Опубликовано в журнале "Менеджмент в России и за рубежом" №4 год - 2017
Жигунова О.А.,
доктор экономических наук, профессор кафедры «Экономика
в строительстве» Тюменского индустриального университета
Ковалёв А.С.,
кандидат экономических наук, доцент кафедры «Экономика
в строительстве» Тюменского индустриального университета
Статья посвящена управлению непроизводственными затратами фирмы. Рассматривается дополнение системы информационно-аналитического обеспечения процесса управления непроизводственными затратами механизмом учёта затрат по рабочим местам.
Предложено внедрение учётного объекта «непроизводственное рабочее место», выделены формирующие его структурные компоненты, раскрыто содержание основных этапов его формирования, а также документационное сопровождение его внедрения.
Непроизводственные затраты – понятие, производное от фундаментальной учётной категории «затраты». В работах [1; 3] нами был обоснован ключевой критерий идентификации затрат, и в частности непроизводственных затрат. По нашему мнению, таким критерием является факт потребления ресурса – его использование во внутрихозяйственных процессах компании. В зависимости от характера этих процессов затраты подразделяются на производственные и непроизводственные. Под непроизводственными затратами понимается «стоимостная оценка имеющихся в распоряжении фирмы ресурсов, потреблённых (использованных) в непроизводственных внутрихозяйственных процессах с целью создания нового ресурса в форме материальных ценностей, либо внутрихозяйственных работ, услуг» [4, с. 32].
Эффективное управление непроизводственными затратами осложняется ограничениями в получении информации об этих затратах (по объёму и качеству), поскольку нет механизма контроля над уровнем таких затрат и отслеживания эффективности потребления ресурсов в непроизводственных внутрихозяйственных процессах компании.
Одним из путей решения проблемы является введение в систему информационного обеспечения процесса управления непроизводственными затратами отдельного компонента, аккумулирующего совокупность ресурсов, потребляемых при выполнении непроизводственных операций отдельным работником компании в рамках непроизводственных внутрихозяйственных процессов.
Этим, в свою очередь, обусловлена необходимость создания в системе учёта затрат компании учётного объекта, позволяющего фиксировать информацию о таком потреблении (нужно для анализа себестоимости выполнения отдельных операций, функций, процессов). При этом, по нашему мнению, центральным фактором (драйвером), влияющим на показатели потребления ресурсов в ходе выполнения непроизводственных операций, является эффективность работника. Именно выполнение операций работником задействует все прочие ресурсы, и от того, насколько эффективно выполняет работник закрепленные за ним операции, зависит эффективность использования и других ресурсов, задействуемых этим работником.
В связи с этим мы предлагаем ввести в систему учёта затрат компании учётного объекта непроизводственное рабочее место для аналитического учёта непроизводственных затрат. Учётный объект не следует воспринимать как один из частных случаев группировки затрат по рабочим местам, поскольку в данном случае под непроизводственным рабочим местом понимается не физическое (стационарное) рабочее место, а комплекс ресурсов, задействуемых работником при выполнении непроизводственных операций. Механизм его формирования позволяет объединить до четырёх направлений группировки и организации аналитического учёта затрат с одновременным внедрением инструментов контроля над уровнем затрат. Предполагаем, что так можно снизить объём учётной работы и повысить качество учётной информации.
Выделение структурных компонентов, формирующих учётный объект «непроизводственное рабочее место» (рис. 1), базируется на принципах процессного подхода к деятельности компании и комплексном подходе к учёту затрат (подробно см. в работах [2; 4]).
При формировании модели учётного объекта «непроизводственное рабочее место» предложена схема интеграции четырёх направлений аналитического учёта, обеспечивающая детализацию структурных компонентов: 1) потребляемых работником ресурсов; 2) мест возникновения затрат (мест потребления ресурсов); 3) направлений потребления ресурсов (путём закрепления операций за рабочим местом); 4) центров ответственности (назначение работника ответственным за затраты рабочего места).
Основные этапы формирования учётного объекта «непроизводственное рабочее место»:
1) закрепление учётного объекта «непроизводственное рабочее место» посредством детализации структурных компонентов в соответствии с положениями созданной нормативно-информационной базы;
2) разработка механизма отражения функционирования создаваемого учётного объекта на счетах бухгалтерского учёта, принятых и закреплённых в учетной политике фирмы.
Для закрепления учётного объекта «непроизводственное рабочее место» по ходу первого этапа предполагается:
- наличие в структуре фирмы обособленных структурных подразделений, перечень которых определён;
- для каждого подразделения разработано соответствующее положение о структурном подразделении, в котором помимо прочего определены перечень выполняемых подразделением функций и операционная наполняемость каждой из этих функций (перечень функциональных операций, совокупное выполнение которых обеспечивает выполнение подразделением конкретной функции);
- дополнительно положением о структурном подразделении должен быть определён перечень непроизводственных рабочих мест (исходя из перечня должностей и штатных единиц подразделения), за каждым из которых должны быть закреплены функциональные операции. Различные должности предполагают различный уровень квалификации работников, а также различия в требованиях к условиям труда. В связи с этим (в зависимости от должности работника, занятого выполнением непроизводственных операций) характеристики стационарных рабочих мест могут отличаться;
- закрепление за непроизводственными рабочими местами работников фирмы (информационной базой являются приказы о приёме на работу, трудовые договоры), выступающих ответственными лицами за выполнение функциональных операций и, соответственно, за уровень затрат непроизводственных рабочих мест;
- прикрепление каждого работника к непроизводственному рабочему месту, описание имущества, используемого этим работником, а также технических, эргономических и прочих характеристик стационарного рабочего места (в том числе оснащение рабочего места мебелью и оборудованием, при его наличии), обеспечивающих нормальные условия труда, а также перечень функциональных операций, закреплённых за рабочим местом (следовательно, и за работником, занимающим соответствующую должность), осуществляется разработкой (или дополнением) должностных инструкций.
Факт создания и закрепления в организационно-правовой среде фирмы учётного объекта «непроизводственное рабочее место» отражается в первичном документе – карточке непроизводственного рабочего места. Данный документ должен содержать три типа характеристик непроизводственного рабочего места: общую информацию о непроизводственном рабочем месте (реквизиты рабочего места); информацию о функциональных операциях, закреплённых за рабочим местом; информацию о себестоимости непроизводственного рабочего места. В связи с этим предлагаем использовать двустороннюю форму карточки. В верхней части титульной стороны карточки указываем реквизиты рабочего места: структурное подразделение; работник; среднемесячное количество рабочих смен работника (в днях); длительность рабочей смены работника (в часах). На лицевой стороне карточки размещается таблица, строки которой содержат информацию о закреплённых за рабочим местом функциональных операциях и их характеристиках. При этом указываются наименование операции, функция подразделения и операционный перечень, к которым относится операция, а также нормативное время выполнения операции (рис. 2).
На обратной стороне карточки необходимо отразить информацию о себестоимости непроизводственного рабочего места и её расчет (рис. 3). Аналог формы может быть создан в виде электронного документа, а две её стороны (используемые в бумажном варианте) могут быть вкладками данного документа.
Создание нормативно-информационной базы формирования учётного объекта охватывает его структурные компоненты, накладываясь на ограничения существующей организационной структуры, системы управления фирмы и её нормативно-правовой базы. В связи с этим при необходимости созданию нормативно-информационной базы формирования учётного объекта может предшествовать внесение изменений и дополнений во внутренние локальные акты.
Второй этап – это создание учётного объекта на счетах бухгалтерского учёта, подразумевающий открытие аналитического субсчёта «непроизводственное рабочее место» к тому или иному синтетическому счёту, выбор которого определяется характером и сущностью закреплённых за конкретным работником функциональных операций.
Для систематизации выбора синтетических счетов предлагаем использовать предварительно подготовленные операционные перечни, представляющие собой функциональные операции, сгруппированные по принципу обеспечения различных аспектов функционирования фирмы (по блокам функциональных операций) (рис. 4).
Принадлежность функциональных операций, закреплённых за каждым работником к тому или иному операционному перечню, определяет счёт учёта затрат, на котором будут отражаться затраты соответствующего непроизводственного рабочего места.
Однако возможность оценки эффективности непроизводственных затрат возникает только при внедрении принципов нормативного учёта непроизводственных затрат с регистрацией затрат по норме и выявлением отклонения фактических затрат от нормативных. Оно, на наш взгляд, может быть реализовано формированием периодической отчётности работников непроизводственных рабочих мест.
Для этого мы предлагаем ввести внутрикорпоративную форму отчётности – «Отчёт непроизводственного рабочего места за смену» (рис. 5).
Форма отчёта должна состоять из двух частей. В верхней части формы указываются: время и дата составления формы, непроизводственное рабочее место, по которому составляется отчёт. В нижней части отчёта предлагается разместить таблицу регистрации функциональных операций, выполненных работником, закреплённым за непроизводственным рабочим местом в течение рабочей смены, в которой также может осуществляться расчёт нормативных затрат рабочего места за смену.
По каждой из отражённых в отчёте операций предлагается фиксировать следующую информацию: операционный перечень, к которому относится выбранная функциональная операция; счёт учёта затрат – указывается в соответствии с выбранным операционным перечнем; нормативное время выполнения операции – показатель, определяемый и закрепляемый внутрикорпоративными документами по труду; количество выполненных операций за смену – заполняется работником; нормативные затраты по операции – расчётный показатель, определяется как произведение себестоимости непроизводственного рабочего места в единицу времени (информация из карточки рабочего места), нормативного времени выполнения функциональной операции и количества этих функциональных операций, выполненных за смену. Отметим, что в условиях автоматизации учётного процесса заполнение отчёта работником заключается лишь в выборе из предустановленного справочника выполненных им за смену операций и указания количества таких операций.
Введение данной формы позволит учитывать функциональные операции, осуществлённые работником, закреплённым за непроизводственным рабочим местом, соответственно, позволит контролировать время его работы, а значит, расходование ресурсов. Использование отчёта непроизводственного рабочего места в практике ведения учёта наиболее эффективно в автоматизированной системе учёта (при доработке программного обеспечения).
Внедрение в систему учёта затрат фирмы учётного объекта «непроизводственное рабочее место» позволит формировать массив информации о непроизводственных затратах, который может стать основой информационного обеспечения управления непроизводственными затратами. При этом уже на этапе регистрации информация о затратах структурируется в привязке к конкретному работнику фирмы, что позволяет реализовать принцип приближения ответственности за расходование ресурсов.
Появляется перспектива дополнения систем индивидуальной мотивации работников, занятых выполнением непроизводственных операций.
Литература
1. Жигунова О.А., Ковалёв А.С. Затраты, издержки, расходы: трактовка с позиции ресурсов // Бухгалтерский учёт. – 2015. – № 1. – С. 97–102.
2. Жигунова О.А., Ковалёв А.С. Идентификация подходов к учёту затрат // Академический Вестник ТГАМЭУП. – 2014. – № 1. – С. 76–82.
3. Жигунова О.А., Ковалёв А.С. К вопросу о сущности и соотношении понятий «затраты», «издержки», «расходы» // Нефть, газ и бизнес. – 2014. – № 12. – С. 14–17.
4. Жигунова О.А., Ковалёв А.С. Концептуальные основы учёта непроизводственных затрат фирмы. – М.: Русайнс, 2016.
5. Маскел Б., Баггали Б. Практика бережливого учёта: управленческий, финансовый учёт и система отчётности на бережливых предприятиях. – М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2010.
6. Шим Дж.К., Сигел Дж.Г. Методы управления стоимостью и анализа затрат. – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1996.
