вопрос: как возместить понесенные работниками расходы? В этой ситуации во избежание ненужных вопросов от контролирующих органов во время проверок в учетной политике желательно указать, что предприятие наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет. И еще, что хотелось отметить по поводу учетной политики: бюджетным учреждениям при осуществлении деятельности, приносящей доход, на основании ст. 168 ТК РФ предоставлено право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив это в приказе об учетной политике. Но, к сожалению, не все учреждения при составлении учетной политики пользуются этим правом. Хотя в ходе контрольных мероприятий установлено, что выплаты, особенно суточных, при направлении работника в командировку в ряде учреждений осуществляются сверх установленных норм.


Помимо учетной политики должен быть приказ руководителя предприятия.


Контролирующие органы обращают особое внимание на наличие данного приказа. В нем надо прописать круг лиц, имеющих право на получение денег в под отчет. Назначить лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировки и производство отметок в командировочных удостоверениях В этом же приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы, и еще необходимо указать порядок сдачи авансовых отчетов и предельный размер выдачи сумм в под отчет.


В ходе контрольных мероприятий установлено, что бюджетные учреждения часто не соблюдают правила выдачи денежных средств в под отчет. К примеру, выдача денег производится при наличии задолженности за подотчетным лицом по предыдущим авансам, также они порой выдаются без письменного заявления получателя средств.


Правила выдачи денег в под отчет четко прописаны в Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 г. № 148н (далее – Инструкция № 148н). Там сказано, что авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Это же правило установлено и п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 г. № 18, там же установлено, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому  запрещается.


Не нужно забывать, что движение денежных средств, выданных под отчет, отражаются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов (п. 167 Инструкции № 148н).


НА ЧТО НУЖНО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА?
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить авансовый отчет (ф. 0504049), форма которого утверждена приказом Минфина РФ от 23.09.2005 г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Наиболее распространенными нарушениями, допускаемыми при составлении авансового отчета, являются: невыполнение требования п. 17 Инструкции № 148н в части заполнения обязательных реквизитов и показателей. В авансовом отчете не указываются табельные номера, количество приложений, номера и дата приходных и расходных кассовых ордеров, отсутствуют в авансовом отчете подписи лица, представляющего отчет об  израсходованных суммах. Документы, приложенные к авансовому отчету, не нумеруются подотчетными лицами в порядке их записи в отчете.


Работнику бухгалтерии желательно внимательно проверять правильность заполнения авансового отчета, особое внимание обратить на документы, приложенные к отчету. Они должны быть оформлены соответствующим образом.


На основании авансового отчета сформировать бухгалтерские записи согласно Инструкции № 148н. Выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». А принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000. Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.


РАСХОДЫ НА ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ НУЖДЫ
Если были произведены расходы на хозяйственные нужды, то к авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг. Таковыми являются кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица, и в обязательном порядке для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, прикладывается товарный чек. Кассовый чек содержит сведения о продавце и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров или услуг. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации принимает к учету приобретенные ценности. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. К сожалению, в некоторых учреждениях считают достаточным приложить к авансовому отчету только кассовые чеки или бланки строгой отчетности.


ОПЛАТА СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
Наиболее часто подотчетные суммы выдаются на оплату служебных командировок. Нарушения по ним составляют наибольший удельный вес среди всех нарушений, выявляемых в ходе проверок расчетов с подотчетными лицами. Например, выплаты суточных производятся в неустановленном размере, неправильно определяются дни суточных, при возмещении работнику расходов на проезд возмещаются расходы, которые, согласно законодательству, возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены.


Сначала уточним, что такое служебная командировка? Служебной командировкой, по определению ст. 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом нужно руководствоваться положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение).


Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него, за исключением случаев, если работник направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации). По возвращении из командировки в течение трех дней работник должен отчитаться. При этом к авансовому отчету прилагаются:
– отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем, в письмен ной форме;
– командировочное удостоверение;
– документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой.


При определении суточных в Положении сказано: днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Имейте в виду, что при командировках в местность, откуда работник исходя из  условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет  возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы. В Постановлении установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути, но, как мы уже говорили выше, сумму суточных можно увеличить, закрепив это в учетной политике при условии если предприятие осуществляет приносящую доход деятельность.


То же самое касается и оплаты проживания. В постановлении № 729 сказано, что возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки. Но учреждению дано право, закрепив в учетной политике при наличии приносящей доход  деятельности, выплачивать работнику иную сумму.


Что касается документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Минфином Российской Федерации в письме от 15.06.2006 г. № 03-05-01-04/164 даются следующие разъяснения по этому вопросу. Организации и частные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, имеют право проводить денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи бланков строгой отчетности. Приказом Минфина Российской Федерации от 13.12.1993 г. № 121 рекомендована к применению для гостиниц форма строгой отчетности № 3-Г. Поэтому для подтверждения расходов на оплату жилья счета по форме № 3-Г вполне достаточно.


Расходы по проезду к месту командировки по России и обратно из одного населенного пункта в другой включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте.


Судя по результатам проверок некоторые учреждения возмещают расходы по добровольному страхованию, так вот этот вид страхования возмещению не подлежит.


Также возмещению подлежат услуги по оформлению проездных документов.


Много вопросов возникает по расходам за пользование в поездах постельными  принадлежностями. В письме Минфина Российской Федерации от 12.05.1992 г. № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» сказано, что затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению командированному работнику по фактическим расходам, но подтвержденным соответствующими документами. Из этого следует, что командированные лица для оплаты стоимости пользования постельными принадлежностями должны представить квитанцию, чек или другой документ, подтверждающий стоимость этой услуги.


При отсутствии названных документов оплата не производится.


На примере рассмотрим, как нужно, согласно Инструкции № 148н, отразить в регистрах бухгалтерского учета командировочные расходы.


Пример
Работник бюджетного учреждения спорта по распоряжению директора направлен в командировку.


Из кассы ему выдан под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 4300 руб., из них:
– суточные – 200 руб.;
– на проживание – 1100 руб.;
– на проезд до места назначения и обратно – 3000 руб.


Денежные средства на общую сумму 4300 руб. поступили в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в ОФК.


Авансовый отчет представлен работником в течение трех дней по возвращении из командировки в сумме 3800 руб. Остаток денежных средств в сумме 500 руб. внесен в кассу учреждения.


В учете операции будут отражены следующим образом:




В заключение хотелось бы обратить внимание вот на что. Контролирующие органы сталкиваются с ситуациями, когда работник не представил авансовый отчет в учреждение в установленные сроки или не возвратил остаток аванса в кассу и с него удерживается сумма задолженности без его письменного согласия. Тут надо руководствоваться ст. 137 ТК РФ, где сказано, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает основание и размер удержания.


Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.


Чтобы удержание из заработной платы работника не обернулось разбирательством в суде, следует получить его письменное согласие, т. е. заявление (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0). Если оно отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету.


Литература
1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
2. Инструкция по бюджетному учету № 148н.
3. Порядок ведения кассовых операций, доведенный письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 г. № 18.
4. Приказ Министерства финансов РФ от 23.09.2005 г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».
5. Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749.
6. Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0.

16.01.2018

Также по этой теме:


Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста