Аудит не только для финансов

Все более важной задачей российских предприятий, выходящих на мировой рынок, особенно в преддверии вступления во Всемирную торговую организацию, становится соответствие продукции (услуг) международным стандартам, например серии ISO9000-2000. Но внедрение и применение на российских предприятиях международных стандартов в области качества и экологии порой становится серьезной проблемой.

В значительной степени это связано с неготовностью руководства предприятия понять значение человеческих ресурсов, а значит и роль кадровых служб, в успешном управлении предприятием и достижении целей в области качества. Нередко руководители предприятий просто не знают, какие сведения и какие результаты они могут и должны требовать от кадровых служб.

Неготовыми к работе в условиях внедрения системы менеджмента качества зачастую оказываются и сами кадровые службы. Их работники и руководители смутно представляют себе систему менеджмента качества и организацию работы в новых условиях. Изучение международных стандартов серии ISO9000-2000, и особенно стандарта ISO9004-2000 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности», полезно не только для крупных организаций, но и для небольших предприятий и организаций, не планирующих выход на мировой рынок. Ведь эти стандарты — не просто требования, а обобщение международного опыта в управлении предприятиями.

"У нас нет трудовых ресурсов ..."

Российский бизнес продолжает развиваться. Уже никого не удивляют слияния и поглощения не только малых, но и средних и даже крупных компаний. В перспективных планах новых компаний намечается рост производства и продаж, расширение сети филиалов и освоение новых рынков.

Но достаточно часто планы, даже на ближайшую перспективу, казавшиеся вполне выполнимыми, остаются нереализованными, а цели не достигнутыми. Это, в свою очередь, нарушает весь процесс планирования, заставляя вносить в планы коррективы и перераспределять финансовые ресурсы. Владельцы бизнеса (инвесторы) и топ-менеджмент в недоумении. Ведь маркетологи, аналитики, финансисты выполнили свою работу хорошо. Их расчеты проверены и перепроверены многократно. Оценка поглощаемых или объединяемых компаний произведена и согласована. Что же нарушает столь хорошо просчитанные не одним десятком специалистов планы? Что было упущено?

Главной причиной срыва выполнения планов и вынужденным привлечением дополнительных финансовых ресурсов послужило полное игнорирование работы с трудовыми (человеческими) ресурсами в планах развития компаний. К сожалению, ни маркетологи, ни аналитики, ни финансисты в подавляющем большинстве случаев при оценке ситуации, планировании и прогнозировании не принимают в расчет существующие трудовые ресурсы и перспективы их развития. В лучшем случае на стол руководства ложатся документы только с расчетами расходов на заработную плату и налоговых отчислений. И это в лучшем случае. Далеко не каждая компания может похвастаться наличием системы бюджетирования расходов на работу с персоналом. В некоторых компаниях, особенно крупных, созданы эффектные, более рассчитанные на имидж предприятия, но не эффективные системы бюджетирования расходов на работу с персоналом. А ведь персонал компании, ее трудовые ресурсы — один из элементов системы, обеспечивающей компании конкурентные преимущества. Игнорирование этого фактора и приводит к ошибкам.

Проводя предварительный анализ планов перспективного развития двух компаний, я обнаружил отсутствие не только разделов, учитывающих расходование средств на работу с трудовыми (человеческими) ресурсами, но и всякий намек на существование таких расходов. Хотя упоминание о них присутствует в любом учебнике по бизнес-планированию.

Поразительны ответы, прозвучавшие из уст руководителей, ответственных за перспективное планирование.

Ответ первый: «У нас нет трудовых ресурсов. Трудовые ресурсы это где-то на заводах. У нас есть персонал компании».

Ответ второй: «Придет время, и я сам скажу, сколько средств можно выделить. Сколько «нарежу», столько и будет. А там директор по персоналу пусть вертится, как хочет. Это его забота».

Стоит ли комментировать эти высказывания топ-менеджеров? Наверное, нет. Понятно, чем закончится такое планирование для компании. Ведь оба уважаемых руководителя просто не считают нужным обращать внимание на статью расходов, превышающую 10% в себестоимости продукции (услуг). К слову сказать, одна из этих компаний в 2003 году получила сертификат соответствия системы менеджмента качества стандарту ISO9001:2000, в котором достаточно места отведено вопросам управления трудовыми (человеческими) ресурсами.

Возникает вопрос — действительно ли компания выстраивала систему менеджмента качества или в погоне за имиджем решила вопрос сертификации путем банальной взятки?

Приведенные выше примеры говорят о неготовности подразделений маркетинга, анализа, финансов взаимодействовать с кадровыми службами, и неготовности кадровых служб обеспечить необходимой информацией о состоянии трудовых (человеческих) ресурсов руководство и другие подразделения компании (о причинах этого можно прочитать в статье «Системы менеджмента качества и управление трудовыми ресурсами: проблемы и решения» // Кадры предприятия № 4, 2004).

Аудит не только для финансов

Для успешной реализации планов дальнейшего развития еще до поглощения или слияния компаний руководство и планирующие подразделения должны иметь информацию о результатах аудита системы управления и человеческих ресурсов организации. Причем при создании новых филиалов или предприятий целесообразно иметь информацию о состоянии и возможностях трудовых ресурсов региона. Уже известны случаи строительства предприятий в регионах, не способных обеспечить производство не только квалифицированными специалистами, но и рабочими.

Аудит должен дать ответ, соответствует ли кадровый потенциал компании ее целям и стратегии развития, насколько эффективно организована работа по управлению трудовыми ресурсами, каковы причины возникающих в организации проблем по управлению персоналом и что необходимо делать для их разрешения или снижения негативного воздействия на бизнес.

Наличие результатов аудита позволит более быстро и организованно, с меньшими финансовыми затратами провести интеграцию существующих систем управления в единую систему с учетом положительного опыта объединяющихся сторон. Слепое навязывание системы управления одной компании другой, не только при слиянии, но и при поглощении приносит больше вреда, чем пользы. Ведь в разных регионах России даже менталитет и системы ценностей у населения очень сильно различаются.

Попытка административной "пересадки" опыта приводит к негативным результатам. Так, например, одна из компаний, успешно работающая в Сибири, организовала на базе поглощенной компании филиал в одном из центральных регионов России и поставила на руководящие должности выходцев из центрального офиса, как проводников сложившейся в организации системы управления. В результате непродуманных действий более 60% работников филиала в течение 2 месяцев сменили место работы. Причем вновь созданный филиал покинули все наиболее квалифицированные специалисты. С ними ушли знания, опыт, наработанные связи. Объем продаж нового филиала сократился более чем в 2 раза. Прежняя численность работников была восстановлена только через 4 месяца. Но простое восстановление численности не дало результатов. Новые сотрудники, в силу отсутствия должного опыта, не смогли восстановить прежний объем продаж. Часть позиций на рынке была утрачена. Не помогло и последовавшее почти двукратное увеличение численности сотрудников филиала. Прежний объем продаж так и не был восстановлен. Планирование развития филиала от достигнутого ранее уровня было сорвано. Перед головным офисом встал вопрос: или принять сложившуюся ситуацию, или продолжать увеличенное финансирование филиала за счет других проектов.

Подобной ошибки и нерационального расходования средств можно было бы избежать при разумном подходе к интеграции систем управления и наличии подробной информации о состоянии и возможностях человеческих ресурсов.

В данном случае разумного подхода не было. Административными действиями были разрушены корпоративная культура, системы оценки и оплаты труда, работы с резервом кадров и многое-многое другое. Не было учтено одно из значимых положений ISO9004:2000 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»:

Наиболее квалифицированные специалисты лишились перспектив карьерного роста, возможностей получения ссуд и кредитов от компании. Рухнула устоявшаяся система морального поощрения работников.

Все это привело к разрыву привычных связей, нездоровой атмосфере в коллективе и уходу специалистов, востребованных на рынке труда. С работниками поглощаемой компании не проводилась разъяснительная работа, позволяющая снять морально-психологическое напряжение в коллективе, вызванное резкими переменами. Никто из руководства не интересовался ожиданиями работников и озабоченностью их своим будущим. Во главу угла был поставлен один из бюрократических принципов: "А куда ОНИ денутся?".

Такой подход был связан с практикой управления сложившейся на головном предприятии, являющимся градообразующим, где по финансово-бытовым проблемам работникам действительно некуда было деваться. А руководство предприятия было успокоено низким уровнем текучести кадров без учета градообразующего фактора. Хотя действительно высококвалифицированные специалисты и рабочие уезжали в другие регионы, имея возможность получать заработную плату больше соответствующую их возможностям и ожиданиям. Ошибкой было и перенесение системы оценки и оплаты труда, принятой на головном предприятии, на вновь созданный филиал. В результате чего заработная плата сотрудников снизилась почти на 40% и стала неконкурентоспособной для данного региона.

Аналогичные ситуации часто встречаются при создании дочерних предприятий на базе бывших подразделений социальной сферы и выделении в дочерние предприятия непрофильных подразделений крупных предприятий. Например, в 2003 году на одном из крупных сырьевых предприятий в Сибири из-за отсутствия необходимой разъяснительной работы разгорелся конфликт между группой работников предприятия и администрацией. Дело дошло до создания альтернативной профсоюзной организации и голодовки. В конфликт, которого могло не быть, вмешались представители прокуратуры, местной законодательной и исполнительной власти. Такая ситуация отрицательно сказалась на имидже и инвестиционной привлекательности предприятия.

Попытка разрушить все до основания, а затем построить новую, пусть даже более эффективную систему заранее обречена на провал, если «строители» новой системы забывают, что при разрушении до основания сначала предстоит разбирать возникшие завалы. А на это не предусмотрено ни времени, ни финансовых средств.

Знания о системе аудита трудовых ресурсов

Что должен знать руководитель любого уровня о системе аудита трудовых ресурсов? Прежде всего, это то, что главными целями такого аудита являются оценка эффективности персонала компании, всей системы управления человеческими ресурсами, как важнейших элементов, обеспечивающих прибыльность и гарантирующих устойчивое развитие организации.

Аудит человеческих ресурсов осуществляется по следующим основным направлениям:

Часть этих вопросов уже подробно рассматривалась на страницах журнала «Кадры предприятия» (статья «Системы менеджмента качества и управление трудовыми ресурсами: проблемы и решения» // Кадры предприятия № 4, 2004).

Аудит трудовых (человеческих) ресурсов организации является не просто способом контроля, но и инструментом управления, который позволяет выявить проблемы в сфере управления организацией вообще и человеческими ресурсами в частности, более эффективно спланировать бюджет на работу с персоналом и контролировать результативность его исполнения.

Периодичность проведения аудита и полноту охвата вопросов управления человеческими ресурсами руководитель определяет исходя из текущей ситуации и стратегии развития организации.

Опыт проведения аудита системы управления и человеческих ресурсов можно использовать при внедрении на предприятии системы менеджмента качества, основанной на стандартах серии ISO9000:2000.

На основе сведений, полученных в результате аудита, может быть составлена таблица, позволяющая руководству более наглядно представлять основные вопросы системы управления трудовыми (человеческими) ресурсами, эффективно анализировать ситуацию и контролировать результативность корректирующих действий, в том числе и результативность финансирования системы управления трудовыми ресурсами (пункт 8.5.2 ISO9001:2000 и пункт 8.5.2 ISO9004:2000). С ее помощью можно отследить связь роста производительности труда, укрепления дисциплины и сокращения текучести кадров от улучшения планирования работы по управлению человеческими (трудовыми) ресурсами, увеличения затрат на персонал (направления средств на обучение и развитие работников, реализацию программ адаптации и т.п.), применения системы материального и нематериального стимулирования, использования результатов аттестации и работы с резервом кадров, улучшения условий труда, повышения уровня организационной культуры и стабилизации социально-психологического климата.

Приводимая далее таблица иллюстрирует, как результаты аудита системы управления трудовыми ресурсами могут использоваться для самооценки, проводимой на предприятии по стандарту ISO9004:2000.

Это связано с тем, что при проведении сертификации на соответствие системы менеджмента качества стандарту ISO9001:2000 представители сертифицирующей организации не идут, как правило, дальше получения сведений о степени удовлетворенности работников предприятия системой оплаты труда и премирования, соблюдении графика отпусков, взаимоотношениях с руководством, охране труда и промышленной безопасности. А эти сведения, «вырванные» из общей системы, никогда не дадут действительно целостной и реальной картины о проблемах и успехах предприятия в сфере управления трудовыми ресурсами и влиянии их на систему менеджмента качества.

Для более полного анализа таблица может сопровождаться дополнительными материалами по оцениваемым элементам, например оценкой ситуации за предыдущие периоды (квартал, полугодие, год). А значит, более точно будет оцениваться динамика изменений, а также результативность проводимых мероприятий и вложений финансовых средств.

Таблица

Сравнение возможностей по управлению трудовыми (человеческими) ресурсами до и после внедрения системы менеджмента качества на основе стандартов серии ISO9000:2000

В таблице:

 — уровень до внедрения системы менеджмента качества на основе стандартов серии ISO9000:2000;

 — уровень после внедрения системы менеджмента качества.

Две крайности в управлении

Некоторые вопросы, касающиеся проблем управления трудовыми ресурсами, были изложены на страницах журнала «Кадры предприятия» (статья «Системы менеджмента качества и управление трудовыми ресурсами проблемы и решения» // Кадры предприятия № 4, 2004). Остановимся еще на двух проблемах, мешающих эффективной системе управления предприятием.

Недостатки теоретических знаний и опыта у руководителей часто приводят к двум крайностям в управлении организацией и ее ресурсами. В обоих случаях системе управления трудовыми ресурсами не уделяется должного внимания.

В первом случае, движимый целью скорейшего достижения успеха руководитель стремится контролировать все и вся, постепенно погружается в пучину текущих дел. Он уже не в состоянии оторваться от «текучки» и решать стратегические вопросы. Над всем главенствует первая заповедь бездарного руководителя: «Если хочешь все сделать хорошо, сделай все сам». Постоянно и необоснованно вмешиваясь в текущие вопросы управления, руководитель лишает своих подчиненных инициативы, способности думать творчески и брать ответственность на себя. Но на решение всех текущих задач у такого руководителя не хватает времени. А значит, решения принимаются без должного анализа информации и ресурсов, без должного контроля исполнения и оценки результативности. Нерешенные проблемы и невыполненные задачи накапливаются. Никто толком не работает. Все ждут воли и указаний руководителя. Отсутствие руководителя, даже на короткий период, вызывает в такой организации полный «паралич». Система управления организацией медленно, но уверенно входит в состояние «болота», из которого уже не выйдет.

Во втором случае руководитель интересуется только конечным результатом (например выполнением плана) и стратегическими вопросами. Остальные вопросы он полностью отдает «на откуп» своим заместителям и руководителям направлений. Вот тут на арену управления выходят бюрократы и любители аппаратных игр. Если кто-то думает, что бюрократизм и аппаратные игры свойственны только государственным органам и крупнейшим транснациональным корпорациям он ошибается. Этим «болезням» подвержены коммерческие организации всех возрастов и размеров. Главное, чтобы была благодатная почва в лице не достаточно опытного руководителя. Бюрократы и любители аппаратных игр создают систему, в которой формальная сторона главенствует над содержанием деятельности. Их главная цель — «не беспокоить» высшее руководство, занятое глобальными проблемами, создавать вид успешно функционирующего предприятия и при этом решать исключительно свои личные задачи. Ведь идет борьба за власть, статус, ресурсы и влияние в организации.

Такая система создает широчайшие возможности для злоупотреблений и хищений.

Какие основные приемы используют бюрократы и аппаратные игроки для достижения своих целей?

Перечисленными выше приемами бюрократы маскируют свою некомпетентность и непрофессионализм, неспособность к инновациям. Своими действиями они создают в организации дополнительный центр власти, имеющий полномочия без реальной ответственности, и приоритет личных целей перед целями организации. При всем внешнем благополучии система управления организацией и ее ресурсами постоянно снижает свою эффективность. Через некоторое время текущие возможности организации уже не соответствуют стратегическим целям (ведь ресурсы расхищаются и используются крайне нерационально), а виновных в этом не найти. Ведь все делалось в русле официальной политики и с благословения высшего руководства.

* * *

Применение на предприятиях системы менеджмента качества требует от кадровых служб и руководителей всех уровней отношения к работникам как к ресурсу предприятия, составляющую его основу. Эту задачу можно решить, глубоко изучая стандарты серии ISO9000:2000 и соединяя их требования с прежним опытом управления персоналом организации.

Шинкаренко О.Н. - автор книги "Управление персоналом организации при внедрении стандартов серии ISO 9000:2000".

Подробнее о книге: http://www.dis.ru/books/katalog/0322_7.html