Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №5 год - 2013
Подписчик «КП»
А. Аникина,
г. Уфа
Молодой человек, только что закончивший университет, поступает на работу впервые. Как должен выглядеть титульный лист заводимой на него трудовой книжки? Нужно ли ему в трудовую книжку вписывать время обучения в вузе?
Консультант «КП»
Д.Ф. Рысина
Порядок заполнения титульного листа трудовой книжки определен в пункте 9 Правил ведения трудовых книжек и в пунктах 2.1–2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Согласно содержащимся в названных пунктах положениям сотрудник кадровой службы перьевой или гелевой ручкой (или ручкой-роллером, в т.ч. шариковой) со светло-водостойкими чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета вносит в заводимую трудовую книжку следующие сведения:
1) фамилию, имя, отчество работника. Эти данные воспроизводятся из паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника (например, как следует из Инструкции по заполнению трудовых книжек, из военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). При этом фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, в именительном падеже.
Например:
С учетом возможных изменений фамилии, имени и отчества записи целесообразно смещать влево к заголовкам строк. Особенно актуально это в отношении работниц;
2) дату рождения работника. Дата (число, месяц, год) записывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Поскольку пункт 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек особо подчеркивает, что дата рождения должна указываться «полностью», то данный реквизит должен указываться комбинированным способом по правилам делопроизводства:
Применение цифрового способа указания даты (19.03.1991) на основании пункта 1.1 Инструкции, гласящего, что «записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными)», некорректно, поскольку титульный лист не является разделом трудовой книжки;
3) образование работника. Сведения об образовании работника вносятся на основании документа об образовании (аттестата, удостоверения, диплома или другого).
Поскольку в новой форме трудовой книжки в строке «Образование» нет подстрочника с расшифровкой, какое образование должно указываться, то, следуя Инструкции по заполнению трудовых книжек, работодатель вносит запись о любом образовании, имеющемся на момент поступления работника на работу, – об основном общем или о среднем общем, или о начальном профессиональном, или о среднем профессиональном, или о высшем профессиональном, или о послевузовском профессиональном.
Например:
Поскольку запись «среднее» не отражает, какое именно среднее образование имеет место – среднее (полное) общее или среднее профессиональное, то вид среднего образования необходимо указывать полностью. То же следует сказать и о слове «начальное» – начальным является один из видов профессионального образования и ступенью общего образования.
Что касается высшего профессионального, то запись об указанном виде образования с учетом отсутствия аналогичных ступеней в системе общего образования может быть сокращена до одного слова – «высшее».
На основании пункта 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек если на работу принимается работник, имеющий незаконченное образование соответствующего вида, то в трудовую книжку может быть внесена запись о незаконченном образовании соответствующего вида.
Такая запись производится на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
4) профессию, специальность. Сведения о профессии и (или) специальности указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Так, на основании диплома о высшем профессиональном (юридическом) образовании запись о специальности в трудовую книжку вносится следующим образом:
Поскольку законодательство об образовании достаточно общо трактует понятия «профессия» (как относительно постоянный вид трудовой деятельности, требующий определенной подготовки), «квалификация» (как подготовленность индивидуума к профессиональной деятельности) и «специальность (как конкретизацию вида трудовой деятельности в рамках данной профессии), то на практике в строке «Профессия, специальность» чаще всего указывается квалификация, например, «юрист», «инженер». Такое оформление не вполне согласуется с требованиями вышеназванных Правил и Инструкции заполнять данную строку исключительно на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Тем не менее, поскольку содержание понятий «профессия» и «специальность» в трудовом законодательстве не раскрывается, то государственные инспекторы труда и сотрудники пенсионных органов не рассматривают его в качестве существенного нарушения, требующего исправления.
Если буквально следовать указаниям Инструкции по заполнению трудовых книжек и содержанию документов об образовании, то в отношении работников, имеющих среднее и высшее профессиональное образование, должна указываться только специальность (профессия в дипломах о высшем или о среднем профессиональном образовании не указывается), а в отношении работников, имеющих начальное профессиональное образование, – только профессия (специальность в дипломах нового образца не указывается).
5) дату заполнения. Конструкция записи строки «Дата заполнения» предусматривает указание месяца буквенным способом:
Запись, содержащая обозначение месяца цифрами (например, 06-08-2011), неверна по оформлению, однако не влечет недействительности трудовой книжки.
Работник, проверив правильность записей о себе, должен поставить свою подпись.
Затем в строке «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» проставляет подпись лицо, на которого возложено ведение трудовых книжек в организации. Поскольку в Инструкции по заполнению трудовых книжек не поясняется, что значит «разборчивая» подпись, то представляется, что подпись должна позволять идентифицировать поставившее ее лицо. Во избежание проблем сотрудники кадровых служб приводят в данной строке свою фамилию полностью (без сокращений). При этом в соответствующих разделах трудовой книжки сотрудник, подписывающий книжку, может проставлять «параф», то есть росчерк, основанный на монограммных аббревиатурах имени, отчества, фамилии, иных сокращениях и включениях (черточках, точках, завитках, петлях и т.п.), который призван защитить подпись от подделки за счет сложности такого росчерка.
В специально отведенном месте проставляется оттиск печати работодателя.
