| Цитата |
|---|
Приняла отдел кадров. При передаче дел моя предшественница очень торопилась, а директор настаивал на скорейшей передаче дел. В итоге — личные дела передавались по номерам, без полистной проверки. Сейчас при подготовке к передаче в архив выяснилось, что в ряде дел нет документов. Сохранились обрывы, фрагменты документов. По тем делам, в которых есть опись, выяснили, что преимущественно изымались справки, анкеты, автобиографии и другие документы, содержащие информацию о руководящих работниках организации. Но не во всех делах есть эти описи. Сейчас директор «забыл» о том, как скоропалительно уходила бывшая начальник ОК и обвиняет меня. Подскажите, как исправить существующую ситуацию? Проблема усложняется тем, что из ОК произошла «утечка информации», и бывшие работники, узнав, что сведения о них пропали, грозят обратиться в суд. Неужели я буду нести за все ответственность?
Елена Васильева
(подписчик журнала «Кадры предприятия»)
|
Из Вашего письма следует, что при приеме дел отдела кадров Вами была допущена грубая ошибка, итогом которой и стала описанная ситуация. При организации процесса приема-передачи дел от одного ответственного должностного лица к другому в обязательном порядке должна проводиться проверка правильности заполнения и полноты всех форм кадровой документации. Особенно это касается личных дел. Итоги этой проверки должны найти отражение в акте приема-передачи документов, в котором указываются:
1) отсутствие каких-либо документов (перечисляется каждый необнаруженный документ);
2) ошибки в заполнении форм кадровой документации;
3) нарушения в оформлении дел по личному составу (неправильное оформление обложек дел, отсутствие внутренних описей документов).
Акт подписывается обоими должностными лицами. Работник, принимающий документы, при наличии отмеченных в акте нарушений, вправе не подписывать акт, а вместе с докладной запиской передать его на рассмотрение руководителю организации, который должен принять решение о дальнейших действиях. В докладной записке лицо, принимающее документы, должно заявить, что оно снимает с себя всю ответственность за нарушения, допущенные его предшественником, за возможные последствия.
В сложившейся ситуации Вам необходимо составить подробную докладную записку с изложением создавшегося положения по состоянию кадровой документации на имя руководителя. Кроме того, в записке нужно:
1) указать в течение скольких лет до Вашего назначения предыдущий работник отвечал за кадровую документацию (к записке следует приложить выписку из приказа о Вашем назначении на должность);
2) уточнить, какой промежуток времени после Вашего назначения Вы работали вместе;
3) показать, что за время приема-передачи дел посторонним лицам личные дела работников не выдавались или выдавались Вашим предшественником и отсюда сделать вывод о том, что за время Вашего пребывания в должности начальника отдела кадров не могли произойти такие серьезные нарушения, а следовательно вина за них лежит на Вашем предшественнике).
В Вашем случае было бы хорошо, если бы не составлялся акт о приеме-передаче документов, так как подписав его без фактической проверки состояния дел и их полноты, Вы взяли на себя юридическую ответственность за документы. Советуем объяснить Вашему директору необходимость уладить конфликт без суда, так как он также несет ответственность за сложившуюся ситуацию.
Б.В. АЛЬБРЕХТ
