Особенности менеджмента работы административного персонала вузов

Рубина М.Ю.,
кандидат экономических наук, кафедра управления качеством
МФПУ «Синергия»

В настоящее время в России системы управления персоналом в высших учебных заведениях только начинают развиваться. Особенно мало в современных публикациях затрагивается проблема организации качественного и эффективного труда сотрудников, которые в той или иной степени выполняют административные функции. В данной статье обосновывается новая классификация административного персонала, описываются особенности и сложности реализации как управленческих функций относительно данной группы персонала, таких как планирование, организация, мотивация и контроль, так и управленческих действий, а именно найма сотрудников, их использования, развития и прекращения трудовых отношений.

В системе обеспечения качества образовательных услуг важную роль играет административно-управленческий персонал (АУП) российских вузов. С одной стороны, он выступает субъектом управления, но на него направлены и управленческие действия в системе управления персоналом вузов. С другой стороны, он является объектом найма, использования, развития, увольнения, к нему применяются управленческие функции по планированию, стимулированию, организации, контролю.

Состав административно-управленческого персонала оказывается существенно шире, чем обычно считают. АУП вузов, принимающий непосредственное участие в управлении другими группами персонала, включает высшее руководящее звено вуза, подразделения вузов по управлению персоналом и развитию человеческих ресурсов, административно-управленческие звенья научно-педагогических и неакадемических подразделений вузов. Этот персонал играет важную роль в формировании цепочек обеспечения качественных результатов обучения (рис. 1).

Вследствие того что на практике деятельность административно-управленческого персонала вузов расценивается как неакадемическая, на конференциях, посвящённых теме качества образовательной деятельности вузов в России [1], редко обсуждаются темы повышения качества его работы, управления им как ресурсом повышения качества образования. Между тем управление вузами традиционно рассматривается в документах по Болонскому процессу как одно из условий обеспечения качества образования [2].

Лишь в последние несколько лет ресурс административно-управленческих работников образовательных учреждений постепенно становится предметом внимания со стороны органов управления образованием Российской Федерации. Так, Департамент образования города Москвы с начала 2011 года проводит работу по формулированию алгоритмов определения эффективности работы руководителей образовательных учреждений, подведомственных Департаменту [3]. Вместе с тем объектами внимания Департамента образования города Москвы пока являются лишь высшие руководители учреждений среднего профессионального образования, но не вузов.

Следующим шагом в развитии данного подхода станет, вероятно, обращение органов управления образованием, не только московских, но и российских, к формулированию методик и инструментов управления АУП вузов, которые были бы ориентированы на обеспечение высокого качества образования в учебных заведениях. То, насколько деятельность лиц, выполняющих управленческие функции в образовательных организациях, нацелена на обеспечение качества образовательных услуг, имеет особое значение при формировании эффективной системы управления персоналом вузов.

Тревожит теоретическая непроработанность вопроса о классификационных признаках АУП вузов. Если в других секторах сферы услуг не вызывает сомнения, что в состав АУП необходимо включать управленческих работников организации всех уровней, то в вузах часть управленцев не включается в состав административно-управленческого персонала. Это относится, например, к деканам факультетов (директорам институтов в составе университетов) и к заведующим кафедрами российских вузов.

Представители названных подгрупп персонала вузов непосредственно осуществляют управление персоналом подразделений, во главе которых трудятся. Между тем в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих [4] должность декана факультета отнесена к должностям профессорскопреподавательского состава. Требования к квалификации по этой должности включают высшее профессиональное образование, стаж научной или научно-педагогической работы не менее 5 лет, наличие учёной степени или звания.

При этом в разделе «Должностные обязанности» основное место занимают управленческие действия. Указывается, в частности, что декан разрабатывает стратегию развития факультета, обеспечивает систематическое взаимодействие с работодателями, органами управления образованием, руководит учебной, методической, воспитательной, научной работой на факультете.

Представляется очевидным, что должностные обязанности декана факультета состоят в выполнении управленческих функций. Для их качественного выполнения необходимы в первую очередь опыт управленческой деятельности, компетенции и квалификация в области управления. Учёная степень, а также опыт научной работы сами по себе не свидетельствуют о наличии таких компетенций и квалификации.

Деканы факультетов вузов – это не только и не столько опытные преподаватели или научные работники, занимающиеся работой в деканатах по совместительству с ведением учебной или научной деятельности. Они являются одним из ключевых звеньев в цепочках обеспечения качества результатов обучения в процессе оказания образовательных услуг. Это прежде всего руководители подразделений, выполняющих жизненно важные для любого вуза функции по организации учебного процесса, а также сервисные и иные функции.

К должностям профессорско-преподавательского состава относят также должность заведующего кафедрой в вузе [5]. Однако должностные обязанности заведующего кафедрой состоят главным образом из выполнения управленческих функций, которые описываются следующим образом: «разрабатывает стратегию», «осуществляет анализ рынка», «организует…», «осуществляет контроль…», «руководит…», «планирует…». Такие должностные обязанности дают основание для отнесения заведующих кафедрами к группе административно-управленческого персонала вузов.

Таким образом, заведующие кафедрами являются административно-управленческим звеном научно-педагогических подразделений российских вузов. Для обеспечения высокого качества результатов обучения в вузах они должны в первую очередь управлять деятельностью преподавателей.

В противоположность точкам зрения, относящим эту категорию работников вузов исключительно к научно-педагогическому персоналу, я считаю, что содержание деятельности заведующих кафедрами имеет прежде всего управленческий характер, причём основным направлением их управленческой деятельности является именно управление персоналом кафедр. Именно в качестве управленцев они включаются в вузовские цепочки обеспечения качественных результатов обучения.

Как и деканы факультетов, заведующие кафедрами должны обладать различными управленческими компетенциями, так как они обеспечивают прежде всего качественную работу преподавателей вузов. Безусловно, будучи квалифицированными педагогами, они вправе при этом вести преподавательскую деятельность, которая, однако, не должна рассматриваться как основное содержание их труда в вузе.

Важное место в системе управления персоналом вузов, ориентированной на обеспечение качества результатов обучения, отводится и специализированным подразделениям вузов, создаваемым для решения задач в области управления персоналом.

Такими подразделениями в российских вузах обычно являются отделы кадров, которые иногда входят в состав правового департамента. Так, отдел кадров Государственного университета управления входит в состав Управления правового обеспечения [6].

В Томском политехническом университете отдел кадров входит в состав Управления правового обеспечения и кадровой политики [7].

В Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики» действует управление персонала (именно так названо подразделение вуза), основу деятельности которого составляют «организационно-документационное обеспечение кадровой работы, формирование и ведение баз данных о количественном и качественном составе персонала НИУ ВШЭ, организация, сопровождение отдельных HR-процессов, организация работы по охране труда» [8].

В Московском финансово-промышленном университете «Синергия» задачи по управлению персоналом возложены на департамент управления персоналом, в состав которого входят отдел кадров, кадровый резерв, отдел подбора и адаптации персонала, учебный центр [9].

Зарубежная практика даёт, как правило, примеры, в которых управление персоналом сочетается с развитием человеческих ресурсов вузов.

Модель отдела кадров, работа которого сосредоточена на вопросах документарного обеспечения найма сотрудников, кадрового учёта и увольнения, является наиболее распространённой в российском образовании. Такая модель нередко, с одной стороны, наделяет кадровые службы исключительными полномочиями в сфере управления персоналом, с другой – затрудняет полноценную реализацию функций планирования, стимулирования, организации и контроля деятельности персонала на всех стадиях взаимодействия с вузом. Кроме того, в отношении самих сотрудников кадровых служб оказывается затруднительным осуществление полноценных управленческих действий.

Поэтому важно соотносить направления деятельности специализированных подразделений вузов по управлению персоналом с ориентацией вузов на достижение качественных результатов обучения.

Такие подразделения не должны сосредоточиваться исключительно на вопросах кадрового учёта и организации кадрового документооборота. Службы по управлению персоналом вуза являются системообразующими звеньями систем управления персоналом вузов. Будучи составной частью АУП вузов, они вынуждены полноценно действовать, выполняя плановую, стимулирующую (мотивационную), организационную функции в сфере управления персоналом вузов, охватывая стадии найма, использования, развития и увольнения персонала. Поэтому наиболее подходящим для таких служб было бы определение их как служб по управлению и развитию персонала вузов (или по управлению и развитию человеческих ресурсов вузов).

Вместе с тем такие службы не могут являться единственным организационным механизмом в процессе управления персоналом, поскольку составляют лишь часть административно-управленческого персонала в вузе.

Указанные специализированные подразделения могут быть неотъемлемой составной частью цепочек обеспечения качественных результатов обучения. Для этого за ними целесообразно закреплять наряду с кадровым учётом, организацией кадрового документооборота, подготовкой и проведением общевузовских мероприятий по привлечению, обучению, аттестации персонала другие виды деятельности, предполагающие наличие у сотрудников соответствующих профессиональных компетенций.

Таким видом деятельности является прежде всего нормотворческая и аналитическая деятельность по разработке систем управления вузов и определению содержания управленческих действий – процедур подбора, отбора, адаптации, сертификации персонала, повышения квалификации и профессиональной переподготовки, кадрового перемещения, аттестации, увольнения сотрудников. Важную роль играет данная служба в информационном и аналитическом обеспечении взаимодействия вузовских руководителей разного уровня с персоналом на всех стадиях этого взаимодействия, а также их внутреннего взаимодействия.

По моему мнению, в состав АУП вузов целесообразно целиком включать вузовские службы по управлению персоналом, хотя в таких службах наряду с их руководителями трудятся и рядовые работники. Данных работников следует относить к функциональному неакадемическому персоналу. Однако, будучи сотрудниками управленческой структуры, работники таких служб нередко выполняют управленческие действия прежде всего в сфере проведения организационных мероприятий по найму, обучению, аттестации, увольнению персонала. Не имея полномочий на самостоятельное принятие управленческих решений, эти сотрудники тем не менее своими действиями обеспечивают функционирование системы управления персоналом вузов.

Исходя из того что сотрудники службы по управлению персоналом вузов и линейные руководители вузов делят между собой обязанности по управлению персоналом, качество работы таких сотрудников в значительной степени зависит от чёткого распределения зон ответственности между линейными руководителями и службами по управлению персоналом, координации их деятельности. Данное распределение и координацию следует отнести к зоне ответственности высшего управленческого звена вуза (ректора вуза, проректора по управлению персоналом или развитию человеческих ресурсов).

Поскольку административно-управленческий персонал российских вузов является важным ресурсом обеспечения качества предоставляемых вузами образовательных услуг, управление им является специфическим направлением деятельности в системе управления персоналом, ориентированной на обеспечение качества образования. Схематично его можно представить в матричной форме, по аналогии с представлением управления другими группами персонала вузов.

Так, при планировании найма административно-управленческого персонала вузов (табл. 1) администрацию вуза должны интересовать прежде всего потребности вуза – в увеличении, сокращении числа менеджерских должностей, необходимость и перспективы формирования и перспективы развития отсутствующих пока вузовских подразделений. Планирование найма сотрудников для работы в составе АУП вузов начинается с рассмотрения руководством вузов аналитических данных, представляемых службой управления персоналом. Эти данные должны содержать информацию о необходимой вузу численности руководителей и распределении должностных полномочий, перечень компетенций, необходимых соискателям для выполнения профессиональной деятельности, уровень их профессиональной квалификации.

При подборе и отборе соискателей работы в составе АУП вуза главными становятся вопросы предполагаемой эффективности работы нанимаемых сотрудников, наличие у них компетенций прежде всего в сфере управленческой деятельности, наличие способностей к приобретению и развитию таких компетенций в процессе работы в вузе, способности быть «частями целого» в цепочках обеспечения качественных результатов обучения.

Источники подбора персонала планируются исходя из требований к компетенциям соискателей должностей АУП вузов. Однако самым надёжным источником подбора сотрудников на руководящие должности является, на мой взгляд, кадровый резерв вуза, участниками которого являются сотрудники данного вуза. Это объясняется тем, что качество работы данной группы персонала в значительной степени зависит от знания специфики деятельности вуза и специфики его персонала.

Важность применения вузами такого инструмента, как кадровый резерв для занятия должностей в составе АУП в процессе найма сотрудников, обусловливается тем, что подбор кандидатур на замещение вакантных должностей данной группы персонала имеет объективные ограничения, порождаемые отсутствием в стране системы обучения и специалистов в области управления для организаций высшего образования.

Важно в процессе найма зафиксировать и систему стимулов качественной работы сотрудников в составе АУП вузов. Конечно, можно предположить, что соискатели, пришедшие на собеседование, уже мотивированы на управленческую работу в данном вузе. Однако роль стимулов состоит не в поощрении таких амбиций. Она состоит прежде всего в формировании взаимных договорённостей между нанимаемыми сотрудниками и вузами о том, что поощрение или наказание в системе стимулов работы сотрудников всегда будет определяться тем, в какой мере труд этих сотрудников способствует или не способствует обеспечению качества предоставляемых вузами образовательных услуг. Объектом поощрения или наказания становится качество работы управленцев как звеньев цепочек обеспечения качественных результатов обучения.

При организации отбора сотрудников на административно-управленческие должности в вузах необходимо опираться на выявление у соискателей не только знаний, умений, опыта в управленческой деятельности, но и специфических компетенций в образовательной деятельности и в сфере конкуренции вузов на рынке образовательных услуг.

Отбор претендентов на руководящие должности в вузах необходимо организовывать в несколько этапов с использованием различных методов. Так, этап проверки наличия должного уровня компетенций и склонностей предлагается производить методами тестирования и опроса. Для выявления склонностей и способностей к руководящей деятельности, а также компетенций руководителя в ходе отбора следует использовать кейсы, бизнес-игры и другие ситуационные задания, исполняя которые соискатель на должность описывает решения конкретных ситуаций.

Знание специфики функционирования организации в сфере высшего образования проверяется интервьюированием претендента его будущим руководителем. Планирование пунктов трудового договора производится заранее с учётом должностных обязанностей по конкретной должности, а также методов стимулирования достижения качественных результатов работы сотрудниками, которые планируются для занятия этой должности.

Важное значение в системе управления деятельностью АУП вузов имеет решение вопросов не только эффективного использования управленческих сотрудников в цепочках обеспечения качественных результатов обучения, но и их развития как части кадрового ресурса вузов (табл. 2).

Использование и развитие административно-управленческого персонала вузов должны быть подчинены стратегическим целям деятельности вузов как образовательных организаций при необходимости обеспечения конкурентоспособности вузов на рынке образовательных услуг. Слаженная работа АУП, ориентированная и ориентирующая других сотрудников на обеспечение качества образования, является одним из основных конкурентных преимуществ и ключевых факторов успеха в процессе оказания вузами образовательных услуг.

Поэтому планирование, стимулирование и организация труда управленческих работников становятся не менее значимой задачей, чем управление работой преподавателей вузов. Не менее важной задачей является и развитие административно-управленческого персонала российских вузов.

Планирование, стимулирование и организация первичного обучения, обучения кадрового резерва, а также обучения для повышения квалификации сотрудников базируются на приблизительно одинаковых принципах. При планировании программ обучения административно-управленческого персонала следует учитывать, повторяю, что на рынке труда Российской Федерации практически невозможно найти высококвалифицированных специалистов по управлению в сфере высшего образования.

В условиях, когда при большом дефиците специалистов по управлению в системе российского высшего образования на руководящие должности в вузах могут приходить либо опытные преподаватели, либо хорошие исполнители, либо специалисты в области управления, имеющие опыт работы в других отраслях народного хозяйства, важное значение для целей развития АУП вузов приобретает адаптация сотрудников. С адаптации сотрудников может начинаться развитие специалистов как вузовских управленцев. Такая адаптация включает их первичное обучение, основным содержанием которого может становиться ознакомление их со спецификой деятельности высшего учебного заведения либо со спецификой административно-управленческой деятельности в современном вузе.

Так же как в других отраслях экономики, обучение руководителей вузов будет ориентированным на практику, если его нацеливать на то, чтобы:
– давать руководителям знания, необходимые для успешного решения стоящих перед ними управленческих задач, умение справляться с теми задачами, которые они вынуждены решать, ориентируя работу подчиненных на достижение целей, поставленных руководством, по повышению качества работы;
– помогать руководителям лучше понимать и систематизировать опыт управленческой деятельности;
– прививать навыки и умения, необходимые для эффективного руководства научно-педагогическим и (или) функциональным неакадемическим персоналом вузов;
– давать возможность проведения ревизии, а при необходимости – творческого переосмысления содержания и технологий своей повседневной работы и стимулирования собственной потребности в совершенствовании лично выполняемой работы;
– способствовать развитию у руководителей установок и выработке приоритетов, необходимых для успешного решения стоящих перед ними задач в складывающихся обстоятельствах [10].

Российским вузам целесообразно обратить внимание на необходимость стимулирования внутривузовского карьерного роста сотрудников, входящих в АУП, и стремления их к постоянному повышению профессиональной квалификации как вузовских управленцев. Следует также обеспечивать предоставление АУП внутривузовских и внешних возможностей повышения квалификации, а также информации о наличии таких возможностей.

Процедура увольнения административно-управленческого персонала является особым объектом планирования, организации и стимулирования с учётом специфики деятельности управленцев высшего учебного заведения. Особенности прекращения трудовых взаимоотношений вузов с административно-управленческим персоналом представлены в таблице 3.

Руководство деятельностью управленцев является неотъемлемой частью СУП вузов, ориентированной на обеспечение качества результатов обучения, качества предоставляемых образовательных услуг в целом.

Литература
1. Гарантии качества профессионального образования / Сб. методических материалов, тезисов и статей участников форума. Т. 1. – М.: РАГС, 2010.
2. Building bridges: Making sense of quality assurance in European, national and institutional contexts. Hostеd by university Claude Bernardly on 1, France [Электронный ресурс]. 2011. – Режим доступа: eua.be/Libraries/Publications_homepage_list/Quality_and_Trust_at_the_heart_of_what_we_do_EQAF2011.sflb.ashx
3. Об утверждении положения о порядке аттестации руководителей государственных образовательных учреждений города Москвы [приказ Департамента образования города Москвы от от 27 января 2011 г. № 72] [Электронный ресурс]. – Режим доступа: base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=125521
4. Приложение к приказу об утверждении положения о порядке аттестации руководителей государственных образовательных учреждений города Москвы [приказ Департамента образования города Москвы от 27 января 2011 г. № 72] [Электронный ресурс]. – Режим доступа: base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=125521
5. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования» [приказ Министерства здравоохранения и социального развития от 11 января 2011 г.] [Электронный ресурс]. –Режим доступа: base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=112416
6. Структура Государственного университета управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: guu.ru/info.php?id=1250
7. Структура Томского политехнического университета [Электронный ресурс]. – Режим доступа: tpu.ru/structure/
8. Структура Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: hse.ru/org/hse/aup/hr/
9. Департаменты Московского финансово-промышленного университета «Синергия» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: mfpa.ru/r/about/structure/departaments/
10. Магура М.И., Курбатова М.Б. Чему и как учить руководителей [Электронный ресурс]. – Режим доступа: hr-land.com/pages/chemu_i_kak_uchit_rukovoditeleyi_.html