Служебные командировки работников

И. А. Белькевич

Особенности направления работников в служебные командировки определены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749. Данным документом утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту статьи – Положение о командировках).

Определение основной суммы заработной платы за период командировки

Исходя из положений ст. 167 ТК РФ заработная плата за период служебной командировки выплачивается сотрудникам в виде средней заработной платы.

Исчислять и выплачивать командированному сотруднику заработную плату согласно принятой в организации системе (как будто он никуда не уезжал) неправомерно.

На это обращено особое внимание в письме Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.

В случае расчета и выплаты не среднего заработка, а текущей заработной платы, возможны претензии со стороны налоговых органов на предмет отказа от признания произведенных расходов в целях налогообложения прибыли и другие проблемы.

Рассчитываться средний заработок за время командировки должен в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ и постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Расчеты следует производить за 12 месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день командировки. Применение другого расчетного периода может быть предусмотрено только коллективным договором и (или) принятыми в организации локальными нормативными актами и только если это не ухудшает положения самих работников.

При осуществлении расчета необходимо принять за учетный период сумму учитываемой заработной платы, а также количество отработанных в этом периоде рабочих дней. Делением учитываемой заработной платы на количество отработанных дней определяется величина среднедневного заработка. При работе на условиях режима суммированного учета рабочего времени определяется величина среднечасового заработка, для чего учитываемая заработная плата делиться на количество отработанных в расчетном периоде рабочих часов.

Пример 1
Предположим, что работник организации направлен в служебную командировку с 18 июня по 6 июля 2019 г. включительно.

Расчет среднего заработка в данном случае должен производиться за расчетный период в 12 календарных месяцев, предшествующих июню 2019 г., а именно за период с 1 июня 2018 г. по 31 мая 2019 г.

Допустим, что график работы сотрудника – пятидневная рабочая неделя, и в расчетном периоде работник отработал 214 дней. Остальные дни согласно графику работы приходятся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, служебные командировки и периоды болезни. Данные периоды из расчетного исключаются. Сумма учитываемой за расчетный период заработной платы составила 146 700 руб.

Величина среднего дневного заработка для исчисления среднего заработка за период командировки составит 685 руб. 51 коп. (146 700 руб./214 дней).

Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что работнику установлен график суммированного учета рабочего времени.

На отработанное в расчетном периоде время приходится 1743 фактически отработанных часа. Остальные рабочие часы по графику не отработаны в связи с нахождением работника в ежегодном оплачиваемом отпуске, его болезнью или пребыванием в командировке. Сумма учитываемой за расчетный период заработной платы составила 146 700 руб.

Величина среднего часового заработка для исчисления среднего заработка за период командировки составит 84 руб. 17 коп. (146 700 руб./1743 час.).

В соответствии с п. 9 Положения о командировках средний заработок выплачивается как за период нахождения работника в командировке, так и за дни нахождения его в пути (включая вынужденную остановку в пути). При этом оплате подлежат все дни по графику, установленному в командирующей организации.

Если сотрудник работает в организации по графику пятидневной рабочей недели, то оплачиваемое количество дней за период командировки определяется по данному графику, а именно без учета суббот, воскресных и праздничных дней.

Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1.

Период командировки сотрудника – с 18 июня по 6 июля 2019 г. включительно, и на этот период приходится 14 рабочих дней по графику пятидневной рабочей недели.

Именно такое количество дней и подлежит оплате в размере среднего дневного заработка.

Сумма среднего заработка за период командировки составит 9597 руб. 14 коп. (685 руб. 51 коп. × 14 дней).

В условиях шестидневной рабочей недели количество оплачиваемых рабочих дней также следует определять по данному графику.

Пример 4
Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что график работы сотрудника – 6-дневная рабочая неделя. В расчетном периоде по данному графику отработано 256 рабочих дней.

Величина среднего дневного заработка для исчисления среднего заработка за период командировки составит 573 руб. 05 коп. (146 700 руб./256 рабочих дней).

На период командировки с 18 июня по 6 июля 2019 г. включительно приходится 17 рабочих дней по графику шестидневной рабочей недели.

Соответственно, сумма среднего заработка за период командировки составит 9741 руб. 85 коп. (573 руб. 05 коп. × 17 дней).

В условиях суммированного учета рабочего времени количество оплачиваемого за период командировки рабочего времени должно определяться в рабочих часах согласно индивидуальному графику сотрудника за период командировки.

Пример 5
Воспользуемся условиями примеров 1 и 2.

Предположим, что согласно утвержденному в организации графику сменности работник должен был отработать за период с 18 июня по 6 июля 2019 г. включительно 128 часа.

Сумма среднего заработка за период служебной командировки составит 10 773 руб. 76 коп. (84 руб. 17 коп. × 128 час.).

В целях обеспечения прав работающих лиц в организации может быть предусмотрена норма об оплате в условиях суммированного учета рабочего времени рабочих часов согласно индивидуальному графику работника, приходящемуся на период командировки, но не менее количества часов, определенных за этот же период согласно установленной работнику продолжительности рабочего времени.

Пример 6
Воспользуемся условиями примера 5 и предположим, что работнику установлена нормальная продолжительность рабочего времени (40 часов в неделю).

Действующим в организации положением об оплате труда предусмотрена оплата сотрудникам за время командировки, за период обучения в рамках повышения квалификации и т. п. случаях, которым установлен суммированный учет рабочего времени, количества рабочих часов согласно их индивидуальным графикам работы, приходящихся на соответствующие периоды, но не менее количества часов за тот же период, определенных исходя из установленной работнику продолжительности рабочей недели.

Согласно норме рабочего времени (40-часовая неделя) на период с 18 июня по 6 июля 2019 г. включительно приходится 112 часов. Так как согласно индивидуальному графику сотрудника на тот же период приходится большее количество рабочих часов (128 час.), оплате в размере среднего заработка подлежит количество часов согласно графику.

Если бы график работы сотрудника предусматривал отработку на период с 18 июня по 6 июля 2019 г. менее 120 час., оплате в данной организации за период командировки подлежало бы 120 час.

При направлении в служебную командировку работника с суммированным учетом рабочего времени представляется целесообразным его перевод на период командирования на поденный учет рабочего времени. Объясняется это тем, что в указанный период работник будет, скорее всего, выполнять служебное поручение на условиях пятидневной рабочей недели, а не по своему графику в рамках суммированного учета рабочего времени. Это рекомендуется оформлять приказом по организации, с возможным заключением дополнительного соглашения.

Доплата до среднего заработка
В целом ряде случаев текущая заработная плата работников превышает исчисленную за период командировки сумму среднего заработка. Возникает вопрос, можно ли установить работникам доплату до размера фактической ежемесячной заработной платы и списать соответствующие расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Трудовое законодательство установление такого рода доплаты допускает. Это следует, в частности, из положений ст. 135 и 149 ТК РФ.

Могут соответствующие доплаты признаваться и в целях налогообложения прибыли. Как отмечено в письме Минфина России от 18 ноября 2008 г. № 03-0306/1/638, если доплаты сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

Пример 7
Предположим, что заработная плата работника складывается из оклада в размере 20 000 руб., ежемесячной доплаты за работу во вредных условиях труда в размере 12% оклада, а также стимулирующей выплаты в размере 50% оклада.

При условии, что норма рабочего времени отработана полностью, месячная заработная плата работника составляет 40 000 руб.

Согласно принятому в организации Положению об оплате труда работникам, направленным в командировку, из средств организации производится доплата до величины установленной месячной заработной платы. Размер доплаты определяется пропорционально количеству рабочих дней, приходящихся на период командировки, исходя из количества рабочих дней по норме в соответствующем месяце, на который приходятся дни командировки.

Допустим, что работник находился в командировке с 18 июня по 2 июля 2019 г. включительно. На период командировки приходятся 11 рабочих дней по графику 5-дневной рабочей недели, в т. ч. 9 рабочих дней на июнь 2019 г. и 2 рабочих дня на июль 2019 г.

Величина среднего дневного заработка за расчетный период составила 1640 руб., а сумма среднего заработка за период командировки – 18 040 руб. (1640 руб. × 11 дней).

Доплата до фактической заработной платы работника за рабочие дни, приходящиеся на период командировки, составит 4385 руб. 63 коп., в т. ч.:
– за рабочие дни июня 2019 г. – 4187 руб. 39 коп. ((40 000 руб./19 рабочих дней в месяце по норме × 9 рабочих дней месяца, приходящихся на период командировки) – (1640 руб. × 9 рабочих дней месяца, приходящихся на период командировки));
– за рабочие дни июля 2019 г. – 198 руб. 26 коп. ((40 000 руб./23 рабочих дня в месяце по норме × 2 рабочих дня месяца, приходящихся на период командировки) – (1640 руб. × 2 рабочих дня месяца, приходящихся на период командировки)).

Дополнительная оплата командировки за работу в выходной или праздничный день

Согласно сложившейся норме командированный сотрудник должен работать в пункте командировки согласно графику, установленному по месту командировки. Например, как отмечено в решении Верховного Суда Российской Федерации от 20 июня 2002 г. № ГКПИ 2002-663, работа в служебной командировке производится в организации, в которую направлен работник для выполнения служебного задания.

Данная организация имеет свой режим работы, закрепленный в правилах внутреннего трудового распорядка. Поскольку работник, направленный для выполнения служебного поручения в другую организацию, не свободен в выборе времени и места выполнения задания, то он должен планировать выполнение работ с учетом режима рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован.

В свою очередь, в определении Верховного Суда Российской Федерации от 27 августа 2002 г. № КАС 02-441 было указано, что трудовая функция в период командировки осуществляется работником за пределами организации, с которой он состоит в трудовых отношениях, что исключает применение режима труда и отдыха, установленного в этой организации.

Наряду с этим, в Положении о командировках на необходимость выполнять поручение согласно графику, определенному в принимающей организации, никаких ссылок не имеется. Соответственно, работодатель (уполномоченное им лицо) вправе самостоятельно определять, по какому графику командированный сотрудник должен выполнять служебное поручение. Это может быть график работы по основному месту работы, график работы по месту нахождения в командировке или же специальный график, оговоренный в поручении на командировку.

Именно из предписанного работодателем графика выполнения поручения необходимо исходить и при оформлении табелей учета рабочего времени.

Соответственно, если работник по требованию работодателя (уполномоченного им лица) должен будет выполнять служебное поручение в день, который оговорен как выходной графиком выполнения поручения, он имеет право требовать повышенную оплату труда. Выполнение поручения в общеустановленный праздничный день в любом случае влечет за собой повышенную оплату труда.

Как указано в п. 5 Положения о командировках, оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Имеются в виду нормы ст. 153 ТК РФ, предусматривающие необходимость оплаты работы в соответствующие дни не менее чем в двойном размере или по желанию работника одинарную оплату труда и день отгула. Конкретные размеры оплаты труда определяются коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно заключенным с работником трудовым договором. С учетом постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 28 июня 2018 г. № 26-П оплата за работу в выходные и (или) праздничные дни должна осуществляться не менее чем в двойном (одинарном) размере оклада (тарифной ставки) с учетом компенсационных и стимулирующих выплат.

Пример 8
Предположим, что работник организации направлен в служебную командировку в период с 15 по 28 июля 2019 г. При этом согласно требованию работодателя выполнять служебное поручение работник должен согласно графику, принятому по основному месту работы (пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье).

В организации, в которую был командирован сотрудник, предусмотрена шестидневная рабочая неделя. По согласованию с представителем работодателя работник вынужден был работать 20 июля 2019 г. (суббота). Указанный день по графику работы по основному месту работы является нерабочим, в связи с чем работник вправе требовать от работодателя оплату за работу в указанные дни в размере не менее чем в двойном размере или же оплату в размере не менее чем в одинарном размере плюс выходные дни (свободное от работы время).

Средний заработок работнику должен быть сохранен за дни с 15 по 19 июля, с 22 по 28 июля.

Если график работы по основному месту работы и график выполнения поручения в пункте командировки не совпадают, в качестве выходных рассматриваются дни, отработанные как таковые в пункте командировки. Но тогда возможна ситуация, когда за один и тот же день работник получит и средний заработок, и заработную плату из расчета оплата работы в выходной день. Это представляется неправомерным.

Для оплаты работы в выходные дни за время командировки необходимо соответствующее решение работодателя о привлечении сотрудника к данной работе.

То есть требование о выполнении обязанностей в период командировки в выходные или нерабочие праздничные дни должно быть выдано уполномоченным на то лицом, а факт привлечения к работе должен быть подтвержден документально.

Оптимальным является вариант, при котором во исполнение положений ст. 113 ТК РФ издается соответствующее письменное распоряжение работодателя. Как возможный вариант, в качестве основания для оплаты могут рассматриваться резолюции на отчете о служебной командировке, докладных записках руководителей структурных подразделений и иных уполномоченных лиц.

Дополнительная оплата командировки в выходной или праздничный день
Напрямую ТК РФ и Положение о командировках не оговаривают возможность оплаты приходящихся на выходные и нерабочие праздничные дней нахождения в пути к месту командировки и обратно, а также дней за время следования из одного пункта командировки в другой. Суточные за указанные дни работнику выплачиваться должны, а что касается заработной платы или среднего заработка, в этой части законодательство фактически содержит пробел.

Единственная норма в изложенной части была закреплена в п. 8 Инструкции Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (документ в настоящее время признан утратившим силу). В случаях когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Как это принято на практике, данный пробел постепенно заполнялся принимаемыми судебными решениями. Например, как отмечено в решении Верховного Суда Российской Федерации от 20 июня 2002 г. № ГКПИ 2002-663, законодательство не запрещает работнику, выезжающему в командировку в выходной день по распоряжению администрации, получить оплату за работу в нерабочий праздничный день в соответствии с положениями трудового законодательства.

В том числе с учетом складывающейся судебной практики, Минтруд России в письмах от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415, от 13 октября 2017 г. № 142/В-921 признал тот факт, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере. При этом конкретный порядок исчисления оплаты указанных дней зависит от применяемой в организации системы оплаты труда работника. Как возможный вариант, оплата рассматриваемых дней может осуществляться в одинарном размере и одновременно к этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания.

Таким образом, пребывание в пути в период выходных (праздничных) дней также должно оплачиваться по правилам, определенным п. 5 Положения о командировках и ст. 153 ТК РФ. Однако непременным условием при этом является указание работодателя (уполномоченного им лица) на необходимость пребывания в пути в соответствующие дни или согласование с ним данного вопроса. При этом, как представляется, выходные в данном случае должны определяться уже согласно графику, принятому по основному месту работы.

Для реализации рассмотренных положений организациям рекомендуется в коллективных договорах, соглашениях или локальных нормативных актах определить конкретные размеры оплаты времени нахождения в пути в выходные или нерабочие праздничные дни. Как представляется, обоснованным является вариант, согласно которому любой выходной (праздничный) день нахождения в пути будет оплачиваться из расчета двойной части оклада (должностного оклада, тарифной ставки), рассчитанного за один условный день или день конкретного месяца.

Пример 9
Период командировки сотрудника – с 20 октября по 7 ноября 2019 г. включительно, и на этот период приходится 13 рабочих дней по графику пятидневной рабочей недели.

Именно такое количество дней и подлежит оплате в размере среднего дневного заработка.

Первый день служебной командировки приходится на 20 октября 2019 г. Это – воскресенье.

Согласно выданному сотруднику командировочному удостоверению ему было предписано убыть в служебную командировку именно в выходной для него день (20 октября 2019 г). Таким образом, соответствующее распоряжение работодателя имеется, что означает необходимость оплаты дня убытия в командировку по правилам ст. 153 ТК РФ как за работу в выходной или нерабочий праздничный день.

В соответствии с принятым в организации положением об оплате труда работа в выходные и нерабочие праздничные дни оплачивается в размере двойной дневной части оклада (должностного оклада) с учетом дополнительных выплат. При этой указанная часть оклада рассчитывается исходя из установленного работнику оклада (должностного оклада) и количества рабочих дней по норме в соответствующем календарном месяце согласно производственному табелю-календарю для пятидневной рабочей недели.

При величине оклада работника в 15 000 руб. сумма оплаты за работу в воскресный день 20 октября 2019 г. составит 1500 руб. (15 000 руб./20 дней × 2), где 20 дней – количество рабочих дней в ноябре 2019 г. при пятидневной рабочей неделе согласно производственному табелю-календарю, 2 – двойной размер оплаты, оговоренный в локальных актах организации.

Пример 10
Воспользуемся условиями примера 9 и предположим, что работнику установлена тарифная ставка в размере 14 000 руб. в месяц.

Согласно действующему в организации Положению об оплате труда работа в выходной и нерабочий праздничный день производится в размере двойной часовой ставки, определяемой делением величины тарифной ставки в месяц на показатель среднемесячной нормы рабочего времени в соответствующем календарном году. При этом в локальном акте дополнительно оговорено, что дни выезда в командировку, приезда из командировки и дни нахождения в пути за время командировки, приходящиеся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачиваются из расчета нормированной продолжительности рабочего дня (при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов; при 36-часовой рабочей неделе – 7,2 часа и т. д.).

Первый день служебной командировки приходится на 20 октября 2019 г. Это – воскресенье. При этом распоряжение руководителя о направлении в командировку именно в выходной день подтверждено командировочным удостоверением и изданным в организации приказом о направлении в командировку.

Сумма оплаты за день 20 октября 2019 г. составит 1364 руб. 44 коп. (14 000 руб./164,17 × 8 час. × 2), где 14 000 руб. – величина тарифной ставки работника за месяц; 164,17 – среднемесячное количество рабочих часов в 2019 г. (1970 часов норма часов за год/12 месяцев в году); 8 часов – количество подлежащих оплате часов; 2 – двойной размер оплаты за работу в выходной день.

В локальных нормативных актах организации рекомендуется закрепить не только необходимость оплаты дней нахождения в пути в командировку (из командировки) в выходной или нерабочий праздничный день, но и вариант оплаты. Среди таких вариантов можно выделить:
1) оплата фактического времени нахождения в пути (в данном случае необходимо учитывать не только время нахождения в пути по проездным документам, но также время проезда до аэропорта (вокзала), время пребывания в аэропорту (на вокзале), от аэропорта (вокзала) до гостиницы и т. д.);
2) оплата в размере двойной дневной части оклада (тарифной ставки) с учетом компенсационных и стимулирующих выплат независимо от фактического времени нахождения в пути;
3) оплата фактического времени нахождения в пути до 8 часов, и в размере двойной дневной части оклада (тарифной ставки) с учетом компенсационных и стимулирующих выплат при нахождении в пути свыше 8 часов.

Оплата труда командированных сотрудников
В соответствии с п. 11 Положения о командировках по просьбе работника ему может пересылаться заработная плата. При этом услуги (плату) за пересылку оплачиваются из средств организации, направившей работника в командировку.

Особенно это актуально для тех случаев, когда сотрудник находится в длительной служебной командировке (свыше месяца), и расчетный период для получения заработной платы (включая суммы среднего заработка за дни командировки) за истекший период приходится на время командировки сотрудника.

В таких случаях просьба сотрудника о пересылке заработной платы должна считаться обоснованной, а администрация обязана осуществить пересылку сумм оплаты труда.

В настоящее время рассматриваемая проблема упрощена с переходом на получение заработной платы через пластиковые карты соответствующих банковских учреждений. Однако и в случаях если работник воспользуется автоматами иных банков, он может понести расходы на оплату сумм комиссии, которые по вышеприведенным правилам также должны быть оплачены работодателем.

При предъявлении работником требования о пересылке сумм заработной платы по наступлении выплатного периода, бухгалтерия организации должна в случае необходимости рассчитать приходящиеся на время командировки дни исходя из среднего заработка, даже если будут отсутствовать документы, подтверждающие выполнение служебного поручения. Основанием для расчета среднего заработка в таких случаях должны являться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и дополнительное распоряжение администрации о расчете суммы для пересылки сотруднику.

Можно предположить, что по требованию находящегося в командировке сотрудника причитающиеся ему суммы следует выплатить членам его семьи. Однако в таких случаях необходимо наличие заверенной в установленном порядке доверенности на право получения сумм заработной платы.

С учетом требований Минтруда России о необходимости полноценного расчета заработной платы не реже чем за каждые полмесяца исчисление среднего заработка за время командировки должно производиться не менее двух раз в месяц. Основанием для этого должны являться данные табелей учета рабочего времени. Соответственно, оформлять табеля с отражением времени нахождения в командировке также необходимо как минимум два раза в месяц.

Оплата расходов командированного в случае его временной нетрудоспособности
В соответствии с п. 25 Положения о командировках работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (исключение составляют случаи, когда сотрудник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, а не средний заработок. Исчисление пособия должно производиться по общеустановленным правилам, определенным Федеральным законом от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2007 г. № 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Если работник болел в заграничной командировке, полученные им подтверждающие факт нетрудоспособности документы необходимо будет заменить на листок нетрудоспособности в медицинской организации по месту жительства.

Следует учитывать, что травмы, полученные работниками, следовавшими к месту служебной командировки и обратно, в соответствии со ст. 227 ТК РФ признаются несчастными случаями на производстве, что влечет за собой предоставление пострадавшим лицам обеспечения по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном Федеральными законами от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» и от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в редакции изменений и дополнений).

Соответственно, работодатель обязан в установленном порядке организовать расследование несчастного случая и его документальное оформление.

Если несчастный случай на производстве с командированным сотрудником произошел в месте командировки, он в соответствии со ст. 229 ТК РФ расследуется комиссией, образованной работодателем, у которого произошел несчастный случай. В состав данной комиссии входит уполномоченный представитель организации, направившей это лицо. Неприбытие или несвоевременное прибытие указанного представителя не является основанием для изменения сроков расследования.