Компенсация работникам ТСЖ расходов на проезд



И. С. Зуйков,
к. э. н., эксперт «БГ»

В силу ст. 164 ТК РФ компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных федеральным законодательством. Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду.


Что касается ТСЖ, то даже если работники, в обязанности которых входят содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме (МКД), управляемом ТСЖ, проживают в этом МКД, некоторым из них так или иначе приходится выезжать по служебным делам. Например, часть ТСЖ еще предпочитают осуществлять с учреждениями своих банков документооборот на бумажных носителях, поэтому бухгалтеру необходимо ездить за банковскими выписками.


Возможны ежемесячные выезды за выдаваемой под расписку документацией в ресурсоснабжающие и иные обслуживающие организации, а также сдача в эти организации отчетности на бумажных носителях, как того требуют договорные обязательства с ними.


Необходимо отметить, что некоторые выезды по служебным вопросам вообще сложно прогнозировать. Например, такие как доставка документов в судебные учреждения при участии ТСЖ в судебном процессе в качестве истца, ответчика или третьего лица.


Так или иначе, вопрос компенсации работнику транспортных расходов, а именно, в каких случаях и в каком размере она осуществляется, необходимо утвердить на общем собрании членов товарищества. Например, к таким случаям можно отнести подтверждение поездки разовым проездным билетом, выдаваемым в общественном транспорте. Имеются ТСЖ, в которых такие билеты требуются только в том случае, если у работника нет иного подтверждения совершенной поездки, например, штампа организации с входящим номером и датой приема от работника документа. К слову, весьма сложно запланировать, а затем подтвердить расходы на такси, хотя в отдельных случаях использование такси бывает крайне необходимым. Также нередки выплаты ТСЖ работнику компенсаций при использовании им в служебных целях личного транспорта.


Очень редко, но все-таки встречаются случаи аренды работодателем (ТСЖ) автомобиля работника. В данной статье этот вопрос вынесен нами за рамки рассмотрения, во-первых, потому, что автор считает нецелесообразным арендовать у работника автомобиль при существовании службы такси, а во-вторых, потому, что это весьма объемный вопрос, требующий отдельного рассмотрения. В этой связи рассмотрим порядок компенсации работникам расходов на проезд в общественном транспорте, в такси, а также компенсации расходов при использовании ими личного транспорта в служебных целях. При этом отметим для всех случаев установления и выплаты компенсаций за проезд следующее.


В уже упоминаемой ст. 168.1 ТК РФ также сказано, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, устанавливаются локальными нормативными актами. Выше уже упоминалось, что случаи и размер для выплаты компенсаций работникам за проезд должны утверждаться на общем собрании членов ТСЖ, а это предполагает составление протокола такого собрания, который, в свою очередь, можно отнести к локальному нормативному акту, поскольку в этой части протокол содержит правила, исполняемые в неопределенном количестве случаев (нормативность), и его применение распространяется только на работников ТСЖ (локальность).


Компенсация расходов на проезд в общественном транспорте
Наилучшим вариантом можно назвать такой, при котором на общем собрании членов ТСЖ будет установлена компенсация всем работникам, в обязанности которых входят содержание и ремонт общего имущества в МКД, поскольку зачастую председатель правления товарищества осуществляет служебные выезды в различные организации и учреждения, бухгалтер – в учреждения банков, паспортист на транспорте добирается в паспортный стол, дворник может выезжать за антигололедными смесями, уборщица – соответственно за моющими средствами, электрик – за электролампами, сантехник – за различными деталями. Разумеется, если не установлено иное, работники делают это с одобрения председателя, который ежемесячно должен следить за осуществлением расходов по смете с целью недопущения перерасхода по отдельным статьям.


На общем собрании лучше установить, что для подтверждения поездки работником представляется разовый проездной билет, выдаваемый в общественном транспорте, и что расходы на проезд компенсируются по заявлению работника на имя председателя, в котором указываются дата, маршрут и стоимость поездки (поездок), и рядом с надписью приклеить разовые проездные билеты.


Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Начисление компенсации за проезд работнику отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 73, а ее выплата, например с банковского счета ТСЖ, – по дебету счета 73 и кредиту счета 51 «Расчетные счета».


Также общее собрание членов ТСЖ может установить, что для компенсации стоимости проезда каждым работником составляется авансовый отчет с использованием унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Тогда начисление и выплату компенсаций можно рассматривать как учет расчетов с подотчетными лицами с формулировкой в авансовом отчете «Компенсация расходов на проезд». В этом случае вместо счета 73 будет необходимо применять счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так гораздо удобнее, поскольку вместо двух отчетов будет составляться только один – авансовый. Допустим, что бухгалтер для служебных целей за счет собственных средств приобрела бумагу, за которой ездила на общественном транспорте. При использовании в учете ТСЖ счета 73 ей надо будет расходы на проезд отразить по этому счету, а приобретенную бумагу – по счету 71. Думается, что проще отразить все связанные с покупкой бумаги затраты по счету 71.


Нормирования компенсаций работникам на проезд в общественном транспорте законодательством не предусмотрено (о случаях такого нормирования будет сказано ниже). Таким образом, доначисление работникам НДФЛ и страховых взносов производиться не будет.


Компенсация расходов на проезд в такси
Служебные поездки работников в маршрутных такси в данном разделе не рассматриваются, так как их мы относим к поездкам в общественном транспорте, поскольку при совершении поездок можно получить разовый проездной билет, а при невозможности его получения, так или иначе, известна стоимость проезда.


На общем собрании членов товарищества может быть утверждена статья сметы, устанавливающая расходы для целей поездок на такси. Такое право совершения поездок может быть предоставлено только одному работнику, например, председателю правления.


Как правило, с подтверждением необходимости поездки проблем не возникает, а вот подтвердить ее стоимость бывает весьма проблематично: таксисты весьма редко соглашаются представить пассажиру документ о стоимости поездки, но почти все службы такси высылают SMS-сообщения с указанием государственного номера и марки автомобиля, а также стоимости поездки и времени расчета с водителем. В этой связи в документе к авансовому отчету будет необходимо, например, указать: «10.10.2016. Сбербанк – обратно. Автомобиль с государственным номером «А000 БВ» марки «С» службы такси «Л» (+79000000000). Стоимость поездки – 270 руб. Окончание поездки в 14:37».


Для отчетов подобного рода ТСЖ может разработать бланк. Недостатком в данном случае является сложность в отслеживании всего маршрута движения автомобиля. Тем не менее, ревизионная комиссия (ревизор) ТСЖ, при возникновении  сомнений в достоверности стоимости указанного маршрута, может его проверить по указанному в отчете телефону службы такси.


Нормирования компенсаций работникам на проезд в такси законодательством также не предусмотрено.


Учет начисления и выплаты компенсаций расходов на проезд в такси осуществляется аналогично учету компенсаций расходов на проезд в общественном транспорте.


Компенсация расходов, осуществленных при использовании личного транспорта
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работни ку, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).


В силу п. 3 ст. 217 НК РФ все виды установленных законодательством РФ и решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ. Минфин России в письмах от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274 отмечает, что глава 23 «Налог на доходы физических лиц» не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, следовательно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться упомянутой выше ст. 188 ТК РФ. Также, по мнению министерства, организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества работнику, фактическое использование данного имущества в интересах работодателя, а также расчетами компенсаций и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.


Проще говоря, у ТСЖ всегда должны быть готовы ответы на вопросы проверяющего:
– Куда и зачем ездил работник, получивший компенсацию за использование личного автомобиля?
– Соответствует ли стоимость списанных горюче-смазочных материалов пройденному в  служебных целях автомобилем расстоянию?
– Соразмерна ли сумма компенсированного работнику износа автомобиля его фактическому износу, исчисленному исходя из пробега автомобиля в служебных целях?
– Принадлежит ли работнику автомобиль, используемый им в служебных целях?


Следует отметить, что если ответов на приведенные вопросы у ТСЖ не будет, то сумма компенсации будет включена в облагаемый НДФЛ доход работника.


Примечание
Что касается последнего вопроса, то ФНС России в письме от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@ (согласовано с Минфином – см. письмо от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327) сообщает, что если транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются, и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.


Но с таким подходом не согласны, например, судьи арбитражного суда Северо-Западного округа (см. постановления от 06.08.2015 по делу № А56-4823/2014 и от 28.08.2014 № Ф07-6326/2014), которые считают, что имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.


Согласно подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.


Нормы для целей обложения страховыми взносами не установлены, следовательно, суммы компенсации не облагаются ими в размерах, указанных в протоколе общего собрания членов ТСЖ. Но, как и в случае с НДФЛ, для проверяющих должны быть готовы ответы на те же вопросы (см. письмо Минтруда России от 25.07.2014 № 17-3/В-347).


Отметим, что с 1 января 2017 г. аналогом упомянутого выше подпункта будет последний абзац подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.


Таким образом, сохранится положение, когда выплаты будут считаться компенсационными только в случае документального подтверждения фактически осуществленных расходов.


Учет начисления и выплаты компенсаций расходов, осуществленных при использовании личного транспорта, производится аналогично учету компенсаций расходов на проезд в общественном транспорте и в такси.


В заключение еще раз отметим, что не только компенсации работникам расходов на проезд в транспорте и при использовании ими личных автомобилей должны устанавливаться в протоколе общего собрания членов ТСЖ, но и суммы компенсированных расходов должны быть документально подтверждены, иначе не избежать обложения этих сумм НДФЛ и страховыми взносами.

26.02.2018

Также по этой теме:


Ранее просмотренные страницы

Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста