Роль документирования в постановке и ведении бухгалтерского учета на предприятиях торговли и возможная ответственность

Документирование хозяйственных операций — это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Юридическая сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ 6.30-97)». ГОСТ введен в действие с 1 июля 1998 года и распространяется на организационно-распорядительные документы как государственных, так и негосударственных организаций. Документы, оформленные с отступлением от требований данного государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Госкомстатом России. Госкомстат России предоставил право организациям вносить при необходимости дополнительные реквизиты в первичные документы. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не содержится в Альбомах унифицированных форм, должны содержать для придания им юридической силы следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью компьютера, пишущих машинок и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Не принято заполнять документы чернилами или пастой красного или зеленого цвета. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), арифметически и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный регистр. В банковских и кассовых документах не допускается внесение исправлений, подчисток, помарок.

Кроме того, для систематизации однородных хозяйственных операций также используются сводные документы, в которые заносятся показатели сгруппированных хозяйственных операций.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и на магнитных носителях информации.

По своему назначению документы классифицируются как:

— распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащих разрешение на совершение определенной хозяйственной операции. Содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

— оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения. Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

— комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления;

— документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий. Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются на: первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции; сводные документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени.

По количеству отраженных в них операций документы подразделяются на: разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов); накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых позиций документы бывают: однострочными, содержащими одну учетную позицию; многострочными, содержащими две и более учетные позиции.

По месту составления документы классифицируются на: внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций; внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на: материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей; денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации; расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам.

По способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью компьютера.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.).

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией Учетной политики.

Документооборот (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов) на предприятии регламентируется графиком документооборота организации, который по каждому документу должен содержать следующие разделы: наименование документа; порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа, и срок исполнения документа; порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления; порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения; порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов: отчетов по налогам: годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год; бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых — постоянно; годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год; первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) — 5 лет; синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета — 5 лет; бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) — 5 лет; оборотных ведомостей — 5 лет; перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, — «До замены новыми»; образцы подписей материально-ответственных лиц — «До минования надобности»; книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг — постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) —5 лет; основных средств (зданий, сооружений) — 5 лет; расчетов с организациями —5 лет; приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) —5 лет; подотчетных лиц — 5 лет; исполнительных листов — 5 лет; депонированной заработной платы — 5 лет; доверенностей — 5 лет. Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы Учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет четыре года (статья 23 НК РФ). Поэтому сроки хранения основных бухгалтерских документов регламентируются: в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству и не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета.

Срок хранения документов по личному составу — 75 лет (с учетом возраста человека к моменту окончания дела). Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна определяться по формуле: 75 лет минус возраст человека к моменту окончания дела.

Ответственным за сохранность документов в течение установленных сроков является руководитель организации.

В соответствии с распоряжением Правительства РФ «Об обеспечении сохранности документов по личному составу», учредителям вновь образующихся юридических лиц рекомендовано включать в свои учредительные документы положения об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица, а органам исполнительной власти осуществлять государственную регистрацию учредительных документов при наличии в них указанных положений.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую — два), утверждаемыми руководителем организации.

Уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

Каждая организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Этот перечень может иметь такой вид (табл. 1).

Таблица 1

Перечень должностных лиц, правомочных подписывать первичные документы

Согласовано:

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.

Если документ подписывает лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может одобрить совершенную сделку.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом надо написать «Исправлено». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т. п.

На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Документирование операций, связанных с учетом товаров. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, по учету торговых операций при продаже товаров в кредит, по учету торговых операций в комиссионной торговле утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Во всех этих формах требуется наличие кода предприятия по ОКПО и кода вида деятельности по ОКДП. Эти коды указаны в информационном письме органа статистики, в котором зарегистрирована организация. Показатель «Код операции» заполняется организациями, у которых имеется справочник таких кодов. Этот справочник организация разрабатывает самостоятельно. Он используется, как правило, при автоматизированной системе обработки бухгалтерских документов. В графах «Код товара» организации проставляют код, присвоенный товару в складском учете. Эти коды организация также разрабатывает самостоятельно.

Для учета торговых операций утверждены следующие общие унифицированные формы (табл. 2).

Таблица 2

Унифицированные формы для учета торговых операций

Ответственность за нарушение правил документооборота предусмотрена различными законодательными актами Российской Федерации.

Статьей 18 Закона «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например, согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб.

Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 15 000 руб.

Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

В соответствии с пунктом 12 статьи 7 Закона РФ «О налоговых органах Российской Федерации» (далее — Закон о налоговых органах) налоговым органам предоставляется право налагать административные штрафы на должностных лиц предприятий, виновных в отсутствии бухгалтерского учета или ведении его с нарушением установленного порядка, в размере от 2 до 5 МРОТ на каждого виновного, а за те же действия, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания, — в размере от 5 до 10 МРОТ.

Согласно статье 146.5 Кодекса РСФСР об административных правонарушениях продажа товаров или иных предметов на предприятиях торговли независимо от форм собственности, а равно на иных предприятиях, осуществляющих реализацию товаров населению, или гражданами, зарегистрированными в качестве предпринимателей, без документов, содержащих сведения об изготовителе, поставщике или продавце, а также без применения контрольно-кассовых машин влечет наложение штрафа от 50 до 100 МРОТ.

Вообще осуществление денежных расчетов с населением без применения ККМ влечет применение по отношению к налогоплательщику суровых санкций.

Согласно статье 7 Закона Российской Федерации от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (далее — Закон о ККМ), за нарушение требований законодательства по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением применяются следующие штрафные санкции:

— предприятие, ведущее денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовой машины, подвергается штрафу в размере 350 МРОТ;

— предприятие, использующее неисправную контрольно-кассовую машину, подвергается штрафу в размере 200 МРОТ;

— предприятие, осуществляющее торговые операции (оказывающее услуги) после приостановления его деятельности в порядке, установленном статьей 6 Закона о ККМ, подвергается штрафу в размере 700 МРОТ;

— предприятие, не вывесившее ценник на продаваемый товар (прейскурант на оказываемую услугу), подвергается штрафу в размере 100 МРОТ;

— невыдача чека лицом, обязанным выдать его покупателю (клиенту), или выдача чека с указанием суммы менее уплаченной, наказывается штрафом в размере 10 МРОТ, но не менее 20 процентов от стоимости покупки (услуги).

В соответствии со статьей 6 Закона о ККМ налоговые органы обязаны при повторном нарушении (при первом нарушении предприятие уплачивает штрафы) обращаться в суд с иском о ликвидации данного предприятия с одновременным приостановлением его деятельности, связанной с денежными расчетами с населением, в том числе в виде запрещения распоряжаться средствами на его счетах в банках.

Таким образом, за осуществление денежных расчетов с населением без применения ККМ в соответствии со статьей 146.5 КоАП РСФСР предприятие подвергается штрафу в размере от 50 до 100 МРОТ, а в соответствии со статьей 7 Закона о ККМ — 350 МРОТ. Данное противоречие разрешено постановлением Конституционного Суда РФ от 12 мая 1998 г. № 14-П «По делу о проверке конституционности отдельных положений абзаца шестого статьи 6 и абзаца второго части первой статьи 7 Закона РФ от 18 июня 1993 года «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» в связи с запросом Дмитровского районного суда Московской области и жалобами граждан», согласно которому при наличии указанного правонарушения к налогоплательщику применяются санкции, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях.

По вопросу применения санкций, предусмотренных статьей 7 Закона о ККМ,в настоящее время также действует Определение Конституционного Суда РФ от 1 апреля 1999 г. № 29-О «По жалобам граждан А.И. Байдиной, В.Н. Басова, Н.С. Богатиковой и др. на нарушение их конституционных прав положениями абзацев третьего и пятого части первой статьи 7 Закона РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». В указанном документе отмечено, что поскольку в настоящее время штраф за ведение денежных расчетов без применения контрольно-кассовой машины налагается в размере, предусмотренном статьей 146.5 Кодекса РСФСР об административных правонарушениях, то есть в размере от 50до 100 МРОТ, то суммы штрафов, налагаемых на основании абзацев третьего и пятого части первой статьи 7 Закона о ККМ, должны составлять соответственно от 28,6до 57,1 МРОТ за использование неисправной контрольно-кассовой машины и от 14,3 до 28,6 МРОТ — за невывешивание ценника.

Действующим законодательством за совершение наиболее опасных общественных деяний в сфере бухгалтерского учета и налогообложения предусмотрена также уголовная ответственность. Так, согласно статье 199 Уголовного кодекса РФ, уклонение от уплаты налогов с организации путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным способом, а равно от уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды с организации, совершенное в крупном размере, наказывается лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до четырех лет.

Данное преступление наказывается лишением свободы на срок от двух до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет, если оно совершено: группой лиц по предварительному сговору; лицом, ранее судимым за совершение преступлений, предусмотренных настоящей статьей, а также статьями 194 или 198 УК РФ; неоднократно; в особо крупном размере.

При этом уклонение от уплаты налогов или страховых взносов в государственные внебюджетные фонды с организации признается совершенным в крупном размере, если сумма неуплаченных налогов и (или) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды превышает 1000 МРОТ, а в особо крупном размере — 5 000 МРОТ.

Рассмотрим отдельные виды нарушения торговыми организациями правил документооборота, предусмотренных действующим законодательством, а также возможные санкции за эти правонарушения (табл. 3).

Таблица 3

Возможные санкции за нарушение торговыми организациями правил документооборота

Налоговые органы в ответах на частные запросы неоднократно сообщали, что в случае если форма соответствующего документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организация применяет документ, не соответствующий данной форме, то указанное нарушение подпадает под определение статьи 120 части первой НК РФ.

Если организация применяет унифицированные формы, но не заполняет все обязательные реквизиты, а также другие реквизиты, предусмотренные типовой формой, то мера ответственности зависит от важности незаполненного реквизита для определения налоговой базы.

Рассмотрим возможные претензии налоговых органов, связанные с неполным заполнением унифицированных форм, на примере одного из самых распространенных документов в торговле — товарной накладной (форма № ТОРГ-12) на отгрузку товаров (табл. 4).

Таблица 4

Возможные претензии налоговых органов, связанные с неполным заполнением унифицированных форм

Но если правильность и полнота оформления первичных документов внутри торговой организации может быть проконтролирована главным бухгалтером или иными должностными лицами, а порядок документооборота налажен должным образом, то создание поступающих от контрагентов первичных документов не зависит от торговой организации.

А ведь на основании первичных документов поставщиков производится оприходование товаров и, следовательно, возмещение НДС. Возмещение из бюджета НДС производится по фактически оплаченным поставщикам за приобретенные (оприходованные) материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), стоимость которых относится на издержки производства и обращения. Таким образом, возмещение НДС по товарам, не оприходованным в установленном порядке, может быть признано налоговыми органами неправомерным.

При поступлении документа, не соответствующего унифицированной форме, или с не полностью заполненными показателями, или с отсутствующими обязательными реквизитами, во-первых, следует попытаться получить у партнера первичный документ типовой формы, заполненный в установленном порядке.

Если попытка окажется неудачной, торговой организации рекомендуется создать собственный документ унифицированной формы на основе документа, полученного от контрагента. Например, при поступлении товара накладная поставщика не соответствует форме № ТОРГ-12 Предприятие торговли может оприходовать товар на основе данной накладной и документа, составленного внутри предприятия и соответствующего требованиям законодательства, например формы № ТОРГ-1«Акт о приемке товаров».