Главное меню


Автоматизация обработки данных

Поиск  Правила  Войти
Страницы: 1 2 След.
Автоматизация обработки данных
 
#1
0
15.08.2007 17:52:05
В нашей компании разработаны формы отчетности компаний-партнеров в формате excel, которые периодически рассылаются им по электронной почте. Работаем по всей РФ, в каждом регионе по нескольку партнеров. Каждый из них заполняет по нескольку таких форм в квартал. Сейчас все эти отчеты толком никто не обрабатывает. Полученными данными пользуются только менеджеры по продажам, каждый по своей группе партнеров. Если же все эти данные обобщить, то можно получить массу полезной информации. Каким образом автоматизировать обработку заполненных форм не прибегая к ручному вводу данных и использованию других пакетов кроме Excel? Вопросы в отчетах различные: закрытые, открытые, дихотомические и поливариантные, числовые
 
 
 
#2
0
15.08.2007 21:04:35
Очень сложно ответить - не хватает информации.

1. Я поняла, что формы, которые вы рассылаете своим партнёрам, у вас стандартные, т.е. идентичные друг другу (форматирование ячеек тоже).
2. Вам нужно их объединить и обработать в одной таблице, потом проанализировать.
3. Эти формы представляют из себя анкеты, содержащие различные вопросы: закрытые, открытые и т.д.
4. Можете ли Вы прислать пример на почту, чтобы посмотреть, каким образом заполняются анкеты?

Если я Вас правильно поняла, то Вам нужно просто копировать формы в одну таблицу с добавлением имени партнёра (возможно, времени опроса и других уточняющих данных), потом делать сводную таблицу и анализировать. Пришлите форму - я покажу, объяснить трудно.  :)
 
 
 
#3
0
16.08.2007 10:16:41
Если данные и методика объединения данных единая и постоянная , то стоит обратится к программистам и вам напишут прогу.
Хотя все это можете  сделать в Excel  и сами, там есть возможность подкачки данных автоматом нужно только положить все нужные файлы в одну папку.
 
 
 
#4
0
16.08.2007 11:25:57
Согласен, что вопрос больше в технической, чем в творческой плоскости.
 
 
 
#5
0
12.09.2008 22:39:15
Мы используем для таких целей готовый продукт - MergeExcel. Взять его можно на http://www.merge-excel.ru Там можно не только объединить файлы excel в единый массив данных, но и проанализировать их в кубе и (самое для нас главное) внести в данные изменения прямо из куба и экспортировать результат назад в исходные файлы excel. Вообще говоря, с появлением этой штуки в офисе не осталось других вариантов работы :-)
 
 
 
#6
0
13.09.2008 15:49:14
Цитата

В нашей компании разработаны формы отчетности компаний-партнеров в формате excel, которые периодически рассылаются им по электронной почте. Работаем по всей РФ, в каждом регионе по нескольку партнеров. Каждый из них заполняет по нескольку таких форм в квартал. Сейчас все эти отчеты толком никто не обрабатывает. Полученными данными пользуются только менеджеры по продажам, каждый по своей группе партнеров. Если же все эти данные обобщить, то можно получить массу полезной информации. Каким образом автоматизировать обработку заполненных форм не прибегая к ручному вводу данных и использованию других пакетов кроме Excel? Вопросы в отчетах различные: закрытые, открытые, дихотомические и поливариантные, числовые


Сразу хотел написать, что у Вас нет вариантов, поскольку информация очень разнородно структурирована. Одни открытые вопросы чего стоят.

Но последний пост добавил немного оптимизма. Если это, конечно, не хитрая реклама самих разработчиков, то этот продукт вроде ничего.

Во всяком случае у него есть как минимум две полезные функции - импорт из разных файлов в единый файл (правда на сайте сама процедура импорта как то подозрительно обойдена стороной) и возможность внесения изменений в исходные файлы

Остальное же - общий анализ можно в принципе выполнять и в обычном Excele, а если добавить сюда еще и сводные таблицы, то будет ва-аще красота! :)

Но при любых вариантах остаются два вопроса:

1. Кто напишет программу, которая будет доставать файлы из почтовых сообщений и складывать в нужную папку?

2. Файлы Excel славятся своей легкостью в использовании. Обратной стороной медали является то, что любое изменение форматов может положить в даун анализируемую информацию. А поскольку у Вас несколько филиалов, то печально известный "человеческий фактор" Вам обеспечен, увы :(

Какой выход - если у Вас большая компания, то поговорите со своими программистами, пусть они сделают терминальный сервер и положат (класть - положить :) туда общую форму отчетности, которую ваши партнеры будут заполнять прямо там. Тогда у Вас изначально будет один общий файл с разными правами доступа, каждый будет видеть свое, а Вы все целиком, и будете анализировать, сколько душе угодно :)

Есть варианты даже и попроще - у Гугля и Микрософт есть сейчас специальные онлайн-сервисы, делаете (даже сами, без программистов) там общий документ, даете права кому надо и они все делают прямо в интернете, в конце опять же появляетесь Вы в белом платье :) и анализируете сколько душе угодно

Точные ссылки сейчас на ходу не помню, если не найдете, напишите, поищу.

Удачи! :)
 
 
 
#7
0
13.09.2008 22:19:03
:-) Конечно же это "хитрая реклама самих разработчиков" :-) Вот только мне надо будет сообщить им об этом, чтобы поделились доходами :-)

А если серьезно, то напишу по порядку:
1. Складывать файлы из почты в определенную папку может MS Outlook. Для этого надо всего лишь настроить в нем правило и единообразно оформлять тему письма, к примеру.
2. Сводная таблица есть в самой MergeExcel. И замечательнейшая. Поясню - она позволяет не только детализовать информацию из ячейки двойным кликом, но и модифицировать ее. Нажимаете ОК и все в базе, сводная обновилась.
3. Для "борьбы с человеческим фактором" есть простые и действенные методы. Говорю сейчас о технических, не об административных :-) Подробно описано все в Help'е к MergeExcel (пример 2) так, что пересказывать тут не буду.

Там же, кстати, в help'е подробно и процедура импорта описана и все остальное. Вообще все ориентировано на "непрограммистов".
 
 
 
#8
0
14.09.2008 15:04:03
Да, уважаемый или уважаемая Targitay, после этого поста я еще больше склоняюсь к тому, что Вы рекламируете этот продукт.

А чтобы жизнь Вам "медом не казалась" :) добавим пару ложек дегтя в Вашу бочку меда

1. Цитата - "Складывать файлы из почты в определенную папку может MS Outlook. "

Он может складывать в папку внутри самой почтовой программы. Но вот на компьютере все файлы Outlook хранятся одним большим файлом, как Вы их оттуда достанете?

2. Цитата - "Сводная таблица есть в самой MergeExcel."

Немного "масло масляное", ведь сводная есть и в Excel.

Единственный плюс, который я уже упоминал раньше, что Ваш MergeExcel может вносить корректировки в исходные файлы

3. Цитата - "Для "борьбы с человеческим фактором" есть простые и действенные методы"

Очень оптимистично, но как говорится в одной научной песне - "Суха теория, мой друг, но древо жизни вечно зеленеет"

Что в переводе означает, сколько простых и действенных методов не используй, но реальность такова, что чем больше у пользователя вариантов маневра при вводе данных, тем больше количество ошибок. А Excel, повторюсь, едва ли не самая из таких программ, где пользователь может практически все.
 
 
 
#9
0
14.09.2008 17:11:28
Targitay - он суть уважаемЫЙ :-)

Разубеждать в чем-то взрослого состоявшегося человека, коим Вы, Vespol, судя по всему являетесь - дело, возможно, интересное и продуктивное, ибо, как известно, именно в споре рождается истина, но явно выходящее за рамки темы обсуждения :-)

Опять же, если серьезно, то, что я пишу действительно можно назвать "рекламой". Однако, это, если хотите, реклама "здорового образа жизни", т.е. того, как избавиться от наболевшей проблемы. И вообще, мои слова - такая же "реклама" программы MergeExcel, как Ваши слова - "реклама" той точки зрения, что задача не решаема, сделать все равно ничего невозможно, так нечего и пытаться.

Что же касается того, что Вы написали по сути, то тут я немного в замешательстве - мои глаза говорят мне об обратном. По порядку:
1. MS Outlook прекрасно умеет автоматически сохранять вложения туда, куда Вам угодно. Достаточно воспользоваться плагином http://www.mapilab.com/ru/outlook/#attachments_management или http://www.potolook.ru/article/outlook/outlook-save-attachments.html и настроить правило.
2. Никакое не "масло масляное". Дело в том, что сводная таблица Excel'я не позволяет редактировать данные. При двойном клике на ячейке появится новый лист, где будет представлена информация об исходных данных, которые были агрегированы для получения значения в ячейке. Появится новый лист и только. Редактировать данные нельзя. Вернее - можно, но это никак не повлияет на данные, из которых сводная таблица была построена, а, следовательно, это бессмысленно. А в MergeExcel Вы можете изменить исходные данные прямо из сводной таблицы. Допустим у Вас есть 100 000 строк исходных данных. Гораздо удобней исправить что-то, что привлекло Ваше внимание прямо "на месте", т.е. из инструмента анализа, из сводной, чем найти исходные строки в этих 100 000, исправить там и обновить сводную. Согласитесь - это не "копия" сводной Excel'я.
3. Безусловно Вы правы. И я также прав. Все зависит исключительно от того, что требуется сделать. MergeExcel не информационная система. Эта программа неспособна заменить собой базу данных и не предназначена для этого. Это продукт для автоматизации обработки и анализа данных. Конкретно - задание проверок для значений ячеек и защита листа помогут избежать 90% ошибок.
 
 
 
#10
0
15.09.2008 09:48:55
Ну вот, уважаемый Targitay :), мы уже понимаем друг друга :)

В продолжение темы, позволю себе высказать следующие соображения:

1. Цитата - "Ваши слова - "реклама" той точки зрения, что задача не решаема, сделать все равно ничего невозможно, так нечего и пытаться."

Это не так, если Вы обратили внимание в своем первом сообщении я предложил два варианта решения этой задачи.

Первый же вариант - сведение воедино многих файлов Excel - он тоже может быть решаем, но я просто счел нужным предостеречь инициатора этой темы, что данный путь очень затратен и вероятность успеха ниже 50%, а точнее ближе к 10-15%. Следовательно, каждый человек, работающий в бизнесе, должен понимать, что лучше браться за задачу с вероятностью успеха выше 50%, чем наоборот. Как говорится в народе, лучше учиться на ошибках других и не наступать на те же грабли, на которых другие уже набили себе шишек. С точки зрения эмоциональной оно, конечно, звучит пессимистично, вот типа хотел решить задачу, а здесь говорят, что не получится, но зато, как говорил герой одного популярного кинофильма, "дешево, надежно и практично", в том смысле, что пойдя по другому пути можно достаточно быстро получить хороший результат и с хорошим настроением :)

2. Цитата - " MS Outlook прекрасно умеет автоматически сохранять вложения туда, куда Вам угодно. Достаточно воспользоваться плагином http://www.mapilab.com/ru/outlook/#attachments_management или http://www.potolook.ru/article/outlook/outlook-save-attachments.html и настроить правило."

Вот-вот, для того, чтобы запустить одну программу, оказывается, надо запустить еще парочку :)

А кто-то ведь недавно говорил, что программисты здесь не понадобятся? :)

Без обид, просто непроизвольные ассоциации с известной сказкой про дом, который построил Джек :)

3. Цитата - "сводная таблица Excel'я не позволяет редактировать данные."

Именно об этом я и написал в предыдущем сообщении, указав это как главное достоинство Вашей программы :)

И в заключение поддержу Вас в том плане, что и Вы правы, и я прав.

По-моему, это очень хорошая фраза для завершения темы! :)
 
 
 
Страницы: 1 2 След.

Ранее просмотренные страницы
Закрыть
Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста
Помощь
Недавно просмотренные 0
Сравнение товаров 0
Избранное 0
Товаров 0  Сумма 0 руб