Опубликовано в журнале "«Заработная плата. Расчеты, учет, налоги» с вкладкой «Документы и комментарии»" №9 год - 2021
Н. А. Сухова
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту – ТК РФ) при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику.
Кроме того, работнику возмещаются расходы, связанные с использованием личного имущества в интересах работодателя.
Разновидностью выплачиваемой в соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсации является компенсация за использование личных легковых автомобилей или мотоциклов для служебных поездок. Возможна также выплата компенсации за износ инструментов, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику и используемых им для нужд работодателя.
Конкретные размер и порядок выплаты компенсации согласно ст. 188 ТК РФ определяются соглашением между работником и работодателем (администрацией организации), оформленным в письменной форме. Соответствующие условия о выплате компенсации могут быть закреплены в заключенном с работником трудовом договоре, специальном приложении к нему (дополнительном соглашении к трудовому договору). Как возможный вариант, условия выплаты компенсации могут быть закреплены в коллективном договоре, отдельном положении или ином локальном нормативном акте, действующем в организации.
Как правило, соответствующие условия о выплате компенсации определяются в том случае, если они не закреплены во внутриведомственном или другом нормативном акте. Таким образом, если размеры компенсаций не предусмотрены какими-либо нормативными актами Российской Федерации, внутриведомственными приказами, инструкциями или директивами, то порядок выплаты должен быть урегулирован на уровне организации. Для этого, например, может быть утверждена
Инструкция о порядке использования инструмента работников, расчета и выплаты компенсации. Кроме того, порядок выплаты может быть урегулирован непосредственно путем достижения соглашения между работодателем и работником, как в устной, так и в письменной форме.
Исходя из сложившейся практики выплата компенсации производится в следующих случаях:
– за использование личного автомобиля или мотоцикла для служебных поездок;
– за использование мобильного телефона в служебных целях;
– при использовании труда надомников (характерно в отношении женщин, имеющих детей в возрасте до 15 лет; инвалидов и пенсионеров; лиц, владеющих мастерством изготовления изделий народных художественных промыслов, сувенирных изделий или оригинальной упаковки для них);
– при использовании музыкантами-исполнителями собственных музыкальных инструментов;
– при использовании наемного труда малыми предприятиями.
Начиная с 2020 г. особый интерес представляет выплата компенсации дистанционным работникам за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.
Для исчисления компенсации документом, определяющим порядок ее выплаты, должен быть установлен порядок определения степени износа инструмента (оборудования), а также расценки (порядок) для определения суммы компенсации.
Степень износа инструментов (оборудования), принадлежащих работнику, устанавливается, как правило, в процентном отношении к нормальному сроку эксплуатации. При этом во внимание принимается общий срок полезного использования инструмента (оборудования) и срок его фактического использования работником для нужд организации.
Срок полезного использования может определяться:
– технической документацией на изделия;
– постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (в редакции изменений и дополнений);
– Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденном приказом Минфина России от 15 ноября 2019 г. № 180н;
– Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденным приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н (в отношении инструмента и оборудования, относимых к объектам основных средств).
В свою очередь, размер компенсации может определяться исходя из степени износа инструмента (оборудования) плюс суммы вознаграждения. В отдельном порядке согласно принятому в организации порядку работникам может компенсироваться полная остаточная стоимость или возмещаться израсходованные на ремонт суммы в случае, если принадлежащие работнику инструмент или оборудование стали полностью (частично) непригодными для дальнейшего использования.
Размер компенсации исчисляется по розничным ценам, действующим в соответствующей местности на аналогичные виды инструмента (оборудования).
Порядок использования оборудования и инструментов работниками, с которыми заключен трудовой договор для выполнения работ на дому, регулируется условиями данного договора. Этим же документом определяется порядок расчета компенсации (износа инструмента, оборудования). Кроме того, по согласованию сторон надомнику могут возмещаться и другие расходы (расходы на электроэнергию, воду и т. п.).
Пример 1
Предположим, что работник организации использует свой личный инструмент для нужд производства.
Администрацией по согласованию с работником определено, что сумма выплачиваемой работнику ежемесячной компенсации рассчитывается исходя из стоимости инструмента и установленного нормативного срока его полезного использования (эксплуатации).
При передаче инструмента в эксплуатацию его стоимость была комиссионно определена в размере 13 250 руб., а срок полезного использования – 5 лет. Указанные данные оформлены актом комиссии.
Ежегодно работнику должен возмещаться износ по норме 20% от стоимости инструмента (100%/5 лет полезного использования).
Исходя из этого сумма ежегодной компенсации составит 2650 руб. (13 250 руб. × 20%), а сумма ежемесячной компенсации – 220 руб. 83 коп. (2650 руб./12 месяцев).
Выплата компенсации производится в сроки, установленные в организации, как правило, одновременно с выплатой заработной платы за вторую половину месяца.
Для производства выплаты издается приказ руководителя организации следующего примерного содержания: «Петрову В. Е., (наименование должности, профессии), выплатить компенсацию за использование им в производственных (служебных) целях инструмента (оборудования) __________ (наименование) за _______ (календарный месяц или период) в сумме ________ руб. из расчета ___________ (расценка) в месяц.
Основание _________ (трудовой договор, дополнение к нему, коллективный договор, заявление работника, Инструкция о порядке выплаты компенсации, приказ Министерства (Директива, Инструкция) _____________ (наименование Министерства и т. п.)».
В том случае, если внутриведомственными нормативными актами определен порядок выплаты и конкретные расценки, организации руководствуются требованиями указанных нормативных актов.
Особенности осуществления компенсации за использование личных легковых автомобилей или мотоциклов для служебных поездок
Выплата компенсации производится штатным работникам организаций за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации личное письменное заявление с просьбой о выплате компенсации с приложением к нему копии технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке. Если работник не является собственником автомобиля, а пользуется им на основании доверенности, к заявлению прикладывается копия такой доверенности. Таким образом, для получения рассматриваемой компенсации транспортное средство не обязательно должно принадлежать работнику именно на праве собственности в прямом его понимании.
Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации и продолжительность выплаты (например, с 1 января 2021 года назначить Филимонову В. В. ежемесячную компенсацию за использование личного автомобиля марки ВАЗ-2121 гос. номер ____ в служебных целях в размере ______ руб.).
Компенсация может выплачиваться в пределах установленных норм выплаты или в размере фактически понесенных работником и документально подтвержденных расходов. Во втором случае приказ о выплате компенсации должен издаваться ежемесячно, а работник к своему заявлению о выплате компенсации должен прикладывать все документы, подтверждающие произведенные расходы.
Например, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. № 1199 «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации» установлены следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях:
а) легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 3300 руб. в месяц;
б) легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 4100 руб. в месяц;
в) мотоциклы – 1650 руб. в месяц.
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней, как правило, при выплате заработной платы за вторую половину месяца.
Необходимо учитывать, что компенсация не выплачивается за время нахождения работника в отпуске, командировке, в случае невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль работник не эксплуатировался в служебных (производственных) целях.
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок с учетом возмещения затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт) и с учетом установленных предельных норм компенсаций.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей:
а) легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. – 1200 руб. в месяц;
б) легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц;
в) мотоциклы – 600 руб.
Указанные нормы расходов применяются в целях исчисления организациями налога на прибыль, в связи с чем расходы сверх приведенных норм не уменьшают налоговую базу по указанному налогу.
Применяют приведенные нормы в целях налогообложения также организации, уплачивающие единый налог в рамках упрощенной системы налогообложения и исчисляющие налоговую базу по данному налогу как разницу между полученными доходами и произведенными расходами.
Приведенные значения размера компенсации могут являться для организаций своеобразным ориентиром для определения конкретного ее значения. Однако следует понимать, что при документальном подтверждении произведенных расходов, компенсация может выплачиваться и в больших размерах. При условии документального подтверждения и установления размера компенсации в локальных актах организации, она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Особенности осуществления выплаты компенсации федеральным государственным гражданским служащим
Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. № 563.
Компенсация выплачивается служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.
Для получения компенсации служащий должен подать письменное заявление, к которому прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).
Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
– необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
– времени использования личного транспорта в служебных целях;
– объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему органу власти в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать следующий предельный размер.
Плюс к этому производится возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.
Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов, также устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, которые пре ду смотрены Правилами № 563.
Компенсация дистанционным работникам
В соответствии с положениями главы 49.1 ТК РФ заключенным с работником трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору) может предусматриваться порядок обеспечения работников, переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми для выполнения ими трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, а также порядок выплаты таким работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования и иного имущества, и возмещения расходов, связанных с их использованием. Может предусматриваться и порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно.
В целях налогообложения размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях.
Вопросы налогообложения
Сумма выплачиваемой работнику компенсации за использование личного транспорта принимается в целях налогообложения прибыли при соблюдении требований ст. 252 НК РФ – расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. А именно указанные расходы могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль при условии использования инструментов (оборудования) для выработки продукции (выполнения работ, оказания услуг). Использование имущества должно быть связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели).
В свою очередь, размер компенсации, уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль, должен быть исчислен исходя из фактического использования инструментов (оборудования) для целей производственной деятельности. В тех случаях, когда сумма выплачиваемой компенсации нормируется в целях исчисления налога на прибыль, необходимо учитывать законодательно установленные нормы.
В частности, коммерческие и иные организации, уплачивающие налог на прибыль, принимают в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату компенсации в пределах ее норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92. Расходы сверх утвержденных норм не уменьшают налоговую базу по указанному налогу.
Однако при любом варианте необходимо документальное подтверждение производимой выплаты.
Для решения вопроса о порядке обложения суммы выплачиваемой компенсации страховыми взносами ее величина должна соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных (рабочих) целях.
Применительно к компенсации, выплачиваемой за использование мобильного телефона, указанные суммы не облагаются при условии, что:
– телефон мобильной связи принадлежит именно работнику;
– между сторонами достигнуто соглашение о порядке выплаты компенсации, которое закреплено либо непосредственно в трудовом договоре с работником, либо в отдельном документе (соглашении), рассматриваемом как непременное приложение к заключенному с работником трудовому договору; – определены сумма компенсации и (или) порядок ее исчисления;
– необходимость пользования сотовой связью в рамках исполнения трудовых обязанностей закреплена в должностной инструкции работника;
– обеспечено документальное подтверждение произведенных расходов (счета-распечатки и др.).
По итогам соответствующего календарного месяца рекомендуется оформлять письменный приказ о выплате компенсации.
Как отмечено Минфином России, для признания компенсации за пользование мобильным телефоном обоснованным расходом необходимо формирование следующих документов:
– утвержденного руководителем организации перечня должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
– договора с оператором на оказание услуг связи, заключенного с организацией-налогоплательщиком;
– должностной инструкции, в которой прописана обязанность использовать телефон в служебных целях;
– детализированных счетов оператора связи, содержащих номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.
Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации и т. п.
К косвенным доказательствам производственного характера расходов могут быть отнесены письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя об их результатах в письменной форме. Оба документа могут оформляться в произвольной форме.
Не облагается в общем случае страховыми взносами и компенсация, выплачиваемая работникам организации за использование в служебных целях личного автотранспорта.
Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). При этом компенсация не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (а не в пределах норм данной компенсации, которые используются в целях налогообложения прибыли).
Отношения же с работником по использованию принадлежащего ему транспортного средства могут оформляться и как договор аренды транспортного средства.
В данном случае отношения сторон будут регулироваться отдельным договором гражданско-правового характера – договором аренды. Предметом данного договора не является выполнение работ и (или) оказание услуг, а потому вознаграждение по данному договору не является объектом обложения страховыми взносами.
Особенности налогообложения компенсации за использование транспортного средства «по доверенности»
В последнее время при выплате компенсации за использование транспортного средства в служебных целях уполномоченные органы власти (налоговые органы, внебюджетные фонды) начали обращать внимание на то, принадлежит транспортное средство работнику на праве собственности или же он им пользуется по доверенности.
Обусловлено это тем, что согласно ст. 188 ТК РФ компенсация подлежит выплате за использование личного транспорта. Несмотря на то, что при решении вопросов о получении компенсации законодательство четко не оговаривает необходимость подтверждения права собственности на транспортное средство, инспекторы при определении порядка исчисления НДФЛ и страховых взносов указывают на то, что если транспортом работник пользуется по доверенности, то работодатель обязан производить исчисление обязательных платежей.
В частности, как было указано Минфином России, «возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено».
В связи с этим если транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, то положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Аналогичный подход возможен со стороны налоговых органов и при исчислении страховых взносов.
Выплата компенсации при удержании алиментов
При исчислении и удержании алиментов необходимо руководствоваться Перечнем видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 1996 г. № 841.
Согласно данному документу, удержание алиментов производится с суммы, равной стоимости выдаваемого (оплачиваемого) питания, за исключением лечебно-профилактического питания, а также иных выплат, осуществляемых работодателем в соответствии с законодательством о труде, за исключением денежных сумм, выплачиваемых в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака, а также компенсационных выплат в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность, с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику.
Таким образом, компенсация за использование личного имущества не поименована в качестве дохода, на который не может быть обращено взыскание алиментов.
В связи с чем с такой компенсации алименты удерживаются.
