налоговый консультант
Процесс осуществления хозяйственной деятельности любой организации отражается, прежде всего, в документах. Поэтому очень важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия, начиная с государственной регистрации и до прекращения деятельности фирмы.
Помимо правильного оформления юридически значимых документов, необходимо обеспечить их своевременное получение, учет и хранение. Документ, прежде всего, служит источником информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.
Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов, что позволит наладить и упорядочить рабочий процесс. Для этого составляется график документооборота.
Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие разрабатывает график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.
Документооборот определяется главным бухгалтером, который должен руководствоваться при этом Законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета. Порядок организации документооборота в бухгалтерском учете организаций и учреждений определен также п. 5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.
Некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организации).
График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю должна быть вручена выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.
Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации. Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.
Контрольные функции по соблюдению графика документооборота исполнителями возложены на главного бухгалтера. Технология обработки учетной информации разрабатывается главным бухгалтером для каждого участка учета на основании действующего законодательства по бухгалтерскому учету. Следовательно, игнорирование составления графика документооборота может считаться несоблюдением прямых обязанностей главного бухгалтера по организации бухгалтерского учета.
Кроме того, несвоевременное оформление необходимых документов, подтверждающих тот или иной факт хозяйственной деятельности, могут привести к ошибкам в учете.
Небольшая фирма или индивидуальный предприниматель не должны подходить формально к организации документооборота, так как правильное и своевременное оформление и движение первичных документов, в итоге влияет на достоверность отчетности предприятия и работу бухгалтерии. Наличие определенной схемы документооборота также является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля.
Для грамотной организации работы компании, прежде всего, следует решить, какие документы ей необходимы. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, подтверждающие оплату уставного капитала и т. д.
Согласно нормам Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность организации обязаны хранить не менее пяти лет. Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.
Кроме документации, наличие которой обязательно в силу закона, компания должна определить необходимый комплект документов, который потребуется иметь для ее деятельности. Это могут быть документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками, а также документы, фиксирующие внутреннюю информацию.
Организациям и индивидуальным предпринимателям не стоит забывать, что при установлении договорных отношений с контрагентами четко определены формы договоров, предусмотренных гражданским законодательством.
Разработка графика документооборота для малых предприятий обусловлена тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств. Так, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, позволит сократить период оборота денежных средств и, соответственно, уменьшить потребность в их количестве. Сокращение сроков оформления расходных документов, необходимых для выдачи в производство материально-производственных запасов, позволяет сократить либо размер складских запасов, либо остаток незавершенного производства. Поэтому, для того чтобы процесс организации бухгалтерского учета мог считаться завершенным, необходимо определить порядок контроля над хозяйственными операциями.
Грамотный и вдумчивый подход к организации бухгалтерского учета в организациях, являющихся субъектами малого предпринимательства, может обеспечить весьма ощутимое снижение трудоемкости учетных процессов, повышение точности и оперативности обработки бухгалтерской информации и, следовательно, повышение качества принимаемых управленческих решений.
На предприятиях с небольшим штатом сотрудников и минимальным документооборотом можно составить отдельные памятки. Как правило, такие памятки составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. В памятках должно быть указано, какие документы привезти сотруднику из командировки или потребовать от контрагента при закупке товара, а также при его доставке, как отчитаться за выданные под отчет деньги и т. д.
Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, памятка должна напомнить сотруднику об обязанности отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки. Наличие таких памяток существенно экономит время бухгалтера и, как следствие, ошибок в отчетности становится меньше.
