Методика подбора специалиста



Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №9 год - 2013


Н.Е. Папонова,
Консультант по управлению
человеческими ресурсами,
менеджер по персоналу
ЗАО «ГК «Астория»


Требования, предъявляемые кандидатам на вакантную должность, определяет руководитель подразделения: он в письменном виде подает заявку на специалиста (рабочего), с соответствующими профессиональными, личностными, биографическими или ситуационными пожеланиями, в подразделение по персоналу в соответствии с должностной инструкцией или описанием рабочего места предполагаемого сотрудника.


При определении требований к кандидатам следует помнить, что они должны быть реалистичными: ожидания и требования есть не только у компании, но и у кандидата. Излишне завышая требования, можно получить работника с заведомо завышенными потребностями или не найти вообще. Например, необоснованными являются: требования к кандидату на должность специалиста отдела делопроизводства: высшее образование (юридическое приветствуется), опыт ведения делопроизводства, высокая скорость печати – для выполнения следующих обязанностей: ведение архива/формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой/формирование базы данных; или требования к кандидату на должность администратора офиса – навыки информационной и аналитической работы, уверенный пользователь компьютера (Office, Интернет) – для выполнения следующих обязанностей: организация и обеспечение документооборота, деловая переписка, своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции по назначению.


Название вакансии должно совпадать с названием должности в штатном расписании компании; при наличии вредных работ – в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником.


Отбирая важнейшие показатели для формирования перечня требований к кандидату, руководителю подразделения необходимо понимать различие между знаниями, умениями и качествами, которые необходимы сразу при поступлении на работу, и теми, которые можно приобрести достаточно быстро в процессе работы после назначения на должность.


Следует также различать подробно составленные должностные требования и «минимальные» требования к претендентам на должность.


Минимальные требования задают формальные ограничения, определяющие возможность участия в конкурсе на замещение вакантной должности.


Например: на должность руководителя службы управления персоналом могут быть установлены следующие требования: обязательное высшее образование и стаж работы по профилю не менее 5 лет.


Минимальные требования включаются в тексты рекламных объявлений, в условия конкурса на замещение вакантной должности для прессы или Интернета. Для рекрутинговых компаний предпочтительно давать подробно составленные должностные требования, чтобы выбирать из максимально подходящих для компании кандидатов. Основное внимание обращается на соответствие образовательной и практической подготовки характеру должности. Специфические требования касаются опыта работы в определенном географическом регионе, в определенной отрасли, с определенными видами продукции, клиентурой и т.д.


Конкретный набор требований даже по должностям, носящим общее название, имеет сотни модификаций в зависимости от конкретных условий компании, ее хозяйственной стратегии, управленческой политики, корпоративной культуры, места должности в общей организационной структуре.


Наиболее высокие требования стоит предъявлять к кандидатам, рассматриваемым для работы над новым проектом, реструктуризацией компании, разработкой и внедрением нововведений, но следует ли брать высококвалифицированного и высокооплачиваемого специалиста на рутинную работу – выгодно ли экономически это компании? Насколько интересно это будет самому сотруднику и через какой период он найдет более интересную для себя работу в другой компании?


Примерные формы заявки о потребностях в специалисте и заявки на подбор приведены в разделе «БУМАГИ» на стр. 74, 75.


На основании сформированной заявки подразделение по управлению персоналом объявляет конкурс на вакантную должность. В конкурсе могут принимать участие кандидаты как из внутреннего источника (объявление о конкурсе внутри компании, собственная база данных), так и из внешнего (рекрутинговые компании, центры занятости, подбор кандидатов через интернет-сайты, учебные заведения, объявления о конкурсе в газетах, по радио и т.д.).


Методы первичного отбора кандидатов зависят от бюджета, стратегии, культуры, относительной значимости данной должности для компании и ее привлекательности на рынке труда.


Например: низкая привлекательность компании для сотрудников и на рынке труда определяется:
- низкой конкурентоспособностью зарплат;
- негативным имиджем компании на рынке труда, который складывается в том числе и за счет мнений увольняющихся сотрудников;
- неопределенностью перспектив компании.


Существует несколько путей подбора персонала в компанию. Один из самых хлопотных – объявления в прессе о проведении конкурса на ту или иную должность, поскольку такой способ дает много не всегда адекватных звонков.


Подбор сотрудников через рекрутинговые компании – достаточно дорогой способ подбора персонала. В зависимости от того, насколько хорошо менеджер по персоналу владеет детальной информацией о вакансии, насколько грамотно он передал данную информацию в агентство, насколько велико количество предполагаемых кандидатов для просмотра, – увеличиваются или уменьшаются сроки заполнения вакансии в компании.


В любом случае, первичный отбор кандидатов на объявленный конкурс очень часто проводится на основе высланного по факсу или электронной почте резюме.


Резюме – краткое описание кандидатом своего жизненного пути с указанием автобиографических данных, трудового стажа, предыдущих мест работы и занимаемых должностей, уровня образования и прохождения повышения квалификации. Это основной документ при первичном отборе кандидатов.


Другие названия – Curriculum Vitae (СV).


Грамотно составленное резюме дает возможность определить, какая вакантная должность интересует кандидата. Оно не должно превышать 1–2 листов: указываются обычно личностные и биографические характеристики, образование, опыт работы и достижения в предполагаемой должности. Резюме сопоставляется с профилем должности и проводится анализ, насколько подходит компании кандидат.


Профиль должности – организационно-технический документ, цель которого – максимальное совпадение требований компании и возможностей кандидата. Данный документ:
- регламентирует квалификационные требования к образованию, опыту работы по специальности;
- определяет подчиненность, взаимодействие со смежными подразделениями компании, взаимодействие с другими компаниями (рабочие контакты, цель, сроки);
- определяет перечень основных должностных обязанностей (функции, периодичность выполнения, результат);
- определяет условия труда (техника безопасности, наличие командировок, используемое оборудование);
- определяет критерии оценки эффективности работы и предполагаемые обучения для повышения и/или поддержания квалификации.


В случаях, когда компаниям требуются сотрудники для ведения телефонных переговоров, резюме, как единственный способ получения первичной информации о кандидате, не устроит компанию. В данной ситуации следует использовать телефонное интервью, чтобы услышать, как кандидат умеет общаться по телефону. Рассмотрим рекомендации интервьюеру, проводящему телефонные переговоры:
- тщательно готовьтесь к телефонному разговору, учитывая ситуацию, в которой находится ваш собеседник (его цели, мотивация, возможные возражения: «Возраст мне не помешает работать», «Все равно назначьте мне время для встречи»);
- положительно настройтесь перед разговором;
- прежде чем взяться за трубку телефона, подумайте, что можно сказать «промежуточной инстанции» (коммутатор, секретариат), чтобы вам не преградили доступ к нужному собеседнику;
- расположитесь так, как если бы собеседник сидел напротив вас.


Решающее значение имеет то, как вы говорите, так как вас могут только слышать и не могут видеть мимику и жесты. Поэтому говорите медленно, достаточно громко, внятно и выразительно, но, прежде всего, старайтесь подстроиться к стилю разговора вашего собеседника;
- при разговоре слегка улыбайтесь, по вашему голосу собеседник поймет, что вы улыбаетесь. Ваш голос – это отражение вашей личности. Голосом можно выразить свое расположение и симпатию. Во время разговора дышите глубоко и равномерно;
- представляясь, четко и внятно называйте свою фамилию, компанию, ее местонахождение и свою должность.


Повторите свое имя;
- удостоверьтесь в том, что вы говорите с нужным вам собеседником, и с самого начале постарайтесь возбудить в нем интерес. Дайте понять, что ему будет полезен личный разговор с вами. Поставьте себя на место собеседника, представьте себя в его «шкуре», что ему хотелось бы услышать, какая информация или предложение могли бы его заинтересовать;
- говорите образно, выразительно, кратко и вразумительно;
- задавайте краткие открытые вопросы. Внимательно выслушивайте ответы. Прислушивайтесь к нюансам в интонации собеседника;
- не перебивайте собеседника и не возражайте ему;
- не забывайте кратко записывать самые важные ответы собеседника;
- во время разговора вставляйте реплики, подтверждающие, что вы слушаете, понимаете собеседника и согласны с ним;
- покажите свой искренний интерес к словам собеседника;
- будьте вежливы, но настойчивы и последовательны;
- приглашая собеседника на собеседование, предложите ему альтернативные сроки проведения;
- в заключение разговора подведите итоги;
- прощаясь с собеседником, подтвердите достигнутую договоренность по условиям встречи: место и время ее проведения.


В общении по телефону важно:
- быть открытым и позитивным;
- не унижать своего и чужого достоинства;
- следить за своей речью;
- улыбаться, чтобы речь была доброжелательной.


Предполагается, что профессиональная биография (опыт работы) кандидата является достаточно надежным индикатором его потенциала для успешного выполнения определенных функций (задач). Подобная оценка проводится на основе сравнения фактических анкетных данных с собственным профилем «идеального сотрудника компании».


Наличие такой «идеальной» модели является необходимым условием справедливого для кандидатов и эффективного для компании первичного отбора.


К профилю должности может относиться и личностная спецификация, где указываются критерии качеств, необходимых кандидату на данной должности.


Например: внешние данные – приятная внешность, опрятность, подвижность, энергичность, пол женский, желательно замужем, противопоказания – неряшливость, вызывающее поведение, агрессивность.


Менеджер по персоналу может также использовать карту наблюдения, которая позволяет:
- оценить функциональные качества кандидата (социально-профессиональные ха рактеристики – информативность, единый алгоритм описания личностных качеств, выделение и анализ положительных и отрицательных моментов при собеседовании и т.д.);
- разработать мотивационный пакет (сбор ожиданий, знание и анализ конкурентной среды, использование различных инструментов стимулирования (материального и нематериального).


Что следует помнить о потенциальных сотрудниках – не все кандидаты одинаковы.

 

Продолжение статьи читайте в журнале «Кадры предприятия» № 9/2019


22.07.2019

Также по этой теме: