Оформление командировочных расходов по-новому




С. В. Галкин


С 2015 г. командировочные расходы работников оформляются по новым правилам, что обусловлено отменой командировочного удостоверения и некоторых других первичных учетных документов.


Соответствующие решения приняты и оформлены следующими нормативными актами:
1) в отношении федеральных государственных служащих – Указом Президента Российской Федерации от 12 декабря 2014 г. № 765 «О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813»;
2) в отношении иных сотрудников организаций – постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».


Указанным постановлением внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту статьи – Положение о направлении в командировки), которое ранее было утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749.


Задача об отмене командировочного удостоверения была зафиксирована еще в распоряжении Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 г. № 162-р, которым был утвержден План мероприятий (дорожная карта) «Совершенствование налогового администрирования». Заключалась она в сокращении количества документов, которые требуются для подтверждения командировочных расходов, в том числе в отмене командировочных удостоверений для коммерческих организаций.


Фактически пошли еще дальше. Отныне все ранее применявшиеся для оформления командировочных расходов первичные документы являются необязательными, в том числе приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание и отчет о его выполнении.


При всем этом на практике отмена ранее обязательных первичных документов по учету командировочных расходов вызывает определенные затруднения и отдельные вопросы. По этой причине с 2015 г. порядок оформления служебных командировок рекомендуется закрепить в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета. Для этого стоит выделить отдельный раздел (подраздел) под примерным названием «Учет командировочных расходов».


В противном случае у сотрудников бухгалтерии будут возникать дополнительные вопросы, которые необходимо будет решать постфактум. Среди таких вопросов – период одобренного уполномоченными лицами пребывания в служебной командировке, необходимость принятия решения о дополнительной оплате труда при нахождении в пути в выходные и нерабочие праздничные дни и т. д.


На сегодняшний день обязательными для применения остаются следующие документы и регистры учета:
1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, который оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, а в государственных и муниципальных учреждениях и органах власти – по форме, утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук,  государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению»;
2) формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.


В ближайшее время ожидается отмена журналов учета прибывших (убывших) в командировку. В отношении федеральных государственных гражданских служащих решение уже принято Указом Президента РФ от 12 декабря 2014 г. № 765.


Основание для направления работника в служебную командировку


В соответствии с п. 3 новой редакции Положения о направлении в командировки работники направляются в командировки на основании решения (ранее – распоряжения) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.


Под решением следует понимать не только «классический» приказ по кадрам или приказ по форме № Т-9 (Т-9а), но и иное решение работодателя, которое может быть оформлено как в письменном виде, в виде резолюции, так и в устной форме.


Таким образом, с 2015 г. необязательным является в том числе издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку.


Вместе с этим, необходимость издания указанного приказа (распоряжения) рекомендуется закрепить в учетной политике организации. Объясняется это необходимостью очертить оговоренные с руководством пределы служебной командировки.


Отныне фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Таковы положения новой редакции п. 7 Положения о направлении в командировки и п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813 (в редакции от 12 декабря 2014 г. № 765).


Также по проездным документам (билетам) должны отныне определяться даты пересечения Государственной границы Российской Федерации при направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Таковы положения новой редакции п. 19 Положения о направления в командировки и п 29 вышеуказанного Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих.


В случае если период служебной командировки заранее документально оговорен не будет, у бухгалтера будут возникать резонные вопросы об одобрении убытия в командировку в строго определенную календарную дату и (или) о прибытии из командировки в оговоренный период. Только лишь по проездным документам определить оговоренный (согласованный) с руководством организации период служебной командировки будет затруднительно. Цена же таких расхождений может заключаться в оплате суточных за дополнительные дни и даже в оплате работы в выходные и праздничные дни.


В отдельных случаях фактический день выезда в командировку согласно проездным документам может быть более ранней датой, чем оговоренная в приказе и (или) командировочном удостоверении дата начала командировки. И соответственно, фактическая дата выезда из командировки может быть более поздней, чем оговоренный в установленном порядке последний день командировки. В таких случаях возникает вопрос: вправе ли работодатель оплачивать расходы по проезду и принимать их в целях налогообложения прибыли?


Как указано в письме Минфина России от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, необходимо, чтобы соответствующие затраты были понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения (в пункте командировки).


Исходя из изложенного вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.


В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.


Таким образом, в рассматриваемых случаях необходимо дополнительное согласование с руководителем организации.


Пример
По возвращении из служебной командировки работником организации был представлен авансовый отчет, к которому приложены проездные документы об убытии в командировку 7 февраля 2015 г. (суббота) и прибытии из командировки в место постоянного жительства 15 февраля 2015 г. (воскресенье).


На основании проездных документов период служебной командировки составляет 9 календарных дней, за которые работник вправе требовать оплаты суточных. По той причине, что сотрудник находился в пути к месту командировки и обратно в выходные дни, он также вправе требовать оплаты в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Такие требования в последнее время неоднократно высказывал Минтруд России (см. письмо от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415).


При всем этом необходимо учитывать, было ли одобрено руководством убытие работника в командировку именно в выходной день (суббота) и прибытие его из командировки в воскресный день. При принятии решения о направлении работника в командировку мог оговариваться период с 9 февраля (понедельник) до 13 февраля (пятница).


Такого рода вопросы (одобрения периода командировки) рекомендуется решать изданием приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.


За основу при формировании приказа рекомендуется принимать типовую форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.


Также за основу как решение работодателя о направлении работника в командировку могут быть приняты:
– письменное заявление работника на выдачу подотчетных сумм для оплаты командировочных расходов, составленное в произвольной форме и содержащее записи о сумме наличных денег и о сроке, на которые выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (такое заявление оговорено в п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»);
– служебная записка, которая представляется работником по возвращении из командировки (см. п. 7 Положения о направлении в командировки), на которой приводится резолюция уполномоченного должностного лица о рассмотрении данного документа и (или) одобрении (согласовании).


Указанные документы могут заменить письменный приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку, для чего необходимо требовать указания в них периода служебной командировки и ее назначения (цели).


Соответствующее решение опять же необходимо зафиксировать в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета.


Определение периода пребывания в служебной командировке при проезде на личном транспорте


В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).


Таковы положения новой редакции п. 7 Положения о направлении в командировки.


В отношении федеральных государственных гражданских служащих в данном случае должны применяться документы, перечень которых утверждается Минфином России. Об этом сказано в новой редакции п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813.


Об использовании командировочного удостоверения


Необходимость применения командировочного удостоверения должна быть оценена самой организацией. В случае необходимости использование такого рода документа также может быть предусмотрено учетной политикой организации.


За основу может быть принята форма № Т-10 «Командировочное удостоверение», утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.


В целом ряде случаев применение указанной формы до сих пор предусмотрено руководящими документами. В частности, это характерно для оформления командировок военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел и приравненных к ним категорий лиц. Примером в данном случае могут являться положения приказа министра обороны от 30 декабря 2014 г. № 988, которым утверждена Инструкция по организации направления военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации, проходящих военную службу по контракту, в служебные командировки на территории Российской Федерации.


Применение командировочного удостоверения актуально также для случаев, когда по условиям командировки предусматривается посещение целого ряда объектов (населенных пунктов), что может подтверждаться соответствующими отметками в таком документе.


Использование рассматриваемого документа может быть связано также с предоставляемыми работникам льготами, гарантиями и компенсациями. Именно командировочное удостоверение в отдельных случаях подтверждает право сотрудника (в частности, на льготы в рамках районного регулирования оплаты труда).


02.10.2019

Также по этой теме:


Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста