Опубликовано в журнале "«Заработная плата. Расчеты, учет, налоги» с вкладкой «Документы и комментарии»" №11 год - 2013
Е. П. Никодимова
С июля 2013 г. справка о сумме заработка для расчета пособий по государственному социальному страхованию должна формироваться по форме, определенной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. В отличие от ранее используемой формы, новый вариант справки содержит данные не только о суммах заработной платы, но и о количестве календарных дней событий, исключаемых с 2013 г. при расчете пособия по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
Вопросы оформления нового бланки справки уже рассматривались на страницах нашего журнала(1). Предметом рассмотрения данной публикации являются проблемы, с которыми сталкиваются организации на практике.
Документ на более чем двух листах рекомендуется прошивать
В целом ряде случаев справка может формироваться на нескольких листах.
Причиной тому могут быть:
1) необходимость раскрытия каждого события, исключаемого при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком, в том числе каждого отдельного листка нетрудоспособности;
2) наличие новой ссылки под номером <4>, означающей раскрытие сумм заработка и количества календарных дней соответствующих событий за предшествующие календарные годы для лиц, которые в текущем году, 2 последних календарных годах или в одном из указанных годов находились в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
3) принятое организацией решение отражать сумму заработной платы и количество календарных дней соответствующих событий (см. п. 2 данного перечня) за все прошлые годы, которые сотрудник трудился у данного работодателя. В противном случае сама организация должна уточнять у сотрудника, за какие годы следует указать сведения о заработной плате и соответствующих событиях, что зачастую бывает более трудоемко, нежели указать сведения за все прошлые календарные годы.
При формировании справки более чем на одном листе возникает проблема подтверждения достоверности данных, приведенных на первых листах. Печатью организациии фактически заверяется только крайний лист справки, где и предусмотрен такой реквизит. В связи с этим справка, выданная на 2 и более листах, должна быть прошита согласно установленным правилам.
Четких требований о необходимости прошивки рассматриваемого документа действующее законодательство не содержит. Однако иным образом достоверность данных такого документа подтвердить будет затруднительно.
На практике применяются следующие правила прошивки (прошнуровки) документов:
1) слева на полях многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия);
2) прошивать документы рекомендуется с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.
(1) См. статью Беляева А. Н. «Новая справка о сумме заработка для расчета пособий по социальному страхованию», «ЗП», № 7/2013.
Прошиваются документы, как правило, 2 раза – для надежности;
3) концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5–6 см свободного конца;
4) следует опечатать документ наклейкой из бумаги с надписью;
5) наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 Ч5–6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.
Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо;
6) подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе (одной частью на наклейке, а другой частью – на листе). Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.
Заверительная надпись может быть следующей: «Прошнуровано и пронумеровано… страниц».
При выдаче справки на одном листе (данные приведены на лицевой и обратной стороне), прошивать документ не следует.
В том случае, если справка не прошита, но принята бухгалтером, следует учитывать положения ст. 15.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». В частности, в случае представления недостоверных сведений, повлекших за собой излишнюю выплату пособия, ответственность возлагается на виновных лиц. То есть в данном случае организация, в которую с такой справкой был принят сотрудник, ответственность нести не должна. Если причиной переплаты пособия явился обман со стороны самого сотрудника (поддельный документ, в котором заменены начальные листы документа), именно он будет являться виновным лицом, с которого в установленном порядке будут взыскиваться излишне выплаченные суммы.
Возможности по корректировке утвержденной формы справки
В силу требований федерального закона справка для расчета пособий по социальному страхованию должна выдаваться по строго определенной форме. Никакой реквизит документа при его оформлении нарушен быть не может.
Фактически в правах организаций только изменение размера шрифта и введение дополнительных строк для указания данных тех реквизитов, которые не могут вместиться. Речь в первую очередь идет о таких реквизитах, как полное наименование организации, адрес места жительства, а также иные данные о застрахованном лице. Такие разъяснения даны в письме ФСС России от 24 июля 2013 г. № 15-02-01/12-5174л.
Как возможный вариант, необходимые данные могут приводиться как поверх строки, так и снизу. Такой вариант оформления документа также оговорен в указанном письме ФСС России.
Оформление справки в случае выполнения трудовых обязанностей во время отпуска по уходу за ребенком
В соответствии с установленными правилами в период отпуска по уходу за ребенком сотрудники могут работать на условиях неполного рабочего времени. Такого рода возможность оговорена как в п. 2 ст. 11.1 Федерального закона № 255-ФЗ, так и в ст. 13 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей».
В таких случаях сотрудники имеют право одновременно получать и пособие по уходу за ребенком (баз какого-либо перерасчета исходя из фактического времени ухода за ребенком), и заработную плату. Разумеется, заработок начисляется пропорционально отработанному времени и (или) исходя из фактически выполненного объема работ.
Возникает закономерный вопрос: если такие случаи приходятся на расчетный период, то как следует оформить справку по форме приказа Минтруда России № 182н? Согласно общеустановленным правилам период отпуска по уходу за ребенком не учитывается при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком. Однако заработок за данный период у сотрудника имеется, и с него в установленном порядке были исчислены страховые взносы в ФСС России.
Исходя из разъяснений, приведенных в письме ФСС России от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12-7942, при наличии рассмотренных событий справка для расчета пособий по социальному страхованию должна быть оформлена в следующем порядке:
1) в разделе 3 справки о сумме заработной платы необходимо указать сумму заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, или сумму заработной платы, иных выплат и вознаграждений, которые включались в базу для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, включая сумму заработка за время работы на условиях неполного рабочего времени в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком;
2) в разделе 4 справки о сумме заработной платы указывается количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, в соответствии с Федеральным законом № 212-ФЗ, не начислялись. Применительно к рассматриваемой ситуации необходимо в разделе 4 справки указать количество календарных дней за текущий год и 2 прошлых календарных года, когда сотрудница (сотрудник) находилась в отпуске по уходу за ребенком и работала на условиях неполного рабочего времени.
Иногда справка для расчета пособия по уходу за ребенком должна быть оформлена по иным правилам
Недавно матери, уволенные в период отпуска по беременности и родам в связи с ликвидацией организации, прекращением физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, а также уволенные в связи с истечением срока их трудового договора в воинских частях, находящихся за пределами Российской Федерации, и в связи с переводом мужа из таких частей в Российскую Федерацию, получили право на исчисление ежемесячного пособия по уходу за ребенком исходя из значения их среднего заработка. До этого пособие назначалось им органами социальной защиты населения исходя из минимальных значений в зависимости от того, какой это ребенок по счету у данной матери.
Соответствующие изменения приняты постановлением Правительства Российской Федерации от 13 сентября 2013 г. № 802 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2009 г. № 1100».
При этом средний заработок (доход) указанных лиц, исходя из которого исчисляется ежемесячное пособие по уходу за ребенком, рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922.
Опять же, максимальная величина среднего дневного заработка для исчисления ежемесячного пособия по уходу за ребенком не может превышать величину, определяемую путем деления на 730 суммы предельных величин базы для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, установленных в соответствии с Федеральным законом № 212-ФЗ на 2 календарных года, предшествующих году наступления отпуска по уходу за ребенком.
Таким образом, в отдельных случаях сотрудники бухгалтерии должны быть готовы выдавать справку для расчета пособия по уходу за ребенком, сформированную не по форме приказа Минтруда России № 182н, а по свободной форме или же по той форме, которую потребуют органы социальной защиты населения. При этом расчет среднего заработка надо будет производить не по правилам Федерального закона № 255-ФЗ, а по правилам ст. 139 ТК РФ. В расчет в данном случае следует принять методику расчета среднего заработка, принятую для оплаты служебных командировок.
