Проверка кадров

Е.В. Шестакова,
Генеральный директор
ООО «Актуальный менеджмент»,
к.ю.н.

Российские компании сталкиваются со многими видами кадровых проверок: это и проверка Государственной инспекцией труда, Пенсионным фондом РФ, ФСС России, Федеральной миграционной службой, прокуратурой и противопожарной службы.

Часто проверки приходят «как снег на голову», и работодатель к ним не готов. Однако к любой проверке можно подготовиться заранее, и мы расскажем, как это сделать.

Виды проверяющих и проверок
Итак, для начала попробуем разобраться, какая инстанция может прийти с проверкой в компанию.

Полномочия проверяющих органов закреплены законодательно. К ним относятся:
- государственная инспекция труда (глава 57 Трудового кодекса РФ);
- пенсионный фонд РФ (часть 3 статьи 33 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»);
- фонд социального страхования РФ (часть 3 статьи 33 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»);
- федеральная миграционная служба (Административный регламент, утвержденный приказом МВД России № 338, ФМС России от 30.04.2009 № 97);
- прокуратура (пункт 2 статьи 1 Федерального закона от 17.01.92 № 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации»);
- противопожарная служба (Федеральный закон от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»).

Конечно, проверяющих органов много, однако, как правило, плановые проверки проходят 1 раз в 3 года. Такое правило закреплено в статье 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Но можно столкнуться и с внеплановой проверкой. Часто такие проверки проводятся по жалобе сотрудников.

Обычно в случае внеплановой проверки проверяющие должны уведомить работодателя о ее проведении любым доступным способом не менее чем за 24 часа до ее начала. Но есть одно «но»: если в результате деятельности работодателя причинен или причиняется вред жизни, здоровью граждан, предварительное уведомление о начале проведения внеплановой выездной проверки не требуется (пункт 17 статьи 10 Закона № 294-ФЗ).

Таким образом, если на предприятии произошел несчастный случай, факт которого работодатель попытался утаить, то в случае проведения проверки по данному факту проверяющие не будут уведомлять работодателя.

Представим иные виды проверок в виде таблицы.

Вместе с тем, следует помнить, что различные проверяющие органы имеют право проверять только определенные, установленные законодательно документы в рамках своих полномочий. Какие же основные полномочия есть у проверяющих органов?

Например, в полномочия государственной инспекции труда входит проверка следующих  сведений:
- порядок приема и увольнения работников (статья 189 Трудового кодекса РФ);
- основные права, обязанности и ответственность сотрудников и работодателя (статья 189 Трудового кодекса РФ);
- режим работы (статьи 91 и 100 Трудового кодекса РФ);
- перерывы для отдыха и питания (статья 108 Трудового кодекса РФ);
- отпуска (статьи 114–119 Трудового кодекса РФ);
- дни выдачи заработной платы (не реже чем каждые полмесяца) (статья 136 Трудового кодекса РФ);
- поощрения за труд, не предусмотренные в Трудовом кодексе РФ (статья 191 Трудового кодекса РФ).

Круг вопросов, которые проверяют трудовые инспекции, также очерчен в приказе Роструда от 25.11.2011 № 280 «Об утверждении методических рекомендаций по проведению Федеральной службой по труду и занятости и ее территориальными органами анализа причин нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также подготовки соответствующих предложений по их совершенствованию».

Например, трудовые договоры подлежат проверки в части:
- несоответствия требованиям трудового законодательства по содержанию трудового договора;
- неоформления в письменном виде трудовых отношений;
- нарушения порядка заключения трудового договора;
- нарушения порядка перевода на другую работу;
- нарушения порядка при изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- нарушения трудового законодательства при отстранении от работы;
- нарушения порядка прекращения трудового договора;
- невыдачи копий документов, связанных с работой;
- незаконного издания приказа по увольнению работника;
- защиты персональных данных работника;
- необеспечения порядка хранения и использования персональных данных.

Соблюдение установленных законодательно требований в отношении рабочего времени, времени отдыха проверяется в части:
- ведения учета времени, фактически отработанного каждым работником;
- точного учета продолжительности сверхурочной работы каждого работника;
- нарушения режима рабочего времени;
- непредоставления перерывов в работе для отдыха и питания;
- непредоставления ежегодного оплачиваемого отпуска;
- непредоставления дополнительных оплачиваемых отпусков;
- непредоставления отпуска без сохранения заработной платы.

При контроле оплаты и нормирования труда проверяющие уделяют внимание:
- установлению месячной заработной платы работника ниже минимального размера оплаты труда в Российской Федерации и в субъекте РФ;
- необеспечению индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги;
- условиям оплаты труда, установленным в договоре, если они не соответствуют действующим системам оплаты труда и ухудшают положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством;
- локальным нормативным актам, принятым работодателем, устанавливающим системы оплаты труда без мнения представительного органа работников;
- непредоставлению расчетного листка о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период, размерам произведенных удержаний;
- невыплате заработной платы в день, установленный правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, трудовым договором;
- оплате отпуска позднее чем за три дня до его начала;
- невыплате полного расчета в день увольнения;
- неоплате в повышенном размере труда работников, занятых в тяжелых работах, работах с вредными и опасными и иными условиями труда;
- неоплате сверхурочной работы;
- неоплате труда в ночное время;
- неоплате труда в выходные и нерабочие праздничные дни;
- оплате времени простоя с нарушением трудового законодательства;
- неустановлению норм труда.

Таким образом, трудовая инспекция проверяет четкое соответствие документов Трудовому кодексу.

Пенсионный же фонд осуществляет проверку в части уплаты страховых взносов, ухода работников на пенсию.

Комплект документов, подлежащих истребованию у плательщика страховых взносов для проведения выездной проверки, состоит из следующих документов (распоряжение Правления ПФ РФ от 03.02.2011 № 34р «Об утверждении Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов»):
1) учредительные документы: устав и (или) учредительный договор, положение;
2) приказы об учетной политике;
3) разрешительные документы: лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр.;
4) расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период;
5) карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов (рекомендуемая форма приложена к письму Пенсионного фонда Российской Федерации от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и Фонда социального страхования Российской Федерации от 14.01.2010 № 02-03-08-56П);
6) организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам:
- приказы (в том числе об учетной политике, действующей в проверяемые периоды);
- коллективные договоры;
- трудовые договоры;
- договоры гражданско-правового характера;
- соглашения, заключенные с физическими лицами;
- контракты и другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц;
- банковские и кассовые документы (выписки банка, платежные поручения (требования), прочие документы);
- первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности (в том числе учетные, расчетные и платежные документы) в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц.

При проверке документации:
1) по учету кадров проверке подлежат следующие документы:
- Т-1-Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
- Т-2-Личная карточка работника;
- Т-3-Штатное расписание;
- Т-5-Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
- Т-5а-Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
- Т-6-Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
- Т-6а-Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
- Т-8-Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работником (увольнении);
- Т-8а-Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работниками (увольнении);
- Т-11-Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

2) по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
- Т-12-Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
- Т-13-Табель учета рабочего времени;
- Т-49-Расчетно-платежная ведомость;
- Т-51-Расчетная ведомость;
- Т-53-Платежная ведомость;
- Т-54-Лицевой счет;
- прочие документы.

Федеральная миграционная служба осуществляет проверку следующих документов, связанных с учетом иностранных граждан:
- документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина:
- разрешение на временное проживание;
- вид на жительство;
- документы, подтверждающие правомерность пребывания на территории РФ:
- виза;
- миграционная карта;
- уведомление о прибытии в место пребывания (подтверждение о постановке на миграционный учет по месту пребывания иностранного гражданина);
- разрешение на временное проживание или вид на жительство;
- разрешительные документы на привлечение к трудовой деятельности иностранных граждан, разрешительные документы на работу иностранца.

Также в рамках проверки миграционной службой могут быть затребованы иные документы:
- трудовой договор иностранного гражданина или договор на выполнение работ/услуг;
- штатное расписание организации;
- уведомления компетентных органов о привлечении к трудовой деятельности иностранных  граждан, о расторжении трудовых договоров и т.д.;
- уставные документы работодателя;
- документы, подтверждающие право собственности на занимаемое помещение или иное право, позволяющее работодателю находиться в данном помещении на легальных основаниях.

Среди документов, проверяемых противопожарной службой, можно выделить:
- правоустанавливающие документы на юридическое лицо;
- документы распорядительного характера (приказы, распоряжения о назначении лиц, ответственных за противопожарное состояние объектов надзора, должностные инструкции);
- декларацию пожарной безопасности;
- предписания по устранению нарушений;
- материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях;
- техническую документацию, связанную с вопросами энергоснабжения, водоснабжения,  установок систем предотвращения пожара и противопожарной защиты, договоры на производство работ по монтажу, ремонту и обслуживанию систем предотвращения пожара и противопожарной защиты;
- технологическую документацию, наличие и ведение которой регламентируются техническими регламентами, правилами пожарной безопасности, иными нормативными правовыми актами и нормативными документами;
- договоры аренды территорий, зданий, помещений, объектов, агрегатов, в том числе договоры лизинга;
- лицензии на осуществление деятельности в области пожарной безопасности;
- заключение по результатам независимой оценки рисков в области пожарной безопасности на объекте надзора, выполненной аккредитованной в установленном порядке организацией.

Прокуратура проверяет любые факты жалоб, связанные с нарушением законодательства.

Таким образом, перечень вопросов, проверяемых различными контролирующими органами, может существенно различаться. Однако каждый орган действует исключительно в рамках своих полномочий и не может превысить их.

Поэтому дадим некоторые рекомендации по прохождению проверки кадровой службой.

Продолжение статьи читайте на страницах журнала «Кадры предприятия» № 8/2013