Новые требования к порядку составления, обработки, исполнения и хранения первичных учетных документов




С.В. Галкин


С 1 января 2013 г. вступил в силу новый Закон о бухгалтерском учете, который не содержит требований о формировании первичных учетных документов по тем унифицированным формам, которые определяются уполномоченными органами власти.


Речь идет о Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – Закон о бухгалтерском учете).


Как определено в ст. 9 данного Федерального закона, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта (организация и иной хозяйствующий субъект) по представлению главного бухгалтера или иного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.


Упоминаний про унифицированные формы первичной учетной документации новый Закон о бухгалтерском учете не содержит, а потому возникает вполне резонный вывод о том, что отныне сами организации должны определять все формы первичных учетных документов, которыми подлежат оформлению хозяйственные операции и иные факты хозяйственной деятельности.


Такого рода вывод подтверждается уполномоченными органами власти. В частности, как отмечено в информационном письме Минфина России № ПЗ-10/2012, «с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению». Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами власти в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). Применительно
к расчету заработной платы федеральные законы и иные нормативные правовые акты не содержат требований о формировании того или иного первичного документа по строго определенной форме. В связи с этим любые формы документов, которые используются организациями для расчета заработной платы и оформления трудовых отношений, в настоящее время должны формироваться по тем образцам, которые определяются каждой отдельной организацией самостоятельно и утверждаются учетной политикой данного экономического субъекта, применяемой для целей бухгалтерского учета.


Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1: «с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов … разработанных ими самостоятельно».


Плюс к этому каждым руководителем организации в силу требований Закона о бухгалтерском учете определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, а также перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Данные аспекты также должны найти свое отражение в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета.


Варианты формирования форм первичных учетных документов по расчету заработной платы
Организации могут использовать следующие формы учетных документов:
1) разработанные экономическим субъектом самостоятельно;
2) предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета;
3) содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной Госкомстатом России (речь идет о формах, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
4) иные рекомендованные формы (включая определенные вышестоящими организациями).


Вполне возможен и симбиоз приведенных вариантов формирования первичных учетных документов. В частности, наиболее оправданным представляется вариант, при котором организация за основу принимает формы первичных учетных документов, определенные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, но дорабатывает исходя из специфики своей финансово-хозяйствен ной деятельности, добавляя дополнительные реквизиты (строки, графы) и даже исключая те реквизиты, которые представляются излишними. В этой связи ярким примером является формирование штатного расписания по форме № Т-3 «Штатное расписание», в которой предусмотрены дополнительные графы для отражения надбавок и суммы заработной платы по каждой из должностей (профессий) в месяц. Данные реквизиты представляются излишними, так как указанная форма применяется для оформления штатной структуры и численности организации. В настоящее время организация вправе, приняв форму № Т-3 за основу, внести в нее необходимые изменения, и принятую форму данного документа утвердить учетной политикой, применяемой для целей бухгалтерского учета.


Могут изменяться и форматы бланков. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.


В любом случае принятые организацией формы первичных документов (включая и вариант с использованием тех форм, которые определены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) должны быть утверждены учетной политикой организации. Отныне используемые для расчета заработной платы организациями формы будут проверяться на предмет соответствия их не каким-либо типовым унифицированным формам, а на предмет их соответствия предусмотренным Законом о бухгалтерском учете обязательным реквизитам и тем формам, которые определены именно учетной политикой организации.


При разработке первичных учетных документом самостоятельно и (или) при доработке ранее использовавшихся форм необходимо учитывать соответствующие государственные стандарты делопроизводства. В частности, должны учитываться положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация.


Требования к оформлению документов» (с 1 июля 2018 г. – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.


Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).


В несколько ином порядке решается вопрос с использованием форм первичных документов в организациях государственного сектора.


Особенности формирования первичных учетных документов организациями государственного сектора
В соответствии с частью 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. В связи с этим государственные и муниципальные учреждения, органы власти, государственные внебюджетные фонды и иные организации государственного сектора должны и в настоящее время продолжают в обязательном порядке применять формы первичных документов, определенные соответствующими нормативными правовыми актами.


Речь, в частности, идет о формах первичных учетных документов, определенных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».


Среди указанных форм документов в части расчета заработной платы можно выделить:



При всем этом до 2013 г. учреждения и органы власти применяли не только вышеприведенные унифицированные первичные учетные документы, но и иные документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. Среди них и первичные документы по учету труда и его оплаты, определенные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В частности, применялись такие формы, как № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (ф. 0301001), № Т-3 «Штатное расписание» (ф. 0301017), № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (ф. 0301005), № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (ф. 0301022), № Т-10 «Командировочное удостоверение» (ф. 0301024), № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку» (ф. 0301025), № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (ф. 0301026), № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (ф. 0301051), № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».


С 1 января 2013 г. приведенные формы документов перестали быть обязательными к применению, но и для применения организациями государственного сектора не определены.


Согласно части 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов, которые не перечислены в приказе Минфина России № 52н, но фактически применяются учреждениями и органами власти, должны быть утверждены письменным приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Как возможный вариант, формы таких документов могут быть включены отдельным приложением (стандартом) к учетной политике учреждения.


Обязательные и иные реквизиты первичных документов, их назначение
В соответствии с положениями п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете обязательными реквизитами любого первичного учетного документа являются:
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
– подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.


Отсутствие любого из приведенных реквизитов повлечет за собой признание соответствующего документа недействительным со всеми вытекающими последствиями.


Перечень обязательных реквизитов с 2013 г. несколько уточнен. В частности, документы могут формироваться не обязательно в денежной оценке. Допускается отражение только натурального измерителя.


В общем порядке на каждом из первичных учетных документов должно предусматриваться как минимум две подписи должностных лиц. Речь идет о должностном лице, совершившем операцию, и сотруднике, ответственном за правильность оформления данной операции. Если же речь идет о событии, то допускается указание только одного лица, – ответственного за правильность оформления данного события.


Действующее с 1 января 2013 г. законодательство определяет необходимость расшифровки подписей лиц на первичных документах. В частности, в обязательном порядке должны раскрываться фамилия и инициалы лиц, подписавших соответствующий документ.


Применительно для субъектов государственного сектора положения о первичных учетных документах отныне установлены Федеральным стандартом бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденным приказом Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 256н.


Перечень обязательных реквизитов первичных документов для организаций государственного сектора дополнен информацией, необходимой для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».


Плюс к этому первичный учетный документ должен быть в первую очередь подписан руководителем или уполномоченным им на то лицом. В свою очередь, документы для оформления операций с денежными средствами принимаются к учету при наличии четко определенных двух подписей – руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных на то лиц (п. 26 Стандарта).


В бюджетной сфере без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законодательными и (или) иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.


Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по осуществлению отдельных фактов хозяйственной жизни, принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.


В отдельных случаях нормы действующего законодательства предусматривают необходимость закрепления в формах первичной учетной документации и дополнительных реквизитов. Если таковы требования нормативных правовых актов, организации должны предусматривать необходимость формирования и некоторых других данных.


Организации, выполняющие государственный заказ за счет средств федерального бюджета, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 19 января 1998 г. № 47 «О Правилах ведения организациями, выполняющими государственный заказ за счет средств федерального бюджета, раздельного учета результатов финансово-хозяйствен ной деятельности» обязаны оформлять отдельные первичные учетные документы на предусмотренные в государственном заказе (государственном контракте) отдельное изделие, группу изделий, работу, услугу.


В связи с этим рабочие наряды, наряды на выполнение работ, табеля выхода на работу и другие документы должны комплектоваться по каждому заказчику, договору и изделию (группе изделий, работе, услуге).


Дополнительные требования к реквизитам путевого листа определены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, который был принят во исполнение части первой ст. 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».


Такой реквизит, как идентификационный номер плательщика (ИНН) должен быть указан при заполнении утвержденных ФНС России (МНС России, Госналогслужбой России) заявлений, деклараций, справок, а также при оформлении иных документов, если это установлено требованиями нормативных актов. В частности, речь идет о справках, формируемых по форме № 2-НДФЛ.


В необходимых случаях в первичном документе по решению самой организации могут быть приведены дополнительные необязательные реквизиты, среди которых:
– номер документа;
– адрес организации;
– основание хозяйственной операции, зафиксированной документом (приказ или распоряжение руководителя организации и т. п.);
– другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документированных фактов хозяйственной деятельности.


При составлении (оформлении) первичного учетного документа должны заполняться все предусмотренные его формой реквизиты. Те строки и реквизиты, по которым показатель не формируется, подлежат обязательному прочерку. На это, в частности, указано в п. 2.9 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Данный документ до настоящего времени сохранил свое действие, но применяться может только в той части, в которой он не противоречит новому Закону о бухгалтерском учете.


Особенности применения форм первичных учетных документов по вопросам заработной платы, труда и трудовых отношений
Целый ряд нормативных правовых актов содержат требования об оформлении отдельных документов по расчетам заработной платы, труда и трудовых отношений по определенной форме. В связи с этим такие формы документов рекомендуется применять в том виде, в котором они определены ранее Госкомстатом России или иными уполномоченными органами власти. Однако в любом случае даже принятые за основу ранее утвержденные типовые формы должны быть определены организацией. Соответствующее решение необходимо закреплять в учетной политике, применяемой для целей бухгалтерского учета.


Прежде всего упоминания про формы расчетно-платежных ведомостей (ф. № Т-49, по ОКУД 0301009) и платежной ведомости (ф. № Т-53, по ОКУД 0301011) содержатся в Порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).


В уже упоминавшемся письме Роструда указано на возможность формирования личной карточки работника по типовой форме № Т-2, по ОКУД 0301002). Необходимость ведения именно такой формы подтверждена нормами п. 27 Положения о воинском учете, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719. Отдельные данные указанной формы (раздел 2) предназначены для формирования сведений воинского учета. В отношении государственных гражданских служащих ведется «Личная карточка государственного (муниципального) служащего» (ф. № Т-2 ГС (МС)).


В свою очередь, в письме Минтруда от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 высказаны предложения по формированию командировочного удостоверения по типовой форме № Т-10, по ОКУД 0301024), утвержденной все тем же постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Опять же для этого указанная форма должна быть поименована в учетной политике организации. В настоящее время это актуально для тех организаций, которые сочли необходимым оставить для себя применение формы командировочного удостоверения.


В том же письме Минтруда упоминаются и формы табелей учета рабочего времени (№ Т-12, Т-13).


График документооборота. Необходимость и порядок формирования
На каждую отдельную хозяйственную операцию оформляется отдельный первичный документ. При этом для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.


Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете организации организуется в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.


Порядок составления графика документооборота в организации регламентируется, в том числе, Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (далее по тексту – Положение о документообороте).


Под графиком документооборота в соответствии с данным Положением понимается принятая организацией система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.


Пункт 60 раздела 2 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28, в настоящее время уже не применяется) давал такое понятие графика документооборота – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.


Ответственным за осуществление работ по составлению графика документооборота является главный бухгалтер организации.


График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. При этом график должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.


По каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие примерные разделы:
– порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;
– порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;
– порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;
– порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.


В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Как указано в п. 5.5 Положения о документообороте, работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.


Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.


Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации также осуществляет главный бухгалтер. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации (п. 5.7 Положения о документообороте).


Сроки составления первичных учетных документов
В соответствии с п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной деятельности, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.


Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают должностные лица организации, составившие и подписавшие эти документы.


Если первичные документы составлены с соблюдением предъявляемых к ним требований с нарушением установленных сроков, но в пределах отчетного месяца, они отражаются по учету в данном отчетном месяце.


Если же хозяйственная операция совершена в текущем месяце, а документально она оформлена в последующих месяцах (что является нарушением требований действующего законодательства), то в бухгалтерском учете организации она должна отражаться по факту окончательного составления и оформления первичного учетного документа.


При этом организация может быть привлечена к ответственности, предусмотренной действующим законодательством, за неправильное ведение бухгалтерского учета.


В случае если первичные учетные документы по операциям прошлого года будут оформлены (дооформлены) до момента подписания годовой бухгалтерской отчетности, соответствующие операции найдут свое отражение в отчетности за истекший год.


Окончательно оформленным считается первичный документ, составленный по установленной форме со всеми заполненными реквизитами, или формами, самостоятельно разработанными (используемыми) организациями с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов, и проверенный ответственными работниками бухгалтерии организации.


Принятие к учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается.


Такого рода ограничения определены многочисленными нормативными правовыми актами. Иные первичные учетные документы, содержащие исправления, принимаются к учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи «исправленному верить» («исправлено») и даты внесения исправлений.


Записи в первичных документах согласно п. 2.8 Положения о документообороте должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

17.05.2023

Также по этой теме:


Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста