В. Е. Герасимов
* Продолжение, начало читайте в БГ № 15–16, 17–18, 2016.
Числящиеся за работниками подотчетные суммы объектом обложения страховыми взносами не являются. Как минимум это не предусмотрено положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Только в том случае, если организация принимает окончательное решение о списании числящейся задолженности подотчетного лица за счет собственных средств, данная задолженность будет являться доходом указанного лица. И также придется решать вопрос, связанный с начислением страховых взносов. По мнению государственных внебюджетных фондов, погашаемые за счет средств организации подотчетные суммы взносами облагаться должны.
Налоги в случае отсутствия документов, обосновывающих произведенные подотчетным лицом расходы
Как отмечалось выше, для подтверждения произведенных за счет подотчетных сумм расходов работники организации должны представить в бухгалтерию организации в качестве приложений к авансовому отчету документы, подтверждающие произведенные расходы.
В случае отсутствия указанных документов, полученные под отчет суммы могут рассматриваться администрирующими органами в качестве дохода подотчетных лиц с включением их в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и (или) расчетную базу по страховым взносам.
Вместе с этим, такие требования проверяющих не всегда представляются обоснованными. Прежде всего, речь о каких-либо доходах не приходится вести в случае подтверждения произведенных расходов любым другим способом. Например, при наличии приобретенных материальных ценностей, командировочного удостоверения плюс сведений контрагентов о пребывании работника в командировке и ее практических результатов.
Сам по себе факт непредставления первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, не свидетельствует о получении дохода в виде указанных средств физическим лицом и не изменяет основания выдачи денежных средств физическому лицу.
Таким образом, о налогообложении не подтвержденных документально расходов подотчетного лица можно говорить только в том случае, если они не могут быть подтверждены иным образом, а соответствующие суммы отнесены (списаны) за счет средств организации (то есть задолженности подотчетного лица не имеется).
Вычеты по НДС
За счет полученных под отчет наличных денежных средств сотрудники организации осуществляют расходы на приобретение материальных ценностей, а также оплачивают работы и услуги, которые могут облагаться налогом на добавленную стоимость.
Для осуществления вычетов по НДС организация должна располагать соответствующими документами. В общем случае вычеты производятся при условии, что товары (работы, услуги) приобретены в рамках осуществления операций, облагаемых НДС; эти товары (работы, услуги) приняты к учету и организация располагает оформленными в надлежащем порядке счетами-фактурами.
Подотчетные лица должны истребовать счета-фактуры от продавцов. В случае необходимости им на руки выдается доверенность на право получения таких документов.
На основании п. 7 ст. 168 НК РФ счет-фактуру не должны выдавать продающие за наличный расчет товары организации и индивидуальные предприниматели, занятые в сфере розничной торговли и общественного питания, а также организации и предприниматели, выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению. В таких случаях выдача счета-фактуры заменяется выдачей кассового чека или иного документа установленной формы.
Однако подотчетные лица соответствующие расходы осуществляют как сотрудники организации и для ее нужд.
О необходимости истребования при осуществлении расходов и представления в бухгалтерию организации счетов-фактур подотчетные лица должны быть уведомлены заблаговременно.
В части расходов командированного сотрудника вычеты по НДС по произведенным ими расходам могут быть приняты в следующем порядке:
1) в части расходов по проезду к месту командировки и обратно – на основании проездных билетов, в которых отдельной строкой выделена сумма НДС и (или) счетов-фактур (в случае приобретения билетов в безналичном порядке у агентств или иных лиц);
2) в части расходов на проживание в гостинице – на основании счетов-фактур и документов, подтверждающих фактическую уплату налога (в том числе кассовый чек с выделенной суммой налога отдельной строкой), либо бланков строгой отчетности, в которых указаны суммы налога.
Чек контрольно-кассового аппарата при возврате подотчетных сумм пробивать не следует
В соответствии с требованиями действующего законодательства организации обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. На это указано в п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Как следствие тому, при возврате подотчетным лицом ранее полученных под отчет наличных денежных средств выбивать чек контрольно-кассового аппарата не следует. Аналогичные нормы применяются также при возврате заемщиком суммы беспроцентного займа; при получении безвозмездной благотворительной помощи, если получение этой помощи не связано с возникновением у получателя обязанности выполнить для передающего лица работы, оказать передающему лицу услуги.
Оформление закупок у частных физических лиц
При осуществлении закупок материальных ценностей у частных физических лиц (не являющихся индивидуальными предпринимателями) подотчетное лицо обязано получить от продавца максимальную информацию, необходимую для исчисления соответствующих налогов (на доходы физических лиц, страховых взносов).
Прежде всего, это объясняется положениями гл. 23 НК РФ, в соответствии с которой суммы, выплачиваемые в пользу физических лиц, являются потенциальными налогооблагаемыми доходами. Кроме того, о выплаченных в пользу физического лица суммах скорее всего придется отчитаться перед налоговыми органами.
Для того чтобы избежать лишних вопросов, организациям следует максимально использовать договорные основы взаимоотношений с продавцами из числа частных физических лиц, то есть оформлять договоры купли-продажи. Для большей убедительности договоры рекомендуется оформлять в письменной форме. В таких договорах в разделе «Реквизиты сторон» должны быть отражены данные о почтовом адресе постоянного местожительства гражданина (включая почтовый индекс), паспортные данные, ИНН.
Оформление закупок у частных предпринимателей производится таким же образом, как у юридических лиц. То есть необходимо испрашивать кассовые и товарные чеки, другие оправдательные документы. Удерживать с выплаченных сумм налог на доходы физических лиц не следует. Однако организация должна обладать сведениями, подтверждающими именно тот факт, что соответствующие доходы были выплачены предпринимателю.
Покупки материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, могут оформляться актами закупки материальных ценностей.
В данном случае они подтверждают наличествующий между сторонами договор купли-продажи.
Кроме обязательных реквизитов, установленных законодательством для оправдательных документов, в актах должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца; дате и месте рождения; реквизиты документа, удостоверяющего личность; ИНН; номер пенсионного свидетельства.
Порядок закупки продукции от населения торговыми организациями и предприятиями общественного питания (в том числе сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов, орехов и т. п.) определен в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Данные рекомендации утверждены письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5.
Закупка должна оформляться закупочным актом, который утверждается руководителем организации. К акту прилагаются справки о принадлежности данной продукции сдатчику и заключение Роспотребнадзора о качестве продукции. Закупленная продукция сдается на склад организации с оформлением накладной или иных аналогичных документов. Копии этих документов также должны прилагаться к авансовому отчету.
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 утверждена типовая форма № ОП-5 «Закупочный акт». Акт составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения (продавца) представителем организации. Подписывается акт лицом, закупившим продукты, и продавцом.
Утверждается документ руководителем организации. Один экземпляр акта передается продавцу, другой остается у покупателя.
В случае приобретения продукции у частного лица, не являющегося предпринимателем, налог на доходы также удерживаться не должен. Это следует из п. 1 ст. 228 НК РФ, согласно которому физические лица являются самостоятельными плательщиками налога на доходы с доходов, полученных от продажи имущества, принадлежащего этим лицам на праве собственности. Соответственно, и справки о выплаченных суммах в налоговый орган представляться не должны.
Удержать суммы по распоряжению руководителя можно при условии, что сам работник с этим согласен
В соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или в других случаях, по распоряжению администрации возможны при соблюдении следующих условий:
1) не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, издан письменный приказ (распоряжение) о производстве удержаний;
2) работник согласен с изданным приказом и не оспаривает оснований и размеров удержания;
3) производится удержание не более 20% начисленной суммы заработной платы за вычетом налога на доходы физических лиц.
Как следует из письма Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0, администрации организации следует получить письменное согласие работника на удержание невозвращенных подотчетных сумм из его заработной платы. Для этого достаточно подписи сотрудника под доведенным до его сведения приказом руководства.
Унифицированной формы приказа на удержание сумм из заработной платы законодательством не предусмотрено. Для этого используется стандартная форма приказа (распоряжения), оформленного в соответствии с нормами кадрового делопроизводства и соответствующими стандартами.
Если работник не согласен с приказом об удержании подотчетных сумм и (или) отказывается от оформления письменного согласия на производство удержаний (в том числе от подписи под приказом), удержания производить не рекомендуется. В данном случае следует обращаться в суд и оформлять необходимые исполнительные документы.
Удержания рассчитываются от начисленной работнику заработной платы, но за вычетом исчисленных к удержанию сумм налога на доходы физических лиц. На это указано в п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее по тексту данной статьи – Федеральный закон № 229-ФЗ).
Пример 1
Предположим, что работник организации 12 октября не возвратил в установленный срок выданные под отчет на оплату расходов по служебной командировке наличные денежные средства в размере 14 000 руб.
9 ноября администрацией организации издан приказ об удержании невозвращенных подотчетных сумм в размере 14 000 руб. из заработной платы работника. Приказ доведен работнику под роспись. С приказом работник согласен, на что указывает его личная подпись под словами «С основанием и размером удержания согласен».
За ноябрь работнику начислено заработной платы в размере 18 700 руб., с которых налог на доходы физических лиц составил 2431 руб.
Сумма удержания в погашение невозвращенных подотчетных сумм с заработной платы за ноябрь составит 3253 руб. 80 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 20%).
Всего к выплате на руки за ноябрь работнику причитается сумма, равная 13 015 руб. 20 коп. (18 700 руб. – 2431 руб. – 3253 руб. 80 коп.).
К удержанию в последующих месяцах подлежат невозвращенные подотчетные суммы в размере 10 746 руб. 20 коп. (14 000 руб. – 3253 руб. 80 коп.).
Если удержания невозвращенных подотчетных сумм сопряжены с прочими удержаниями, законодательно установленные ограничения применяются с учетом всех удержаний. В частности, при производстве двух удержаний по инициативе администрации (счетная ошибка плюс невозвращенные подотчетные суммы) суммарный размер удержания не может превысить 20% заработной платы за минусом налога на доходы. Решать, какое удержание произвести вначале,
а какое после, – право администрации.
В случае когда удержания по распоряжению администрации производятся одновременно с удержаниями по исполнительным документам, за работником должно быть сохранено 50% заработной платы за минусом налога. Данная норма закреплена в ст. 138 ТК РФ и п. 2 ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ. В первую очередь в пределах до 50% заработка производятся удержания по исполнительным документам до исполнения в полном объеме содержащихся в них требований. Только при том условии, что указанные 50% еще не удержаны, можно произвести удержания по инициативе администрации, соблюдя при этом и вышерассмотренные ограничения в 20%.
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что работник уплачивает также алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка в размере 1/4 своих доходов.
Удержания за ноябрь составят:
– алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка – 4067 руб. 25 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 1/4);
– удержания невозвращенных подотчетных сумм – 3253 руб. 80 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 20%).
Всего с заработной платы за ноябрь должно быть удержано 7321 руб. 05 коп., что не превышает 50% заработной платы ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 50% = 8134 руб. 50 коп.).
Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что в ноябре в организацию поступил исполнительный лист об удержании из заработной платы работника за ущерб, причиненный имуществу третьего лица. Удержания должны составить 5200 руб.
Удержания за ноябрь составят:
– удержания по исполнительному документу – 5200 руб. (в пределах до 50% заработной платы, то есть в пределах 8134 руб. 50 коп.);
– удержания невозвращенных подотчетных сумм – 2934 руб. 50 коп. (до 20% заработной платы, то есть до 3253 руб. 80 коп., но вместе с удержаниями по исполнительному документу в пределах до 50% заработной платы, то есть 2934 руб. 50 коп. ((18 700 руб. – 2431 руб.) × 50% – 5200 руб.).
Всего с заработной платы за ноябрь должно быть удержано 8134 руб. 50 коп., что составляет 50% заработной платы работника.
В следующих случаях общий размер удержаний из заработной платы может составить до 70% заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ, п. 2 ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ):
– при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;
– при возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица;
– при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца;
– при возмещении ущерба, причиненного преступлением.
В таких случаях удержания по инициативе администрации могут производиться до 20% заработной платы, но только в пределах 70% общего уровня удержаний.
