Первым документом при оформлении перевода должны быть письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные и работником, и работодателем (или дополнительное соглашение).
Далее издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5 или Т-5а), основанием для которого является изменение к трудовому договору.
После этого вносятся записи в трудовую книжку и личную карточку Т-2.
Работник при этом знакомится под расписку с внесенными записями в трудовую книжку опосредованно, через личную карточку Т-2 (разд. 3), в которой он должен поставить свою подпись.
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ К ТРУДОВОМУ ДОГОВОРУ
ИЗМЕНЕНИЯ
19.08.2005 № 4
Москва
к трудовому договору от 10.03.2001 № 123
Стороны трудового договора № 123 от 10.03.2001, заключенного между Работодателем в лице Генерального директора Сумова А.Д., действующего на основании Устава, и Работником Лиховцевым С.С., пришли к соглашению о внесении в трудовой договор следующих изменений:
1. Работник переводится в хозяйственный отдел на должность менеджера.
2. В должностные обязанности Работника после перевода будет входить выполнение следующих функций:____________ .
3. Пункт 3.2. Договора изложить в следующей редакции: «Работнику устанавливается оклад 6 700 руб.».
4. В пункт 5.6 Договора внести следующее дополнение: «Работнику … устанавливается дополнительный отпуск продолжительностью 6 календарных дней».
5. Данные изменения вступают в силу с 22.08.2005.
6. Данные изменения оформлены в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, и являются обязательным приложением к Трудовому договору, заключенному между Сторонами.
7. Подписи Сторон:
Работодатель:
Генеральный директор
Работник:А.Д. Сумов
С.С. Лиховцев
При документировании перевода оформляется унифицированная форма Т-5 (или Т-5а) (см. приложение). Она заполняется в соответствии с требованиями, которые прописаны для оформления приказов по личному составу, и имеет некоторые отличительные признаки:
1. Дата перевода зависит от того, временный это перевод или постоянный. Если перевод временный, то в графе «Перевести на другую работу по..» указывается точная дата окончания перевода, если перевод постоянный, то эта графа либо не заполняется, либо в ней ставится прочерк. Кроме того, эта же информация дублируется в строке «вид перевода», где словами без сокращений необходимо написать «постоянно» или «временно». Именно здесь указывается ограничение времени перевода, например: «на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 года секретаря Ивановой К.А.». В строке «причина перевода» может быть указана формулировка «для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы», или «для замены временно отсутствующей Ивановой К.А.».
В графе «вид перевода» надо указать четкий срок, а он привязан к работнице, поэтому именно там рекомендуем указать срок (и привязку к причине временного перевода), а саму причину ниже. Хотя могут быть разные варианты. В частности, в строке «вид перевода» может быть только указание на постоянный или временный перевод в точном соответствии с подстрочником, а все подробности вписываются в приказ в строке «причина перевода».
Такие формулировки позволяют оформлять срочный перевод, не указывая точной даты его окончания, так как этот срок может быть сокращен или продлен по сравнению с предварительно запланированным.
2. Основанием для перевода (реквизит «Основание») должен служить какой-либо письменный документ. Например, это могут быть, помимо «изменений» (дополнительного соглашения) к трудовому договору: приказ генерального директора, заключение аттестационной комиссии, медицинское заключение, докладная записка руководителя подразделения, служебная записка или заявление самого работника и др. То есть в приказе должно быть указано, по чьей инициативе и на каких конкретных документах (с указанием реквизитов документа — даты и номера) основан перевод. Например, при переводе, связанном с сокращением штатов, возможно указать все документы, которые лежали в основе, что значительно упростит позицию работодателя в случае судебного разбирательства (особенно если в организации плохо поставлено дело с системой регистрации).
3. Обязательным условием для соблюдения процедуры постоянного перевода является оформление «Изменений к трудовому договору», дата подписания которых и регистрационный номер указываются в этом приказе.
Однако, исходя из анализа судебной практики, хотелось бы рекомендовать читателям все изменения трудового договора (временные и постоянные) сопровождать документом «Изменение (дополнение) к трудовому договору».
4. Работник знакомится с приказом под расписку, и в случае если он не оспаривает его действие (т.е. не указывает в самом приказе «не согласен» или после подписания приказа от него нет письменного изъявления своего несогласия с приказом (обычно в форме заявления)), то перевод считается осуществленным с той даты, которая указана в приказе. Перевод в режиме ст. 74 ТК РФ считается осуществленным, несмотря на несогласие работника. Работник вправе оспаривать такой перевод, но обязан приступить к работе.
