Расчеты с работниками, находящимися в отпуске

М. А. Мосейчук

В целом ряде случаев организациями должны осуществляться расчеты с лицами, находящимися в ежегодных оплачиваемых отпусках (при отзыве из отпуска, при продлении отпуска и др.).

Расчеты с работниками, заболевшими в оплачиваемом отпуске
Согласно общему правилу, в случае если болезнь работника приходится на его ежегодный оплачиваемый отпуск, он должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.

Данная норма закреплена в части первой ст. 124 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту статьи – ТК РФ), а также в подп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее по тексту – Федеральный закон № 255-ФЗ). При всем этом речь о продлении и (или) перенесении отпуска в связи с тем, что на его период приходится временная нетрудоспособность работника, может идти только в случае болезни самого работника. Если же работник оформляет больничный лист в связи с уходом за больным ребенком или другим членом семьи, в связи с протезированием и в других случаях, отпуск по общим правилам не продлевается и не переносится.

Не переносится отпуск и в том случае, если на его период приходится карантин.

Такое мнение уже неоднократно за последние годы высказывал Минтруд России (см., в частности, письмо от 9 апреля 2020 г. № 14-2/В-393).

И только в локальных нормативных актах организации в развитие положений части первой ст. 124 ТК РФ может оговариваться обязанность работодателя продлевать и (или) переносить оплачиваемый отпуск в случае болезни ребенка работника.

Переносить или продлевать отпуск?
Исходя из вышеприведенных положений вопрос о продлении или перенесении отпуска на период болезни работника решается по соглашению сторон трудовых отношений.

Для того, чтобы решить вопрос о перенесении или продлении отпуска и оформить принятое решение надлежащим образом, администрация организации должна располагать соответствующей информацией от самого работника. При этом администрация вправе потребовать от работника представления документов, доказывающих невозможность использования отпуска в соответствующее время. Кроме того, работник обязан немедленно уведомить работодателя о том, что на период предоставленного ему отпуска пришлось время его болезни. Это следует из пп. 17 и 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным комиссариатом труда СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Указанный документ применяется и в настоящее время в соответствии с положениями ст. 423 ТК РФ. Применение Правил в настоящее время подтверждено многочисленными письмами Минтруда России и Роструда.

Дословно в п. 18 Правил указано, что если соответствующие причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, и при этом работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Следуя из логики вышеизложенного, в общем случае и именно по желанию самого работника отпуск автоматически продлевается на количество календарных дней болезни. Однако он должен уведомить об имеющемся у него основании для продления отпуска администрацию организации. Порядок такого уведомления рекомендуется определять в Правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном нормативном акте.

Как представляется, работодатель вправе потребовать от работника в случае продления отпуска устного и (или) письменного уведомления об обстоятельствах, дающих на это право. Более предпочтительным является письменное заявление работника. Как, в частности, отмечено в письме Роструда от 27 декабря 2007 г. № 5339-6-1, «работник обязан своевременно уведомить работодателя о причинах задержки выхода из отпуска. Никаких разрешений со стороны работодателя на продление отпуска в подобной ситуации не требуется».

Если на первоначально определенную дату выхода из отпуска работник не болеет, он вполне имеет возможность в указанный день или до этого дня представить письменное заявление с просьбой о продлении отпуска. Если отпуск работником используется не по месту работы, его обязанность может состоять только в телефонном звонке относительно желания автоматически продлить отпуск на дни болезни согласно имеющемуся на руках больничному листу.

Пример 1
Предположим, что работнику организации в период со 2 по 29 июля 2022 г. был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. 30 июля 2022 г. работник должен выйти на работу после окончания периода предоставленного отпуска.

С 7 по 15 июля 2022 г. включительно работник болел, что подтверждается выданным
в установленном порядке листком нетрудоспособности.

В данном случае работник вправе требовать от работодателя автоматического продления отпуска на 9 календарных дней, приходящихся на период болезни с 7 по 15 июля. Для этого работник может представить письменное заявление о продлении отпуска на 9 календарных дней или же сообщить в ином порядке о своем желании продлить отпуск на 9 календарных дней болезни. Конкретный вариант определяется с учетом положений принятых на уровне организации локальных нормативных актов. Если такие документы соответствующих положений не содержат, работник вправе требовать автоматического продления отпуска на основании своего устного уведомления.

Если на первоначально установленную дату выхода на работу работник болеет, он вправе предупредить о наличествующем у него основании на продление отпуска устно, то есть по телефону. Требовать от него представления письменного заявления с соответствующими оправдательными документами администрация не вправе.

Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что работник организации болел с 23 по 31 июля 2022 г. включительно.

В данном случае работник вправе требовать автоматического продления отпуска на 7 календарных дней болезни, приходящихся на период отпуска, а именно на период с 23 по 29 июля 2022 г. включительно.

Поскольку на установленную дату выхода на работу после окончания отпуска (30 июля 2022 г.) работник болеет, то требовать от него выйти на работу и (или) представить письменное заявление о продлении отпуска с соответствующими документами администрация организации не вправе. Однако работник обязан не позднее 30 июля 2022 г. уведомить администрацию о том, что он болеет и настаивает на автоматическом продлении отпуска на 6 календарных дней.

Если это специально оговорено в принятых на уровне организации локальных нормативных актах, 1 августа 2022 г. работник должен представить в администрацию организации письменное заявление о продлении отпуска, к которому должен быть приложен листок нетрудоспособности.

Фактически именно работник определяет – продлевать или переносить неиспользуемую часть отпуска на другой срок. Если он примет второе решение, то на работу он должен выйти в оговоренный первоначальным приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска срок или же по окончании периода нетрудоспособности. Однако определять новый период для использования оставшихся дней отпуска работнику придется уже по согласованию с работодателем (администрацией). И при этом работодатель может только учесть пожелания работника, а не строго руководствоваться ими. То есть, если у работодателя имеется возможность для предоставления отпуска работнику в тот период, который он просит, значит, он будет предоставлен работнику. Если же по производственным или иным причинам работодатель не может предоставить неиспользованные дни отпуска, значит, работнику будет предоставлено другое время. В случае если работник не согласится с установленным периодом для использования оставшейся части отпуска, он вправе оспорить решение работодателя в комиссии по трудовым спорам и (или) в суде.

Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что работник согласен с перенесением неиспользованных 9 календарных дней отпуска на другое время.

По согласованию с администрацией организации данные дни работник вправе использовать в августе 2022 г.

На работу работник должен выйти 30 июля 2022 г., а с учетом того, что этот день является выходным – 1 августа 2022 г. В этот день он должен представить больничный лист. Если это оговорено в принятых на уровне организации локальных нормативных актах или в правилах документооборота, работнику необходимо написать письменное заявление с просьбой перенести неиспользованную часть отпуска на соответствующий период.

Пример 4
Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник требует перенесения неиспользованных в связи с болезнью 6 календарных дней.

На работу сотрудник должен выйти 1 августа 2022 г., то есть на следующий после крайнего дня болезни рабочий день. Если это специально оговорено в принятых на уровне организации локальных нормативных актах, 1 августа 2022 г. работник должен представить в администрацию организации письменное заявление о перенесении неиспользованной части отпуска на другое время.

На практике многие организации соглашаются с автоматическим продлением отпуска работника на дни его болезни по телефонному звонку или иному уведомлению. Однако если впоследствии работник не представит необходимый документ или же этот документ может оказаться не вполне легитимным, речи о продлении или о перенесении отпуска идти не должно совсем. Период предоставленного отпуска должен быть оформлен в табеле учета рабочего времени согласно первоначальному приказу. Не подтвержденные же соответствующими легитимными документами дни отсутствия на работе должны трактоваться как прогул, но только после проведения
соответствующего административного расследования. Только по его итогам можно судить о наличии вины (обмана) работника и о необходимости применения соответствующих мер дисциплинарной ответственности. Не рекомендуется применять к работнику дисциплинарную ответственность или увольнять его за прогул без наличия материалов расследования.

Правила определения переносимой или продлеваемой части отпуска

В соответствии с положениями Федерального закона № 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается за все календарные дни, приходящиеся на период временной нетрудоспособности, подтвержденный больничным листом. При этом в оплачиваемые дни включаются также нерабочие праздничные дни.

Соответственно, в случае заболевания (травмы) работника и представления им к оплате листка нетрудоспособности, оформленного в установленном порядке, ежегодно оплачиваемый отпуск должен быть продлен на количество календарных дней временной нетрудоспособности (с учетом выходных и праздничных дней), совпавших с периодом отпуска, либо по согласованию с работником перенесен на другой срок.

Пример 5
Воспользуемся условиями примера 1.

Продление отпуска должно быть оформлено на 9 календарных дней на период с 30 июля по 7 августа 2022 г. включительно.

Пример 6
Воспользуемся условиями примера 2.

Продление отпуска должно быть оформлено на 6 календарных дней на период с 1 по 6 августа 2022 г. включительно, то есть после окончания периода временной нетрудоспособности.

Однако согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Исходя из этого переносимая (продлеваемая) часть отпуска определяется из всего количества календарных дней (с учетом нерабочих праздничных дней) болезни, приходящихся на время отпуска, а вот оплачиваться должны календарные дни отпуска без учета нерабочих праздничных дней.

Пример 7
Предположим, что работнику организации со 2 июня 2022 г. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Начало отпуска приходится на 2 июня, окончание – на 30 июня 2022 г. Нерабочий праздничный день 12 июня 2022 г. в период предоставленного отпуска не вошел.

С 10 по 17 июня 2022 г. включительно работник болел, что подтверждается выданным в установленном порядке листком нетрудоспособности.

В данной ситуации отпуск работника продлевается или переносится на 7 календарных дней, приходящихся на период с 10 по 17 июня 2022 г., то есть с учетом праздничного дня 12 июня.

Если по желанию работника отпуск продлевается, то такое продление должно быть оформлено на период с 31 июня по 6 июля 2022 г. включительно.

Расчеты по оплате труда и пособиям по временной нетрудоспособности
Расчеты с работниками при продлении отпуска в случае их болезни строятся с учетом раздельного расчета и оплаты периода отпуска, и периода временной нетрудоспособности. При этом оплата отпуска должна производиться с учетом положений ст. 139 ТК РФ и постановления Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». В свою очередь, исчисление пособия по временной нетрудоспособности должно осуществляться в соответствии со ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ и постановлением Правительства Российской Федерации от 11 сентября 2021 г. № 1540 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Поскольку при продлении отпуска в случае болезни он автоматически продлевается, то каких-либо перерасчетов по первоначально рассчитанному перед уходом в отпуск среднему заработку не производится. Период же болезни оплачивается исходя из расчетного периода, предшествующего месяцу, на который приходится первый день болезни (а не исходя из расчетного периода, предшествующего дню начала отпуска).

Пример 8
Воспользуемся условиями примера 1.

Если действующими в организации коллективным договором и (или) локальными нормативными актами не предусмотрено использование при расчете среднего заработка в соответствии с ТК РФ специального расчетного периода, исчисление среднего заработка за отпуск должно производиться за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день отпуска. По условиям примера расчет среднего заработка должен осуществляться за 12 календарных месяцев, предшествующих июлю 2022 г., то есть за период с 1 июля 2021 г. по 30 июня 2022 г.

Допустим, что в указанном расчетном периоде работник полностью отработал 11 месяцев, а в одном из месяцев (август 2021 г.) находился в ежегодном оплачиваемом отпуске с 3 по 30 августа.

Сумма учитываемой за расчетный период заработной платы составила 165 600 руб.

На полностью отработанные в расчетном периоде месяцы приходится 322,3 календарного дня (11 месяцев × 29,3), а на не полностью отработанный август 2021 г. – 2,84 календарного дня (29,3/31 календарный день в августе × 3 календарных дня, приходящихся на отработанное в августе время, а именно на 1, 2 и 31 августа). Всего на отработанное в расчетном периоде время приходится 325,14 календарного дня.

Величина среднего дневного заработка для оплаты отпуска составит 509 руб. 32 коп. (165 600 руб./325,14 календарного дня), а сумма среднего заработка за отпуск – 14 260 руб. 96 коп. (509 руб. 32 коп. × 28 календарных дней отпуска).

Средний заработок должен быть начислен и выплачен не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. На это указано в ст. 136 ТК РФ.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности производится на основании представленного работником листка нетрудоспособности. При этом назначение пособия должно быть произведено в течение 10 календарных дней со дня обращения работника. Таковы требования Федерального закона № 255-ФЗ.

Исчисление суммы пособия за первые три календарных дня болезни должно быть произведено за 2 календарных года, предшествующих 2022 г., а именно за 2020 и 2021 гг. Предположим, что сумма учитываемых за указанный период при расчете пособий выплат составила 356 700 руб.

На дату начала болезни страховой стаж сотрудника составил 8 лет 3 мес., что дает ему право на получение пособия по временной нетрудоспособности в размере 100% среднего заработка. Однако в любом случае пособие не может быть больше максимальной его величины.

Величина среднедневного заработка для расчета пособия составит 488 руб. 63 коп. (356 700 руб./730 календарных дней). Соответственно, величина дневного пособия составит 488 руб. 63 коп. (488 руб. 63 коп. × 100%), а сумма пособия – 1465 руб. 89 коп.(488 руб. 63 коп. × 3 календарных дня).

Исчисленная к выплате сумма пособия подлежит выплате в том же порядке, в каком выплачивается в данной организации заработная плата. Таковы с 2022 г. положения
п. 1 ст. 14.1 Федерального закона № 255-ФЗ.

Выплата пособия с четвертого дня болезни производится через территориальные отделения ФСС России на основании сведений, передаваемых работодателем.

Необходимо учитывать, что в рассматриваемой ситуации отпуск именно удлиняется, а не переносится на 9 календарных дней. Как, например, указано Рострудом, в том случае, если временная нетрудоспособность работника наступила в период его пребывания в ежегодном оплачиваемом отпуске, то отпуск должен быть продлен, а именно его срок автоматически удлиняется на число календарных дней нетрудоспособности работника.

Данные положения очень важны для правильности оформления соответствующего приказа кадровыми подразделениями. На практике в случае автоматического продления работником своего отпуска бывает, что кадровики оформляют приказ о перенесении части отпуска. И, соответственно, как только такой приказ появляется в руках бухгалтера, а часть продленного отпуска приходится уже на последующий календарный месяц, у него возникает обязанность перерассчитать среднюю заработную плату за отпуск исходя из нового расчетного периода.

Пример 9
Допустим, что работнику организации предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 21 июня по 18 июля 2022 г. включительно. На работу сотрудник должен выйти 19 июля 2022 г.

Работник проболел с 28 по 30 июня, автоматически продлив отпуск на 3 календарных дня, с 19 по 21 июля 2022 г. Вышел на работу сотрудник 21 июля 2022 г.

При уходе в отпуск средний заработок рассчитан за расчетный период в 12 календарных месяцев, предшествующих июню 2022 г., а именно за период с 1 июня 2021 г. по 31 мая 2022 г. Величина среднего дневного заработка за расчетный период составила 515 руб. 88 коп., а сумма среднего заработка за отпуск – 14 444 руб. 64 коп. (515 руб. 88 коп. × 28 календарных дней отпуска).

В том случае, если согласно оформленному приказу по организации «неиспользованная работником часть отпуска в 3 календарных дня» будет перенесена на период с 19 по 21 июля 2022 г., то средняя заработная плата за указанные 3 дня должна быть перерассчитана исходя из нового расчетного период в 12 календарных месяцев, предшествующих уже июлю 2022 г., а именно за период с 1 июля 2021 г. по 30 июня 2022 г.

Допустим, что исходя из нового расчетного периода величина среднего дневного заработка работника составила 524 руб. 40 коп., что превышает величину среднего дневного заработка, по которой отпускные были исчислены перед уходом в отпуск.

В данном случае бухгалтерия должна произвести доплату среднего заработка в размере 25 руб. 56 коп. ((524 руб. 40 коп. – 515 руб. 88 коп.) × 3 календарных дня отпуска).

Если же величина среднего дневного заработка за расчетный период с 1 июля 2021 г. по 30 июня 2022 г. составила, например, 509 руб. 24 коп., то излишне начислена была сумма «отпускных» в размере 19 руб. 92 коп. ((515 руб. 88 коп. – 509 руб.24 коп.) × 3 календарных дня отпуска).

Оформлять в изложенной ситуации именно перенесение отпуска не следует.

Сотрудникам бухгалтерии со своей стороны необходимо требовать оформления именно продления отпуска, что не повлечет никаких перерасчетов.

Если неиспользованные в связи с болезнью (травмой) работника дни отпуска переносятся на другое время, необходимо произвести перерасчет выплаченного перед началом отпуска среднего заработка из расчета количества фактически использованной части отпуска. Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается по общеустановленным правилам. Излишне выплаченные суммы среднего заработка удержанию не подлежат, а засчитываются в счет ближайших выплат по заработной плате. При предоставлении в дальнейшем неиспользованных дней отпуска расчет среднего заработка должен производиться исходя из нового расчетного периода.

Засчитываемая сумма средней заработной платы отражается в графе «Удержано и зачтено, руб.» расчетно-платежной ведомости и определяется она за минусом налога на доходы физических лиц. Объясняется это тем, что налог с соответствующих сумм отпускных был уже исчислен и удержан.

В случае перенесения неиспользованных дней отпуска на другой период (а не автоматического продления отпуска), после выхода на работу сотрудник должен обратиться с письменным заявлением на имя работодателя с просьбой запланировать предоставление дней отдыха в соответствующем календарном месяце (как вариант – в соответствующие календарные дни). Данная процедура потребует внесения изменений в утвержденный график отпусков. Работодатель должен принять решение о том, согласиться с просьбой работника относительно периода использования оставшихся дней отпуска или нет, а также должен отдать распоряжение соответствующим должностным лицам о необходимости корректировки графика отпусков. Для этих целей предназначены графы 8 и 9 типовой формы № Т-7 «График отпусков», утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

При продлении отпуска каких-либо сложностей при расчетах по налогам, уплачиваемым с фонда заработной платы, возникнуть не должно. При выплате среднего заработка за отпуск все начисленные суммы должны приниматься как в целях налога на доходы физических лиц, так и для исчисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды согласно дате фактической выплаты отпускных.

Суммы пособия по временной нетрудоспособности в целях исчисления налога на доходы физических лиц также должны учитываться в месяце, в котором они фактически были выплачены.

В случае перенесения неиспользованной части отпуска на другое время, в месяце первоначальной выплаты среднего заработка должны найти отражение только суммы средней заработной платы за фактически использованные дни отпуска.

При этом формирования уточненных квартальных расчетов по страховым взносам (ф. № 4-ФСС, ежеквартальный расчет по взносам) не требуется.

Документальное оформление
Принятое работодателем решение об автоматическом продлении отпуска или о перенесении неиспользованной части отпуска на другое время оформляется письменным приказом (распоряжением). Оформляется такой приказ (распоряжение) по принятой в организации форме (не унифицированной) с соблюдением общих правил ведения делопроизводства.

В случае перенесения отпуска, соответствующий приказ (распоряжение) рекомендуется оформлять после получения сведений о больничном листке работника от ФСС России или от самого работника.

Волеизъявление работника рекомендуется оформлять в виде его письменного заявления, в котором он и указывает – продлить отпуск или перенести неиспользованную его часть на другое время. Такое заявление работник может представить как в оговоренный первоначальным приказом (распоряжением) день, так и после окончания периода нетрудоспособности. Соответствующий порядок рекомендуется закреплять в правилах внутреннего трудового распорядка или другом принятом на уровне организации локальном нормативном акте.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата № 1) любые отметки в табелях учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом.

В случае когда на отпуск приходится период временной нетрудоспособности работника, основаниями для отражения соответствующих данных в табелях учета рабочего времени являются письменный приказ о предоставлении и (или) о продлении отпуска, а также предъявленный работником листок нетрудоспособности.

Соответственно, фактически использованные дни отпуска при заполнении табелей оформляются кодами «ОТ» или «09» (для дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска), «ОД» или «10» (для дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска). Дни болезни или травмы работника оформляются кодами «Б» или «19».

Эти коды соответствуют дням временной нетрудоспособности (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству.

Если пособие за время болезни или травмы работника согласно положениям Федерального закона № 255-ФЗ назначено быть не может, соответствующие дни проставляются в табелях с использованием кодов «Т» или «20» (временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством).

Если табель учета рабочего времени необходимо оформить до получения сведений о больничном листке, то дни отсутствия на работе могут оформляться с использованием кодов «НН» или «30». Эти коды соответствуют днем неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). При этом соответствующие отметки могут быть проставлены простым карандашом с тем, чтобы после представления больничного листка отражение нашли окончательные данные.

В случае переноса неиспользованной части отпуска на другое время, соответствующие изменения необходимо внести в утвержденный в установленном порядке график отпусков. Типовая форма графика (№ Т-7) и рекомендации по его заполнению утверждены тем же постановлением Госкомстата № 1.

Соответствующие изменения отражаются в графах 8 «Основание (документ)» и 9 «Дата предполагаемого отпуска» графика отпусков. При этом изменения должны производиться с разрешения руководителя организации или лица, уполномоченного им. Согласно общим правилам, изменения вносятся на основании документа, составленного в произвольной форме. Предпочтительным является внесение изменений на основании приказа (распоряжения) или докладной записки соответствующего должностного лица.

Возможность продления на число дней болезни отпуска, предоставленного с последующим увольнением
В соответствии с положениями ст. 127 ТК РФ оплачиваемый отпуск может предоставляться работникам с последующим увольнением. В этом случае днем увольнения считается последний день отпуска. До убытия в отпуск с работником должны быть проведены окончательные расчеты, выдана трудовая книжка и иные документы, связанные с работой у данного работодателя.

В период предоставленного с последующим увольнением отпуска работник также может заболеть. И в этом случае у работодателя возникает обязанность по выплате пособия по временной нетрудоспособности за соответствующие календарные дни, оформленные листком нетрудоспособности.

Вместе с тем оформленный и уже предоставленный работнику отпуск с последующим увольнением продлению на число приходящихся на него календарных дней болезни не подлежит. Как отмечено Рострудом, в данной ситуации фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска.

Именно поэтому в соответствии с частью 4 ст. 127 ТК РФ работник, которому неиспользованный отпуск предоставлен с последующим увольнением по его собственной инициативе, не вправе отозвать свое заявление об увольнении после начала отпуска, пусть даже это только первый день отпуска.

За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается.

Изъявив желание получить отпуск с последующим увольнением, работник тем самым выразил и желание прекратить трудовые отношения с работодателем (при увольнении по собственному желанию) или согласился с правомерностью их прекращения (при увольнении по другим основаниям). Поэтому следует полагать, что с момента начала отпуска работодатель не несет обязательств перед работником, получившим отпуск с последующим увольнением, в части продления ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренного частью 1 ст. 124 ТК РФ.

Расчеты с работниками при их отзыве из отпуска
Статьей 125 ТК РФ закреплена норма, согласно которой отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Соответственно, если работник отказывается от предложения работодателя или уполномоченного им лица досрочно выйти из предоставленного отпуска, это не должно трактоваться как нарушение трудовой дисциплины (невыполнение указаний работодателя, должностных обязанностей).

Поскольку действующим законодательством не предусмотрено право администрации без согласия работника досрочно отозвать его из отпуска на работу, то отказ работника от выполнения распоряжения о выходе на работу нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

Если же работник сам не возражает выйти на работу досрочно, следует внести изменения в график отпусков, предусмотрев использование работником оставшейся части отпуска. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Дальнейшее перенесение неиспользованной части отпуска не допускается, так как в силу требований ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Согласие работника на отзыв из отпуска рекомендуется оформлять документально, например, доводя приказ (распоряжение) о досрочном прекращении (отзыве) отпуска под личную расписку работника. В последующем это может исключить любые возможные претензии.

Согласование сроков предоставления неиспользованной части оплачиваемого отпуска осуществляется одновременно с подписанием приказа об отзыве работника из отпуска. Предполагаемая дата использования отпуска отражается в графах 8 и 9 типовой формы № Т-7 «График отпусков», утвержденной постановлением Госкомстата № 1.

Во всех случаях, даже с согласия работника, не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если работник отзывается из отпуска, для расчетов с ним необходимо произвести следующие действия:
– издать письменный приказ (распоряжение) об отзыве из отпуска, указав в нем дату, с которой работник должен приступить к выполнению трудовых обязанностей, довести его под расписку сотруднику;
– согласовать ориентировочные сроки предоставления работнику неиспользованной части отпуска в текущем или следующем году;
– перерассчитать сумму ранее начисленного и выплаченного работнику среднего заработка за отпуск из расчета фактического количества дней, проведенных в отпуске;
– со дня начала работы производить начисление заработной платы по установленным в организации системам и формам оплаты труда;
– выплаченные суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска засчитать в счет начисленной заработной платы за отработанное время.

Следует учитывать, что при предоставлении работнику неиспользованной части отпуска впоследствии расчет среднего заработка производится в общеустановленном порядке с использованием нового расчетного периода.

Исчисление средней заработной платы осуществляется в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об исчислении среднего заработка.

Если у руководства организации возникла необходимость вызвать работника из отпуска, ему должно быть направлено предложение с просьбой о досрочном выходе из отпуска и о предоставлении неиспользованной части отпуска в согласованное с ним время, а также возможной дополнительной компенсации (оплата проезда к месту работы, выплата дополнительного вознаграждения и т. п.).

Если работник с таким предложением согласен, руководитель организации или лицо, им уполномоченное, поручает работникам кадрового подразделения оформить проект приказа с указанием в нем предполагаемого срока использования неиспользованной части отпуска и предлагаемой дополнительной компенсации.

Такого рода приказ (распоряжение) оформляется по принятой в организации форме с соблюдением установленных в Российской Федерации правил документооборота.

С выходом работника из отпуска проект приказа дооформляется, а именно указывается число фактически использованных и недоиспользованных дней отпуска, а также согласованное с работником календарное время использования оставшейся части отпуска, или, как вариант, перенос отпуска на следующий рабочий год.

С приказом работника необходимо ознакомить под расписку, чем будет удостоверен тот факт, что вызов работника из отпуска произведен с его согласия.

На основании оформленного и подписанного приказа работниками кадрового подразделения вносятся изменения в «График отпусков» (типовая форма № Т-7) в части переноса неиспользованной части отпуска на другое время (заполняются графы 8 и 9 формы).

Приказ (или выписка из приказа) доводится также до работников бухгалтерии организации, которые, исходя из фактически использованных дней отпуска, определяют сумму среднего заработка за такого рода дни.

При выходе работника из отпуска ему на основании принятых в организации систем и условий оплаты труда должна начисляться заработная плата из расчета фактически отработанного рабочего времени.

В дальнейшем, при предоставлении работнику оставшейся части отпуска, производится новый расчет среднего заработка исходя из нового расчетного периода и, соответственно, вновь исчисляемого среднедневного заработка. При этом предоставляемая часть оставшегося отпуска опять должна сопровождаться оформлением установленных типовых форм – «Приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику» (ф. № Т-6) и «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику» (ф. № Т-60).

Расчеты с работниками при разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части
В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом деление отпуска допускается при условии, что хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.

По сложившейся практике соглашение о разделении отпуска достигается между работником и работодателем при подготовке графика отпусков. Исходя из требований ст. 123 ТК РФ график должен формироваться в каждой организации. График должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления следующего календарного года.

Исходя из норм трудового законодательства работодатель не вправе настаивать на делении работником своего отпуска на части. Он вправе предложить это, но не более того. Со своей же стороны работник вправе написать заявление о том, что он желает использовать свой отпуск за предстоящий рабочий год не полностью, а по частям. Администрация такое заявление обязана рассмотреть и принять соответствующее решение. Однако в делении отпуска на части администрация вправе и отказать, но с обоснованием принятого решения. Исключение составляют случаи, особо оговоренные действующим законодательством. Согласно ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время. Исходя из приведенных положений можно утверждать, что работодатель обязан учитывать также желание соответствующих лиц о разделении отпуска на части.

Таким образом, в большинстве случаев деление отпуска на части возможно только при согласии обеих сторон трудовых отношений. Работник вправе не согласиться с требованием администрации об использовании отпуска по частям, а администрация вправе настаивать на том, чтобы отпуск работник использовал полностью (за исключением оговоренных в законодательстве случаев).

На практике распространены случаи, когда работодатели ежегодные отпуска предоставляют только при условии фактической отработки работником соответствующих периодов (как правило, 6 месяцев). Например, отработал работник 6 месяцев в рабочем году, он может получить 14 календарных дней отпуска, отработал еще 6 месяцев – оставшиеся 14 календарных дней отпуска. Тем самым работодатель решает проблему, возникающую в связи с предоставлением отпуска авансом, когда в случае увольнения работника до конца того года, в счет которого отпуск им был уже использован полностью, с производством удержаний за не отработанные работником дни отпуска.

Такие действия администрации неправомерны. Работники со своей стороны вправе настаивать на предоставлении отпуска единовременно (а не по частям), а начиная со второго рабочего года – в установленное графиком отпусков время (в том числе и авансом). Напомним также, что в первый рабочий год отпуск сотруднику предоставляется только при условии истечения первых шести месяцев непрерывной работы. Только с согласия администрации отпуск можно использовать, не дожидаясь истечения шестимесячного периода работы.

В случае, если организация предоставляет отпуска только при условии фактической отработки сотрудниками соответствующего рабочего года, действия работодателя и (или) иных уполномоченных должностных лиц могут быть обжалованы в комиссии по трудовым спорам и (или) в суде. Кроме того, для защиты интересов сотрудников может быть привлечена трудовая инспекция.

Необходимо также учитывать, что интересы работников при определении очередности предоставления отпусков и конкретных периодов их использования должны защищать профсоюзные органы или иные уполномоченные представители трудовых коллективов. Как следует из ст. 123 ТК РФ, график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения именно выборного органа первичной профсоюзной организации. Это означает следующее. Проект графика отпусков и обоснование к нему должны быть представлены в профсоюзный орган до его утверждения. В течение 5 рабочих дней сформированный документ рассматривается профсоюзом, и по нему дается письменное мотивированное мнение. Если профсоюзный орган не согласен с проектом графика, работодатель обязан провести дополнительные консультации.

В случае когда не все разногласия будут преодолены, работодатель вправе утвердить график отпусков в том варианте, который сочтет нужным. Однако такой документ может быть обжалован в соответствующей государственной инспекции труда или в суде.

Профсоюзным органом может быть также инициирован коллективный трудовой спор.

Трудовая инспекция после получения жалобы (заявления) о принятии работодателем графика отпусков без учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение месячного срока провести проверку.

В случае выявления нарушений, инспекция вправе выдать предписание об отмене принятого работодателем решения. Такое предписание является обязательным для исполнения. Соответствующие положения содержатся в ст. 372 ТК РФ.

Ни в коем случае не допускается самовольное использование работником оплачиваемых отпусков по частям. Если работодатель не согласен с делением отпуска на части или же имеются разногласия относительно продолжительности частей отпуска, работник должен руководствоваться исключительно утвержденным графиком отпусков. Если работник самовольно использует дни отпуска без согласования с администрацией, он может быть уволен по подп. «а» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ «за прогул».

Варианты деления отпуска на части
Статья 125 ТК РФ определяет только одно требование к порядку деления отпуска на части – одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Остальные части могут быть различной продолжительности, даже и по одному календарному дню.

Дробиться могут как основные, так и любые дополнительные отпуска. При этом требование о том, чтобы одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней, касается оплачиваемого отпуска в целом, который слагается из основного и дополнительных отпусков. Не предусмотрено действующим законодательством деление на части учебных отпусков.

Исходя из изложенного основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней может дробиться так: 14 + 14; 14 + 13 + 1; 14 + 12+ 2; 14 + 12 + 1 + 1 и т. д.

При формировании графика отпусков деление отпуска на значительное число частей предусматривать не рекомендуется. В любом случае в первоначально утвержденный график отпусков могут вноситься изменения. В течение года работник вправе достигнуть с администрацией организации согласия о выделении трех, четырех и более частей.

Изменения первоначально оговоренных сроков использования отпуска отражаются в графах 8 и 9 графика отпусков на соответствующий год.

Поскольку любая из частей включается в продолжительность отпуска, каждая из них должна оформляться отдельным письменным приказом (распоряжением).

Для этих целей предназначены типовые формы № Т-6 «Приказ (распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику» и (или) № Т-6 а «Приказ (распоряжение)
о предоставлении отпуска работникам». Форма № Т-6 а используется в случае, когда в один день оформляется предоставление оплачиваемых отпусков нескольким работникам.

Ориентирами для определения продолжительности предоставляемых частей отпуска могут послужить положения Рекомендаций № 47 Международной организации труда «О ежегодных оплачиваемых отпусках» (приняты в г. Женеве 24 июня 1936 г.). Положения Рекомендаций основаны на Конвенции № 52 Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков».

Как указано в Рекомендациях, «в особых случаях может представляться желательным предусматривать разбивку отпусков на части, однако следует избегать того, чтобы такие специальные меры шли вразрез с целью отпуска, который предназначается для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и душевные силы, израсходованные в течение года. В других случаях, за исключением чрезвычайных обстоятельств, разбивка отпуска должна быть ограничена распределением его не более чем на две части, одна из которых не может быть установленного минимума». Как следует из изложенного, наиболее предпочтительным является деление «стандартного» 28-дневного отпуска на две части: 14 + 14. Однако российское законодательство допускает деление ежегодного отпуска на более чем две части.

Возможность деления отпуска на части предусмотрена также и ратифицированной Российской Федерацией Конвенцией МОТ № 132 об оплачиваемых отпусках.

В п. 2 ст. 8 данного документа указано на то, что при делении отпуска на части одна из его частей должна быть не менее двух недель. В свою очередь, в ст. 9 отмечена необходимость использования отпуска продолжительностью в две недели в течение года после окончания соответствующего рабочего года, а остальной части отпуска – в течение полутора лет после окончания того же рабочего года.

Необходимо учитывать, что дробление на большое число частей отпуска потребует дополнительных трудовых затрат. На сколько частей будет разделен отпуск, столько и записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику (типовая форма № Т-60) должно быть оформлено. Об использовании частей отпуска кадровыми органами должны быть оформлены отметки в графике отпусков. Отметки в табелях учета рабочего времени (формы № Т-12 или № Т-13) оформляются уполномоченными лицами структурных подразделений, а отметки в личной карточке (форма № Т-2) – работниками кадрового подразделения. И соответствующие записи
оформляются на каждую часть отпуска.

Не следует забывать и требования ст. 136 ТК РФ о том, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала. Данное правило касается любой части отпуска, и, следовательно, «заблаговременные» расчеты должны осуществляться по каждой из частей отпуска (даже по одному календарному дню отпуска).

О времени начала отпуска (даже однодневного) работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за две недели до его начала. Таковы требования ст. 123 ТК РФ. Этот момент также нельзя упускать из виду при принятии решения о дроблении отпуска на определенное количество частей.

Если работодатель проигнорирует приведенные требования о сроках расчетов по оплате отпуска и (или) о периоде предупреждения о первом дне соответствующей части отпуска, значит, он нарушит требования трудового законодательства. В настоящее время такие нарушения могут повлечь за собой наложение административного штрафа на должностных лиц организации в размере от 1000 до 5000 руб., а организацию ждет административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Если должностное лицо ранее привлекалось к административной ответственности за аналогичное нарушение, оно может быть подвергнуто дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет. Соответствующие положения закреплены в ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Напомним, что дисквалификация заключается в лишении соответствующего физического лица занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Несвоевременная выплата отпускных (даже за однодневный отпуск) влечет также за собой обязательную выплату работодателем предусмотренной ст. 236 ТК РФ денежной компенсации в размере не ниже 1/150 ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации.

Возможность закрепления порядка предоставления частей отпуска в коллективном договоре и (или) локальном нормативном акте
В соответствии с ТК РФ значительное число вопросов организации вправе разрешать на своем уровне, закрепляя соответствующие положения в коллективном договоре, локальных нормативных актах, правилах внутреннего трудового распорядка и т. п. или же непосредственно в индивидуальных трудовых договорах.

Что касается деления отпуска на части, то закрепление в указанных документах положений, указывающих на определенное число частей отпуска и (или) на конкретную продолжительность предоставляемых частей отпуска, неправомерно. Если организация однозначно определит количество частей предоставляемого отпуска и (или) продолжительность предоставляемых частей отпуска, это будет противоречить положениям ст. 125 ТК РФ. Единственное правило, которое может быть воспроизведено в принятых на уровне организации документах – одна из предоставляемых частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Косвенно это подтверждают положения действующих в настоящее время отраслевых соглашений. Ни одно из них не содержит положений, которые бы указывали на необходимость деления отпуска на строго определенное количество частей отпуска и (или) на конкретную продолжительность частей отпуска.

Как отмечено Рострудом, законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление отпуска. В этой связи оставшиеся дни отпуска могут быть разделены на любое количество частей (например, два дня, пять дней, восемь дней и т. д.), если работник и работодатель достигнут соглашения по этому вопросу.

Со своей стороны работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора.

А вот порядок деления отпуска на части, представления соответствующих документов (заявление работника, его движение) и принятия решения в рассматриваемых документах могут быть вполне определены.