Опубликовано в журнале "Финансовый менеджмент" №6 год - 2019
Иванова Я.Я.,
кандидат экономических наук, доцент,
доцент кафедры финансового менеджмента
ФГБОУ ВО «РЭУ имени Г.В. Плеханова», г. Москва
СизоваД.А.,
кандидат экономических наук, доцент,
доцент базовой кафедры экономического анализа
и корпоративного управления производством и экспортом
высокотехнологичной продукции Государственной корпорации
«Ростех» ФГБОУ ВО «РЭУ имени Г.В. Плеханова», г. Москва
СизоваТ.В.,
кандидат экономических наук, доцент,
доцент кафедры финансового менеджмента
ФГБОУ ВО «РЭУ имени Г.В. Плеханова», г. Москва
В статье рассмотрены особенности внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Авторы отмечают, что эффективное управление любой организацией зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между внутренними подразделениями организации и внешними контрагентами. Отдельно в статье представлено описание этапов процесса перехода организации с бумажного на электронный документооборот.
Документооборот финансовых документов представляет собой осуществление движения финансовых документов организации с момента их создания до завершения исполнения. Это неотъемлемый процесс функционирования хозяйственной деятельности предприятия. Документооборот выполняет функцию обмена информацией, как внутренней (между сотрудниками), так и внешней (с контрагентами, банками и контролирующими органами) [1]. Кроме того, бухгалтерская и управленческая документация описывает «историю», или «биографию», фирмы, поскольку в ней отражаются все произошедшие события и факты хозяйственной жизни.
В современном ми ре очень активно развиваются информационные технологии. Это коснулось и финансового документооборота, который с каждым годом все больше совершенствуется и находит свое место в электронном варианте [2]. Значительно увеличилась его эффективность, сократилось время для сбора необходимой информации и документов, а также повысился контроль над действиями организации в целом.
На сегодняшний день электронный документооборот в бухгалтерском учете позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами в организации любой формы собственности и размера бизнеса [3]. Успешная деятельность фирмы напрямую зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между всеми сотрудниками и контрагентами.
Именно по этой причине во многих организациях задумываются об усовершенствовании документооборота, а именно о переходе с бумажного документооборота на электронный. Кроме того, предпосылками внедрения системы электронного документооборота могут стать следующие аспекты:
– перегруженность бумажного архива, что замедляет поиск нужной информации;
– возможность интеграции с установленной корпоративной информационной системой;
– наличие подразделений и филиалов, а также желание обезопасить информационную базу и обеспечить конфиденциальность данных;
– желание сократить транспортные и канцелярские расходы, а также оптимизировать маршруты движения документов;
– совмещение бухгалтерского учета и оперативного управления и повышение производительности труда за счет экономии времени на обработку и согласование документов и др.
Процесс перехода с бумажного документооборота на электронный должен быть хорошо продуманным и организованным, поскольку от каждого шага зависит дальнейшая работа всего предприятия в целом [4]. Так, внедрение электронного документооборота (ЭДО) можно разделить на следующие этапы, что иллюстрирует рис. 1.
Рассмотрим более подробно каждый этап перехода.
Этап 1. Постановка цели и задач. Руководство компании должно для себя определить, какие именно документы и процессы оно хочет автоматизировать. Необходимо четко осознавать имеющиеся проблемы и возможности их разрешения с помощью перехода на электронный документооборот.
Этап 2. Предпроектное обследование, которое включает в себя: анализ входящей и исходящей корреспонденции; изучение особенностей регистрации первичных учетных документов; оценку скорости движения документов вплоть до передачи их в архив; выявление технических возможностей имеющейся автоматизированной системы бухгалтерского (финансового) учета и ее интеграции с другими конфигурациями электронного документооборота; обследование основных схем движения документов на предприятии.
Этап 3. Оптимизация документооборота в компании. Данный шаг предполагает составление четких регламентов по движению документов при условии электронной их передачи. Необходимо прописать стандарты делопроизводства, внести поправки в должностные инструкции сотрудников, в том числе по вопросам IT-безопасности и правам доступа. Учитываются все возможные маршруты документов, порядок и очередность их согласования.
Этап 4. Разработка проекта будущей системы электронного документооборота:
а) если было принято решение автоматизации внутреннего документооборота, быстрого обмена бухгалтерскими и финансовыми документами со всеми подразделениями, то выбор отдается конфигурации «1С: Документооборот»;
б) если организация решила оптимизировать документооборот с банком и миновать работу с программой «Клиент-Банк», то необходимо приобрести систему «1С: ДиректБанк»;
в) в том случае, если появилась необходимость усовершенствования процесса оформления и сдачи отчетности в контролирующие органы, то подключается система «1С-Отчетность»;
г) при наличии большого количества контрагентов и необходимости постоянной отправки им первичных электронных документов посредством оператора ЭДО, принимается решение об интеграции конфигурации «1С: Бухгалтерия» с системой «1СЭДО» либо «1С-Такском».
Необходимо ознакомиться с архитектурами всех выбранных систем, изучить наличие нужных функций, поскольку может потребоваться и их комплексное внедрение.
Не последним вопросом является стоимость приобретаемой программы, поскольку от нее зависит и версия программы (расширенная/ограниченная), количество возможных пользователей и т.д. [5]. В случае если контрагенты организации уже используют ту или иную систему электронного документооборота, нужно проанализировать, какая среди них является востребованной в большей степени, чтобы в дальнейшем использовать именно ее в целях сокращения расходов на «роуминг». Главными критериями являются также несложность обновления системы, ее техническое сопровождение. Для некоторых организаций также важно, чтобы программа работала в условиях удаленного доступа сотрудника, т.е. чтобы электронный документооборот мог вестись и вне офиса.
На каждом этапе, кроме руководства, активное участие должны принимать сотрудники бухгалтерии, а также начальники других отделов, которые будут задействованы в автоматизации финансового документооборота и финансовой деятельности компании. Их основная задача – правильно составить списки существующих видов документов, пути их движения, списки сотрудников-регистраторов (для получения электронно-цифровой подписи (ЭЦП) на их имена) и описать пошагово все бизнес-процессы организации.
На 4-м этапе необходимо получить ЭЦП на всех лиц, которые будут обладать правом подписи тех или иных электронных документов. Для начала нужно определить тип подписи, которая будет использоваться. Предпочтение, безусловно, отдается усиленной неквалифицированной и квалифицированной подписи, поскольку во всех видах отчетности и в других документах простая подпись будет недействительна. Усиленная подпись предполагает наличие сертификата – документа, посредством которого удостоверяется принадлежность ключа проверки ЭЦП конкретному лицу. Сертификаты выдаются обычно сроком на 12 месяцев, после чего их необходимо получать заново и подтверждать право на использование. Распространяются такие сертификаты специализированными удостоверяющими центрами, имеющими аккредитацию Минкомсвязи России, перечень их можно найти на сайте ведомства. Обратившись очно в удостоверяющий центр, необходимо представить комплект документов (оригиналы), состав которого определяется юридическим статусом обращающегося лица.
Сотрудник, получающий ЭЦП, но не являющийся руководителем фирмы, обязан представить также соответствующий разрешающий документ от директора (например, приказ, наделяющий правом подписи тех или иных документов). Стоимость получения ЭЦП устанавливается удостоверяющим центром. К примеру, система «1С: Подпись» предоставляет своим пользователям возможность оформления сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре ООО «НПЦ 1С». В некоторых пакетах «1С» («СтартЭДО», «1С: ИТС Проф») подпись уже включена в договор и предоставляется автоматически. Получение ЭЦП обычно не занимает много времени. Многие удостоверяющие центры готовы предоставить ключ eToken либо его аналог в течение нескольких часов после подачи документов.
Использование электронных документов необходимо закрепить в учетной политике организации, в которой следует зафиксировать:
– порядок ведения электронного документооборота: на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот;
– перечень документов, задействованных в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов, а также вид применяемой электронной подписи для отдельных видов операций;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– список лиц, ответственных за исполнение и организацию электронного документооборота на предприятии;
– случаи, когда вместо электронных документов фирма будет оформлять документы в бумажном виде;
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге);
– программное обеспечение, которое будет осуществлять обмен электронными документами.
Этап 5. Непосредственный переход на электронный документооборот, который может осуществляться по одному из возможных путей: внедрение системы по процессам, например автоматизация заключаемых договоров, или по организационной структуре компании, когда конфигурация интегрируется сначала у руководства, затем – в бухгалтерии и т.д.
Здесь же настраивается пользовательский интерфейс, а также права доступа к тем или иным документам, возможность и право их подписания.
В процессе интеграции с имеющейся конфигурацией происходят настройки общих баз данных. Чтобы исключить возможность дублирования информации, создаются специальные хранилища и электронный архив. Производится проверка совмещенных данных: финансовых, аналитических, производственных и др. – и пробное тестирование установленной системы.
Этап 6. Обучение сотрудников и подготовка инструкций по функционированию системы. Все работники, которые будут вовлечены в электронный документооборот, в обязательном порядке должны пройти обучение по новой системе, чтобы избежать допущения ошибок в будущем. Данный этап является самым сложным, поскольку сотрудники, привыкшие к бумажному документообороту, будут вынуждены изменить привычные способы работы и привыкать к новым условиям труда. Его можно осуществлять вместе с предыдущим в целях экономии времени и адаптации сотрудников.
Этап 7. Процесс эксплуатации и контроля системы электронного документооборота на предприятии. На данном этапе происходит адаптация сотрудников к внедренной системе и новым условиям работы. Необходимо постоянно следить за результатами функционирования электронного документооборота и контролировать работников на соблюдение всех установленных норм и правил [6]. Сотруднику, отвечающему за бесперебойное функционирование системы, следует проводить консультирование других работников, осуществлять резервное копирование, администрировать все справочники, сервер и программное обеспечение в целом. Кроме того, может потребоваться развитие внедренной системы, т.е. добавление каких-либо функций, расширение границ проекта (на другие подразделения, работников, документы и др.). Важно добиться работы внедренной системы на полную мощность.
Подводя итог данной статьи, авторы хотели бы отметить тот факт, что, несмотря на большую трудоемкость процесса внедрения электронного документооборота на предприятии, он довольно целесообразен, так как эффективно скажется как на бухгалтерском и управленческом учете организации, так и на самом управлении бизнес-процессами компании. Переход на документооборот электронного вида требует в какой-то степени и творческого подхода, поскольку для каждого конкретного случая описанные этапы могут различаться. И очень важно не просто отказаться от бумажного документооборота в пользу электронного, а правильно организовать эксплуатацию системы и вовремя устранять возникающие проблемы.
Литература
1. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерии // Экономико-правовой бюллетень. – 2013. – № 10.
2. Книжникова А.Н. Делопроизводство и режим секретности: учеб. – М.: Юстиция, 2018.
3. Семенихин В.В. Материалы: бухгалтерский и налоговый учет. – 4-е изд., перераб. и доп. – ИД «ГроссМедиа»; РОСБУХ, 2018.
4. Sizova T.V., Sizova D.A., Gordeeva Yu.V. The conditions for digital economy development as the modern trend of knowledge society formation» // 5th International Multidisciplinary Scientific Conference on Social Sciences & Arts, SGEM. – Bulgari: Albene, 2018.
5. Sizova T.V., Sizova D.A., Adulova E.S., Kalinkina K.E. Transaction costs and the ways to optimize them» // 5th International Multidisciplinary Scientific Conference on Social Sciences & Arts, SGEM. –
Bulgari: Albene, 2018.
6. Милостивая Ю.С. Проблемы развития электронного документооборота в России // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки: сб. ст. по мат. XLVI Междунар. студ. науч.-практ. конф. – № 9 (45 – 2017 г.) [Электронный ресурс]. URL: sibac.info/archive/technic/9(45).pdf (дата обращения: 22.09.2019).
