График отпусков: заполняем форму № Т-7

эксперт журнала «Кадры предприятия»

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ оче­редность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графи­ком отпусков . График отпусков обязателен как для работо­дателя, так и для работника. Он составляется на предстоя­щий календарный год по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Данная форма сконструирована для работодателей-организаций . Поэтому работодатели — индивидуальные предприниматели могут оформлять графики отпусков по самостоятельно разработанным ими формам, однако чаще всего в качестве основы они используют именно вышеупомянутую форму № Т-7.

В настоящей статье пройдемся по каждой графе формы и заполним все ее реквизиты в соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом сложившей-с  кадровой практики.

Заполнение графы «Структурное подразделение»

Как правило, наименования структурных подразделений указываются в графе 1 формы по одному из следую­щих вариантов:

• в алфавитном порядке;
• по степени функциональной значимости, например, сначала — дирекция, затем производственные подразделения, следом — административно-технические или наоборот — сначала административно-технические, а затем — производственные. Вопрос об очередности указания структурных подразделений может решаться в соответствии с локальным нормативным актом органи­зации, определяющим ее структуру;
• в порядке убывания штатной численности подразделений;
• согласно кодам, присвоенным структурным подразделениям.

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным рас­писанием в единственном числе именительного падежа. Например:

Статья 123 Трудового кодекса РФ предусматривает составление единого гра­фика отпусков на всех работников . Это означает, что в идеале, график отпусков должен предусматривать очередность предоставления отпусков всем работникам организации, в том числе работникам обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств, др.).

Организации, имеющей территориально рассредоточенную структуру, достаточно сложно свести в один документ отпуска всех работников и тем более поддерживать актуальность графика отпусков в течение календарного года. Как правило, управление из центра отпусками работников во всех обособленных структурных подразделениях эффективно при общей численности штата организации от 200 до 500 человек. В этом случае в графике отпусков сначала привод тс функциональные структурные подраз­деления, а затем — обособленные структурные подразделения. Например:

Если филиал или представительство имеет внутреннюю структуру, закреплен­ную в штатном расписании, то в графе 1 в составе филиала или представительс­тва указываются наименования функциональных структурных подразделений, например:

При штате от 500 человек и более 10 обособленных структурных подразделе­ний составление единого графика отпусков и поддержание его в актуальном состоянии становится затруднительным. Дл управления отпусками в такой орга­низации становится целесообразным составление графиков отпусков по обособ­ленным структурным подразделениям. Чтобы такая процедура определения оче­редности отпусков была «легитимной», руководители обособленных подразделений должны быть наделены соответствующими полномочиями. Вопрос с учетом отпусков можно решить двум способами: оставить функцию учета использова­ния отпусков за центральным офисом (для этого обособленные структурные под­разделения обязаны регулярно предоставлять необходимую информацию) либо передать ее в полном объеме обособленным подразделениям (при этом преду­смотреть инициативное предоставление информации об отпусках — по запросам центрального офиса).

Если локальным нормативным актом предусмотрено составление графиков отпусков по обособленным структурным подразделениям, то наименование каж­дого обособленного подразделения указывается по правилам делопроизводства — ниже наименования организации. Для этого в унифицированную форму под строкой «наименование организации» включается дополнительная строка (с под­строчником «наименование обособленного структурного подразделения» или без такового).

В том случае, если организация не структурирована на подразделения, графа 1 формы № Т-7 не заполняется или же в ней проставляются прочерки.