Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №9 год - 2013
Л.П. Фомичёва,
Аудитор
Многие российские и зарубежные компании предъявляют расширенные требования к внешнему виду сотрудников. Как правило, это сферы, где персонал работает непосредственно с клиентами: организации, оказывающие банковские, страховые, туристические услуги, сферы торговли, гостиничного и ресторанного бизнеса, другие виды услуг.
Требования к внешнему виду сотрудников компании часто называют модным словом «дресс-код».
Дресс-код (от англ. dress code – дословно можно перевести как «кодекс одежды») – это свод зафиксированных общепринятых международных правил и норм этикета в одежде, которые регламентируют стиль и представления о том, как надо одеваться соответственно ситуации и требованиям современной жизни. Термин возник в Великобритании, но быстро распространился по всему миру.
Сегодня чаще всего его используют для обозначения правил, касающихся внешнего вида работников офисов. Чаще всего он становится элементом фирменного стиля и корпоративной культуры организации.
Корпоративный дресс-код – это система стандартов внешнего вида для сотрудников компании, включающая прежде всего требования к одежде и аксессуарам, а также прическе, макияжу, оформлению образа в целом. Он помогает идентифицировать компанию; поддерживать нужный ей имидж, управлять впечатлением, производимым на партнеров, идентифицировать должность (статус), регулировать внутреннюю стабильность и психологическое состояние сотрудников. Цель дресс-кода может быть разной, но основной ее составляющей является требование о презентации сотрудника компании перед клиентами как аккуратного, исполнительного, внимательного, чтобы у клиента создалось впечатление о том, что фирме можно доверять.
Рассмотрим, как правильно сформулировать требования к дресс-коду, а затем воплотить это в жизнь.
Виды дресс-кода
Условно рабочую одежду можно разделить на три вида: спецодежда, униформа и одежда, соответствующая корпоративным требованиям. Работодатель вправе требовать от сотрудников ношения одежды первого и второго вида, а вот третий вид остается под вопросом.
Спецодежда
Спецодежда предназначена для индивидуальной защиты работника от вредных факторов, воздействия высоких или низких температур и других отягчающих работу условий
Согласно статье 212 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить за счет собственных средств специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты сотрудников, которые заняты на работах с вредными и/или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.
По правилам статьи 221 Трудового кодекса РФ работодатель обязан за счет собственных средств в соответствии с установленными нормами не только обеспечивать своевременную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, но и ее химчистку, стирку, дегазацию, дезактивацию, дезинфекцию, обезвреживание, обеспыливание, сушку, а также ремонт и замену. Для исполнения данных обязанностей работодатель может выдавать работнику по два комплекта соответствующих средств защиты с удвоенным сроком пользования.
Существуют документы, определяющие на законодательном уровне перечень работников, которым такая одежда положена, а также нормы обеспечения ею, например:
- Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 01.10.2008 № 541н;
- Нормы бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики (кроме климатических районов, предусмотренных особо в Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам морского транспорта; работникам гражданской авиации; работникам, осуществляющим наблюдения и работы по гидрометеорологическому режиму окружающей среды; постоянному и переменному составу учебных и спортивных организаций Российской оборонной спортивно-технической организации (РОСТО), утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.1997 № 70;
- Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономики, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 20.04.2006 № 297;
- Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н (далее – Правила обеспечения СИЗ) и др.
Если работникам выдается спецодежда по улучшенным по сравнению с типовыми нормам или спецодежда выдается работникам, профессии и должности которых отсутствуют в типовых нормах, обосновать такие расходы возможно только при наличии аттестации рабочих мест, которую обязан проводить работодатель (часть 12 статьи 209, абзаца 10 части второй статьи 212 Трудового кодекса РФ). Порядок проведения аттестации устанавливает Минтруд России (часть двенадцатая статьи 209 Трудового кодекса РФ, пункт 1, подпункт 5.2.16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19.06.2012 № 610).
приказом от 26.04.2011 № 342н ведомством утвержден Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (далее – Порядок проведения аттестации), содержащий требования к проведению аттестации, оформлению и использованию ее результатов.
Для организации стоимость специальной одежды, выдаваемой работникам за счет средств работодателя в вышеперечисленных случаях, как правило, принимается в уменьшение налога на прибыль (подпункт 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ).
Следует отметить, что на государственном уровне установлены минимальные нормы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты с целью защиты их прав и интересов в сфере охраны труда. Правила выдачи средств защиты не устанавливают запрета для работодателя по собственной инициативе создавать сотрудникам более выгодные условия работы и обеспечивать их средствами защиты сверх установленных норм, а также выдавать специальную одежду по специальностям, не поименованным в типовых нормах выдачи средств индивидуальной защиты. Работодатель вправе исходя из собственного финансового состояния установить собственные нормы обеспечения работников спецодеждой, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников (часть вторая статьи 221 Трудового кодекса РФ).
Положения о возможности замены одних средств защиты на другие тоже не ограничивают работодателя в выборе лучших средств защиты. Обязанность согласования с органом профсоюза или с коллективом условий такой замены предусмотрена с целью защиты интересов работников во избежание злоупотреблений со стороны работодателей и недопущения в снижении уровня по обеспечению средствами защиты.
В этом случае такие решения следует прописывать в локальных нормативных актах организации и трудовых договорах работников. Вопросы налогового учета являются спорными в части учета рассматриваемых расходов для налога на прибыль. Например, Минфин России считает, что расходы на приобретение средств индивидуальной защиты могут быть учтены для целей налогообложения в составе материальных затрат в пределах норм, предусмотренных законодательством, или по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами работодателя на основании результатов аттестации рабочих мест по условиям труда (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645).
Сверх этого расходы для налога на прибыль не принимаются.
Что касается налога на доходы физических лиц, то доходом работника стоимость одежды не считается, при условии, что работник своевременно возвращает ее работодателю, например, при увольнении. Если специальная одежда выдается работнику только для осуществления производственной деятельности и не переходит в его собственность, ее стоимость не признается экономической выгодой (доходом) работника и не является объектом обложения НДФЛ. Лучше установить, что выдача спецодежды предусмотрена нормативным актом (письмо Минфина России от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226).
На стоимость спецодежды, выдаваемой в пределах норм, страховые взносы во внебюджетные фонды также не начисляются. Не признается объектом обложения этими взносами стоимость спецодежды и сверх установленных норм, полученной работниками в связи с исполнением трудовых обязанностей во временное пользование, а не в собственность (письмо Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 № 2519-19).
Во всех остальных случаях спецодежда может попасть под страховое бремя, правда, их немного, в частности это ее выдача в постоянное пользование работников (фактически в собственность). Но чаще на таких условиях выдается униформа.
Продолжение статьи читайте в журнале «Кадры предприятия» №9/2013
